قالب وردپرس

پُتک هایی بر سر مدیر انفورماتیک

هزینه های سرسام آور واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات

هزینه های سرسام آور واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات

پُتک هایی بر سر مدیر انفورماتیک

هزینه های سرسام آور واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات

واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات به گفته بسیاری از مدیران ارشد هزینه بر است، و یک دپارتمان درآمد زا نظیر تولید یا فروش و بازاریابی محسوب نمی شود چراکه مدام در حال گذاشتن هزینه های سنگین روی دست سازمان است! اگرچه این باور تا حدود بسیار زیادی غلط است اما در هر صورت واحد فناوری اطلاعات درآمد مستقیمی بعنوان پول! به سازمان سرازیر نمی کند اما فناوری به شدت هزینه های سازمان را کاهش می دهد بخش اعظمی از این ذهنیت مدیران ارشد به ضعف یا ناتوانی مدیر انفورماتیک در توجیه دقیق، شفاف و صحیح مدیران ارشد باز می گردد مدیر انفورماتیک نیازی نیست زور بزند تا یک سرویس یا یک تجهیز را به رده های بالاتر بقبولاند. تنها چیزی که بسیاری از مدیران انفورماتیک به آن اشاره نمی کنند این است: که خودِ کاهش هزینه، نوعی درآمد است!

داستان هزینه های سرسام آور فناوری اطلاعات از نظر مدیریت ارشد چیست؟

یکی از بدترین سناریوهایی که در بسیاری از سازمان ها بخصوص سازمان های دولتی و خصولتی ایران وجود دارد، طرح های مناقصه، استعلام قیمت و… یعنی سازمان می خواهد تجهیز یا سرویس جدیدی را با کمترین قیمت خریداری کند!

مشکلی هست!؟ بله مشکل اینجاست موضوع  نیاز مطرح شده با میزان واقعی نیاز سازمان، همخوانی ندارد!

قبول دارید که سازمانی که قصد خرید چیزی دارد در حقیقت یک نیاز را دنبال می کند!؟ اگر این نیاز را خوب ارزیابی نکند بدون شک متضرر خواهد شد حتی اگر ارزان ترین را خریداری کرده باشد!؟

می پرسید چطور!؟

متاسفانه اکثر بخش های سازمان بخصوص فناوری اطلاعات و ارتباطات فاقد یک بخش بنام مهندسی خرید است! مهندسی خرید در حقیقت به فرایند نظامند و فنی تخصصی یک خرید گفته می شود که توسط یک یا چند فرد ارایه می شود.

این فرایند نظامند به بررسی دقیق نیازهای جاری، نیازهای آتی، انتظارات سازمان، هدف از خرید، اهداف جانبی، مطالعه دقیق بازار، مطالعه دقیق ارایه کنندگان می پردازد تا بتواند دقیقا برای آنچه که نیاز دارد همانقدر هم هزینه کند و همان قدر هم که انتظار دارد بدست بیاورد نه کمتر نه بیشتر!

هزینه های انفورماتیک در هر سازمانی از این ۷ مورد زیر جدا نیست:

  1. حقوق و مزایای پرسنل فناوری اطلاعات و ارتباطات
  2. هزینه خرید تجهیزات سخت افزاری
  3. هزینه خرید سرویس های نرم افزاری
  4. هزینه خرید سرویس های ارتباطی نظیر اینترنت- اینترانت و..
  5. هزینه های R&D
  6. هزینه های پشتیبانی سرویس ها و… پیمانکاران
  7. هزینه های متفرقه

اگر دقت کرده باشید در تمامی موارد فوق خرید اتفاق می افتد حتی استخدام یک کارشناس جدید در حقیقت یک نوع خرید است! بنابراین استخدام نیروها نیز به شدت نیازمند مهندسی خرید است. اگر ریز نیازمندیهای خرید را به نحو احسن تدوین و مهندسی نکنیم باید منتظر پُتک های مدیریت ارشد بر سر انفورماتیک باشیم. پس مهندسی خرید به شما این امکان را می دهد که در یک کارگروه ویژه با یک چشم انداز واقعی و میان مدت ۵ ساله بتوانید افق هزینه کرد مطلوب را تدوین کنید. بنابراین پیش از هر چیزی شما باید از علاقمندان و فعالان فناوری ارتباطات در هر خریدی، جلسات مشترک با طوفان های فکری به راه بیندازید تا دقیقا نیاز را پس از چکش کاری های فراوان آخته و گداخته کنید شما در این حال باید فکر کنید که برای خودتان قرار است یک خرید انجام دهید آنگونه که برای خودتان چیزهای زیادی را لحاظ می کنید برای سازمان هم اینگونه باشید.

میلتون فریدمن در جشن تولد نودسالگی خویش ، فلسفه انتخاب عمومی را  در خصوص اینکه پولهایمان چگونه خرج میشود!؟ چنین بیان می کند :

وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای خود چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند و چه چیزی می خرد.

وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند ، اما درباره اینکه پولش را صرف خرید چه چیزی کرده است کمتر دقت می کند.

وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای خودش چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه چیزی می خرد ، اما درباره اینکه چه مقدار خرج می کند ، چندان مراقب نیست.

و وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، نه به مقدار پولی که خرج می کند و نه به آن چیزی که برایش پول خرج کرده است توجهی نمی کند و این کار دولت است برای شما.

ما بعنوان مدیر فناوری اطلاعات که وظیفه مدیریت این دپارتمان و هدایت صحیح آن را برعهده داریم باید دقیقا به این بیندیشیم که قرار است پول خودتان را خرج کنید در اینحال پس از تحقیقات فراوان مراقب هستید که چه مقدار هزینه می کنید و چه چیزی می خرید! اگر اینگونه نباشید شما فناوری اطلاعات را به سمت انتقادات مدیریت ارشد در نهایت سوق خواهید داد. اصلا مدیریت فناوری اطلاعات چیزی جز مدیریت صحیح منابع (سرمایه انسانی و سایر منابع ) نیست.

شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید:  یکپارچگی شکست خورده با ERP

سناریو ۱:

یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه “دارد، بی آنکه دقیقا ریز نیازمندی سازمان را درک و مطرح کنند در درخواست های خرید خود، فقط به خرید” یک نرم افزار مدیریت شبکه!” اشاره می کنند. فرض کنیم دو شرکت در این مناقصه حضور به هم رساندند شرکت ارایه دهنده A یک صفحه گرافیکی با چند تا چارت از وضعیت شبکه که مفهوم “دشبورد مدیریت شبکه ” را  هم می رساند، پیشنهاد می کند و شرکت B  یک نرم افزار قدرتمند که پوشش چند صد قابلیت گسترده را با همان مفهوم دارد ارایه می کند بی شک رقم شرکت A بسیار پایین تر است چون نرم افزار شرکت A فقط معنای یک نیاز را یدک می کشد.

و قطعا طبق سیاست های مالی سازمان، انتخاب، همان شرکت A خواهد بود!

ایراد اصلی: خرید یک ابزار ناکارآمد!

که به قول انگلیسی ها “من آنقد پول دار نشدم که جنس ارزان بخرم!” چراکه یک خرید نامرغوب و ارزان، شما را به هزینه کردهای بیشتری سوق می دهد بنابراین سازمان پس از مدت کوتاهی باید بازهم برای خرید یک مورد بهتر، هزینه کند همین موضوع یکی از پُتک هایی است که مدیریت ارشد بر سر مدیران فناوری اطلاعات می زنند.

چراکه کسانی که به دنبال کالای نامرغوب و ارزان قیمت هستند در حقیقت یک کالا نامرغوب و گرانقیمت را به شکل اقساط خریداری کرده اند! با بررسی هوشمندانه همیشه خریدی دلچسب داشته باشیم تا مجبور به دوباره هزینه کردن نشویم.

معایب این سناریو:

  1. سازمان نرم افزاری خریده که اصلا کارایی لازم را ندارد.
  2. سازمان به چیزی که میخواهد نمی رسد و برای تهیه آنچه نیاز دارد مجدد هزینه می کند.
  3. اعتماد سازمان ها به همه شرکت های ارایه کننده فناوری از بین می رود.

سناریو ۲:

یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه Microsoft”دارد، این بار دقیقا اسم برند یا ارایه کننده محصول را به وضوح مطرح می کند در درخواست های خرید خود، به خرید” یک نرم افزار مدیریت شبکه Microsoft ” اشاره می کنند.

این بار شرکت ارایه دهنده A نرم افزار” دشبورد مدیریت شبکه Microsoft ” را ارایه می کند به شکل محدود که ارزان تر است و شرکت B همین نرم افزار را به صورت یکپارچه و گسترده ارایه می کند که گرانتر است.

قطعا طبق سیاست های مالی سازمان، بازهم انتخاب، همان شرکت A خواهد بود!

ایراد اصلی: خرید یک ابزار محدود باتوجه به عدم طرح نیازسنجی دقیق، مشمول هزینه های مکرر برای استفاده بیشتر خواهد شد در این حال که خیلی هم در ایران مرسوم است ابتدا سرویس دهنده ها با حداقل مبلغ به یک سازمان ورود می کنند و بطور مداوم آن سازمان را می دوشند! و سازمان پس از مدت کوتاهی باید بازهم برای خرید ماژول و یا خدمات بیشتر در ارتباط با یک نیازمندی! مرتبا باید هزینه کند همین موضوع یکی دیگر از پُتک هایی است که مدیریت ارشد بر سر مدیران فناوری اطلاعات می زنند. چراکه عدم ارزیابی دقیق از ریز نیازمندی ها سبب هزینه های بیشتر می شود.

شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید:  ترس از اشتراک گذاری دانش و تجربیات

معایب این سناریو:

  1. سازمان نرم افزاری خریده که مرتبا برای استفاده بیشتر و یا امکانات بیشتر باید هزینه کند.
  2. شرکت ها و افراد سودجو به سازمان ها افزایش می یابد.
  3. ارزش واقعی ارایه خدمات در سطح شرکت های ارایه کننده به شدت کاهش پیدا می کند.
  4. افزایش رانت و رقابت ناسالم پدیدار می شود.
  5. گاها بر سر این رانت ها و رقابت های ناسالم پرسنل فریب خورده، شناسایی و سبب از دست رفتن کارشان می شوند
  6. سازمان به چیزی که میخواهد در نهایت با هزینه بسیار سرسام آوری دست می یابد.
  7. معمولا سازمان از دوشیده شدن بسیار به تنگ می آید و در سال دوم از خرید محصول/خدمت از شرکت ارایه کننده برای همیشه خداحافظی می کنند.
  8. توجیه مدیریت ارشد برای خرید خدمات یا امکانات بیشتر بر روی یک خریدی که قبلا انجام شده به شدت سخت می شود.
  9. در نهایت پس از اتمام قرارداد، سازمان به سراغ راهکار دیگری می رود.

سناریو ۳:

یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه Microsoft”دارد، این بار علاوه بر درج عنوان دقیق اسم برند یا ارایه کننده محصول ، تمامی نیازمندیهای خود را شامل: هزینه های نصب، راه اندازی، استقرار، آموزش، پشتیبانی، لایسنس و تمامی ماژولهای نرم افزار به وضوح مطرح می کند در درخواست های خرید خود، یک RFP کامل و چند ده صفحه ای از تمامی چیزهایی که آن نرم افزار دارد را مطرح می کنند.

این بار شرکت ارایه دهنده A و شرکت B نرم افزار” دشبورد مدیریت شبکه Microsoft ” با آن جزییات و نیازمندی ها طی یک RFP به صورت کامل با یک قیمت بسیار بالا با تلورانس کمی ارایه می کنند.

در این حال ممکن است سازمان به برخی دلایل  نظیر( داشتن رتبه شورای انفورماتیک و یا سابقه بیشتر و…) یکی از شرکت های  A یا B را انتخاب می کند!

معایب این سناریو:

  1. سازمان بیش از آنچه که نیاز دارد هزینه میکند.
  2. هزینه بالا سبب کندی و زمانبر شدن فرایند خرید و تامین مالی می شود.
  3. سنگ بزرگ نشانه نزدن است! محصول بزرگ پیاده سازی دشوارتری هم خواهد داشت.
  4. افزایش رانت و رقابت ناسالم برای برنده شدن یک شرکت با پورسانت بالاتر پدیدار می شود.
  5. در نهایت سازمان محصولی دارد که از ۱۰% آن استفاده می کند در حالیکه هزینه ۱۰۰% پرداخت کرده است! و مابقی امکانات بلااستفاده ای بوده که سالیان سال، لاینفک باقی می ماند.

ایراد اصلی: انفورماتیک باید بداند دقیقا چه میخواهد و چقدر باید هزینه کند در غیر اینصورت سازمان زیر بار هزینه بسیاری سنگینی رفته که اصلا توجیه دقیق و اقتصادی ندارد و در کوتاه مدت به ناکارآمدی مدیر فناوری پی می برند و از اینکه هزینه های سرسام آوری را بدون اخذ نتیجه و خروجی مطلوب روی دست سازمان گذاشته را شایسته یک پُتک دیگر می بینند.

می پرسید خُب چه باید کرد هر سناریوی ما مطرح کردیم شما آنرا نقد کردید!

می گویم فقط با مهندسی خرید پیش بروید:

همان سناریو ۳ را دنبال کنید با این تفاوت که مطابق با نیازمندیهای جاری و نیم نگاهی به چشم انداز بلندمدت در نظر بگیرید.

  1. ریز دقیق نیازمندیها را بنویسید.
  2. کلیه هزینه های نصب، پشتیبانی، پیاده سازی، استقرار، توسعه، یکپارچه سازی، آموزش، لایسنس و… را لحاظ کنید و بطور تخمینی برآورد کنید. حتی برای بازه زمانی ۵ ساله.
  3. بازار محصولات/تجهیزات مورد نظر را دقیقا مطالعه نمایید.
  4. فروشندگان مختلف را در حوزه مورد نظر شناسایی و پیش از طرح استعلام و مناقصه، آنها را ارزیابی نمایید.
  5. به نسبت نرخ رشد سازمان و حجم نیازهای آتی در ۵ سال آینده را در خرید خود لحاظ کنید.
  6. امکانات/ خدمات و افزودنی های قابل ارایه آن محصول یا تجهیز را بخوبی بشناسید.
  7. اگر با شناسایی نیازمندی ۱۰۰% دقیق، دو شرکت، قیمت هایی را پیشنهاد کردند اینجاست که در شرایط مساوری، ارزانترین را انتخاب نمایید.
  8. انتظارات خود را با اخذ ضمانت های الزام آور از برنده به برآورده سازی نزدیک کنید.
  9. طوری برنامه ریزی کنید که هم از نظر هزینه به نفع سازمان باشد و هم از اینکه دقیقا همان چیزی که میخواستید را خرید باشید.
شاید این مطلب را هم دوست داشته باشید:  فرار مغزها از سازمان!

در یک کلام شما همان قدر باید پول بدهید که آش می خواهید! آنهم یک آش خوشمزه از یک آشپزخوب.

در این صورت شما یک مدیر فناوری موفق هستید. داستان های بی شماری از ناکارآمدی مدیران فناوری هست که علاوه بر اینکه نتوانسته اند به هدف اصلی برسند سبب تخریب وجه خود و دپارتمان انفورماتیک بعنوان یک واحد هزینه بر شده اند.

  • سازمانی را می شناسم که ۲ میلیارد تومان هزینه ERP کرد در حالیکه ضروری نبود و در نهایت با شکست مواجه شد.
  • سازمانی را می شناسم که ۱ میلیارد تومان هزینه طراحی یک فرشگاه اینترنتی کرد در حالیکه هنوز مطالعات جذب مشتری و خرید البسه بصورت آنلاین هنوز پانگرفته بود!
  • سازمانی را می شناسم که ۲۰۰ میلیون تومان هزینه راه اندازی VOIP برای حذف تلفن های سنتی کرد در حالیکه بدلیل ناکارامدی لینک ارتباطی اینترنت و قطع و وصل شدن های مکرر از تلفن های سنتی هم بطور موازی! استفاده می کنند و کل پروژه و در نهایت با شکست مواجه شد.
  • سازمانی را می شناسم که ۵۰ میلیون تومان هزینه یک سرور جدید کرد در حالی که به اندازه یک کیس معمولی از آن استفاده نمی کنند.
  • سازمانی را می شناسم که ۹۰ میلیون تومان هزینه خرید نوت بوک برای تمامی مدیران کرد در حالیکه استفاده ۹۰% این نوت بوک ها شخصی شده بود.
  • سازمانی را می شناسم که ۹۵۰ میلیون تومان هزینه خرید یک نرم افزار سرویس دسک کرد در حالیکه فقط از بخش Ticketing آن استفاده می کنند.
  • سازمانی را می شناسم که ۶۵۰ میلیون تومان هزینه پیاده سازی فرایندهای ITIL کرد در حالیکه چیزی جز دهها فایل بلا استفاده چیزی نصیب سازمان نشد.
  • سازمانی را می شناسم که ۳۷۰ میلیون تومان هزینه خرید یک نرم افزار خدمات پس از فروش کرد در حالیکه فروشنده ۳ سال فقط یک صفحه لاگین به آنها فروخته بود.
  • سازمانی را می شناسم که ۱۲۰ میلیون تومان هزینه ۲۴ کانال خطوط E1 مخابرات می کرد در حالیکه کل ترافیک سازمان فقط از ۱ کانال عبور می کرد.
  • سازمانی را می شناسم که ۳ میلیارد تومان هزینه زیرساخت و دیتاسنتر کرد در حالیکه کل سرویس ها و سرورهای مورد نیاز به ۱۰ مورد هم نمی رسید.
  • سازمانی را می شناسم که ۸۰ میلیون تومان هزینه خرید تجیهزات ذخیره سازی SAN کرد در حالیکه بازهم بک آپ گیری اطلاعات را بر روی DVD هم رایت می کردند!
  • سازمانی را می شناسم که سه سال ۴۵۰ میلیون تومان هزینه بابت یک نرم افزار (۳ نسخه) می کند که فروشنده آنرا با یک نسخه ۱۰۰% متفاوت با نسخه قبلی!! ارایه می کند به نحوی که نسخه قبلی را باید دور انداخت. یا بطور موازی همراه با نسخه جدید ادامه حیات دهد.
  • سازمانی را می شناسم که ۲۵ میلیون تومان هزینه خرید ۵ سوییچ ۲۴ پورت کرده بودند در حالیکه تعداد پورت های مورد نیاز ۴۰ کاربر بود.
  • سازمانی را می شناسم که ۳۰۰ میلیون تومان هزینه خرید ۱۰۰۰ لایسنس یک نرم افزار سازمانی کرده بودند در حالیکه تعداد کاربران استفاده کننده در نهایت به ۴۰۰ نفر می رسید!.
  • سازمانی را می شناسم که ۷ سال است که منتظر خرید یک نرم افزار مدیریتی هستند.
  • سازمانی را می شناسم که واحد تدارکات بجای واحد انفورماتیک تصمیم می گیرد چه چیزی بخرد!
  • و…

من سازمان هایی می شناسم که میلیون ها تومان خرج ها بیخود می کنند در حالیکه برای افزایش ۱۰۰ هزارتومانی سرمایه های انسانی! هزار اما و اگر می آورند!

من مدیران انفورماتیک بسیاری را می شناسم که تصمیمات بالا را یا خود گرفته اند یا به امضای آنها رسیده! آنها عملا اعتبار خود، انفورماتیک را به معنای واقعی زیر سوال برده اند

شما هم می شناسید اینجا بنویسید….

هادی احمدی

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

حل معادله *

error: نیازی به کپی نیست همه چیز در دیدرس شماست