واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات به گفته بسیاری از مدیران ارشد هزینه بر است، و یک دپارتمان درآمد زا نظیر تولید یا فروش و بازاریابی محسوب نمی شود چراکه مدام در حال گذاشتن هزینه های سنگین روی دست سازمان است! اگرچه این باور تا حدود بسیار زیادی غلط است اما در هر صورت واحد فناوری اطلاعات درآمد مستقیمی بعنوان پول! به سازمان سرازیر نمی کند اما فناوری به شدت هزینه های سازمان را کاهش می دهد بخش اعظمی از این ذهنیت مدیران ارشد به ضعف یا ناتوانی مدیر انفورماتیک در توجیه دقیق، شفاف و صحیح مدیران ارشد باز می گردد مدیر انفورماتیک نیازی نیست زور بزند تا یک سرویس یا یک تجهیز را به رده های بالاتر بقبولاند. تنها چیزی که بسیاری از مدیران انفورماتیک به آن اشاره نمی کنند این است: که خودِ کاهش هزینه، نوعی درآمد است!
داستان هزینه های سرسام آور فناوری اطلاعات از نظر مدیریت ارشد چیست؟
یکی از بدترین سناریوهایی که در بسیاری از سازمان ها بخصوص سازمان های دولتی و خصولتی ایران وجود دارد، طرح های مناقصه، استعلام قیمت و… یعنی سازمان می خواهد تجهیز یا سرویس جدیدی را با کمترین قیمت خریداری کند!
مشکلی هست!؟ بله مشکل اینجاست موضوع نیاز مطرح شده با میزان واقعی نیاز سازمان، همخوانی ندارد!
قبول دارید که سازمانی که قصد خرید چیزی دارد در حقیقت یک نیاز را دنبال می کند!؟ اگر این نیاز را خوب ارزیابی نکند بدون شک متضرر خواهد شد حتی اگر ارزان ترین را خریداری کرده باشد!؟
می پرسید چطور!؟
متاسفانه اکثر بخش های سازمان بخصوص فناوری اطلاعات و ارتباطات فاقد یک بخش بنام مهندسی خرید است! مهندسی خرید در حقیقت به فرایند نظامند و فنی تخصصی یک خرید گفته می شود که توسط یک یا چند فرد ارایه می شود.
این فرایند نظامند به بررسی دقیق نیازهای جاری، نیازهای آتی، انتظارات سازمان، هدف از خرید، اهداف جانبی، مطالعه دقیق بازار، مطالعه دقیق ارایه کنندگان می پردازد تا بتواند دقیقا برای آنچه که نیاز دارد همانقدر هم هزینه کند و همان قدر هم که انتظار دارد بدست بیاورد نه کمتر نه بیشتر!
اگر دقت کرده باشید در تمامی موارد فوق خرید اتفاق می افتد حتی استخدام یک کارشناس جدید در حقیقت یک نوع خرید است! بنابراین استخدام نیروها نیز به شدت نیازمند مهندسی خرید است. اگر ریز نیازمندیهای خرید را به نحو احسن تدوین و مهندسی نکنیم باید منتظر پُتک های مدیریت ارشد بر سر انفورماتیک باشیم. پس مهندسی خرید به شما این امکان را می دهد که در یک کارگروه ویژه با یک چشم انداز واقعی و میان مدت ۵ ساله بتوانید افق هزینه کرد مطلوب را تدوین کنید. بنابراین پیش از هر چیزی شما باید از علاقمندان و فعالان فناوری ارتباطات در هر خریدی، جلسات مشترک با طوفان های فکری به راه بیندازید تا دقیقا نیاز را پس از چکش کاری های فراوان آخته و گداخته کنید شما در این حال باید فکر کنید که برای خودتان قرار است یک خرید انجام دهید آنگونه که برای خودتان چیزهای زیادی را لحاظ می کنید برای سازمان هم اینگونه باشید.
میلتون فریدمن در جشن تولد نودسالگی خویش ، فلسفه انتخاب عمومی را در خصوص اینکه پولهایمان چگونه خرج میشود!؟ چنین بیان می کند :
وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای خود چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند و چه چیزی می خرد.
وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند ، اما درباره اینکه پولش را صرف خرید چه چیزی کرده است کمتر دقت می کند.
وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای خودش چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه چیزی می خرد ، اما درباره اینکه چه مقدار خرج می کند ، چندان مراقب نیست.
و وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، نه به مقدار پولی که خرج می کند و نه به آن چیزی که برایش پول خرج کرده است توجهی نمی کند و این کار دولت است برای شما.
ما بعنوان مدیر فناوری اطلاعات که وظیفه مدیریت این دپارتمان و هدایت صحیح آن را برعهده داریم باید دقیقا به این بیندیشیم که قرار است پول خودتان را خرج کنید در اینحال پس از تحقیقات فراوان مراقب هستید که چه مقدار هزینه می کنید و چه چیزی می خرید! اگر اینگونه نباشید شما فناوری اطلاعات را به سمت انتقادات مدیریت ارشد در نهایت سوق خواهید داد. اصلا مدیریت فناوری اطلاعات چیزی جز مدیریت صحیح منابع (سرمایه انسانی و سایر منابع ) نیست.
یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه “دارد، بی آنکه دقیقا ریز نیازمندی سازمان را درک و مطرح کنند در درخواست های خرید خود، فقط به خرید” یک نرم افزار مدیریت شبکه!” اشاره می کنند. فرض کنیم دو شرکت در این مناقصه حضور به هم رساندند شرکت ارایه دهنده A یک صفحه گرافیکی با چند تا چارت از وضعیت شبکه که مفهوم “دشبورد مدیریت شبکه ” را هم می رساند، پیشنهاد می کند و شرکت B یک نرم افزار قدرتمند که پوشش چند صد قابلیت گسترده را با همان مفهوم دارد ارایه می کند بی شک رقم شرکت A بسیار پایین تر است چون نرم افزار شرکت A فقط معنای یک نیاز را یدک می کشد.
و قطعا طبق سیاست های مالی سازمان، انتخاب، همان شرکت A خواهد بود!
ایراد اصلی: خرید یک ابزار ناکارآمد!
که به قول انگلیسی ها “من آنقد پول دار نشدم که جنس ارزان بخرم!” چراکه یک خرید نامرغوب و ارزان، شما را به هزینه کردهای بیشتری سوق می دهد بنابراین سازمان پس از مدت کوتاهی باید بازهم برای خرید یک مورد بهتر، هزینه کند همین موضوع یکی از پُتک هایی است که مدیریت ارشد بر سر مدیران فناوری اطلاعات می زنند.
چراکه کسانی که به دنبال کالای نامرغوب و ارزان قیمت هستند در حقیقت یک کالا نامرغوب و گرانقیمت را به شکل اقساط خریداری کرده اند! با بررسی هوشمندانه همیشه خریدی دلچسب داشته باشیم تا مجبور به دوباره هزینه کردن نشویم.
یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه Microsoft”دارد، این بار دقیقا اسم برند یا ارایه کننده محصول را به وضوح مطرح می کند در درخواست های خرید خود، به خرید” یک نرم افزار مدیریت شبکه Microsoft ” اشاره می کنند.
این بار شرکت ارایه دهنده A نرم افزار” دشبورد مدیریت شبکه Microsoft ” را ارایه می کند به شکل محدود که ارزان تر است و شرکت B همین نرم افزار را به صورت یکپارچه و گسترده ارایه می کند که گرانتر است.
قطعا طبق سیاست های مالی سازمان، بازهم انتخاب، همان شرکت A خواهد بود!
ایراد اصلی: خرید یک ابزار محدود باتوجه به عدم طرح نیازسنجی دقیق، مشمول هزینه های مکرر برای استفاده بیشتر خواهد شد در این حال که خیلی هم در ایران مرسوم است ابتدا سرویس دهنده ها با حداقل مبلغ به یک سازمان ورود می کنند و بطور مداوم آن سازمان را می دوشند! و سازمان پس از مدت کوتاهی باید بازهم برای خرید ماژول و یا خدمات بیشتر در ارتباط با یک نیازمندی! مرتبا باید هزینه کند همین موضوع یکی دیگر از پُتک هایی است که مدیریت ارشد بر سر مدیران فناوری اطلاعات می زنند. چراکه عدم ارزیابی دقیق از ریز نیازمندی ها سبب هزینه های بیشتر می شود.
یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام “دشبورد مدیریت شبکه Microsoft”دارد، این بار علاوه بر درج عنوان دقیق اسم برند یا ارایه کننده محصول ، تمامی نیازمندیهای خود را شامل: هزینه های نصب، راه اندازی، استقرار، آموزش، پشتیبانی، لایسنس و تمامی ماژولهای نرم افزار به وضوح مطرح می کند در درخواست های خرید خود، یک RFP کامل و چند ده صفحه ای از تمامی چیزهایی که آن نرم افزار دارد را مطرح می کنند.
این بار شرکت ارایه دهنده A و شرکت B نرم افزار” دشبورد مدیریت شبکه Microsoft ” با آن جزییات و نیازمندی ها طی یک RFP به صورت کامل با یک قیمت بسیار بالا با تلورانس کمی ارایه می کنند.
در این حال ممکن است سازمان به برخی دلایل نظیر( داشتن رتبه شورای انفورماتیک و یا سابقه بیشتر و…) یکی از شرکت های A یا B را انتخاب می کند!
ایراد اصلی: انفورماتیک باید بداند دقیقا چه میخواهد و چقدر باید هزینه کند در غیر اینصورت سازمان زیر بار هزینه بسیاری سنگینی رفته که اصلا توجیه دقیق و اقتصادی ندارد و در کوتاه مدت به ناکارآمدی مدیر فناوری پی می برند و از اینکه هزینه های سرسام آوری را بدون اخذ نتیجه و خروجی مطلوب روی دست سازمان گذاشته را شایسته یک پُتک دیگر می بینند.
می پرسید خُب چه باید کرد هر سناریوی ما مطرح کردیم شما آنرا نقد کردید!
همان سناریو ۳ را دنبال کنید با این تفاوت که مطابق با نیازمندیهای جاری و نیم نگاهی به چشم انداز بلندمدت در نظر بگیرید.
در یک کلام شما همان قدر باید پول بدهید که آش می خواهید! آنهم یک آش خوشمزه از یک آشپزخوب.
در این صورت شما یک مدیر فناوری موفق هستید. داستان های بی شماری از ناکارآمدی مدیران فناوری هست که علاوه بر اینکه نتوانسته اند به هدف اصلی برسند سبب تخریب وجه خود و دپارتمان انفورماتیک بعنوان یک واحد هزینه بر شده اند.
من سازمان هایی می شناسم که میلیون ها تومان خرج ها بیخود می کنند در حالیکه برای افزایش ۱۰۰ هزارتومانی سرمایه های انسانی! هزار اما و اگر می آورند!
من مدیران انفورماتیک بسیاری را می شناسم که تصمیمات بالا را یا خود گرفته اند یا به امضای آنها رسیده! آنها عملا اعتبار خود، انفورماتیک را به معنای واقعی زیر سوال برده اند
شما هم می شناسید اینجا بنویسید….
هادی احمدی
