هفت مزیت مدیریت دارایی ها

هفت مزیت مدیریت دارایی ها

دارایی های سازمان و مدیریت آنها جزو لاینفکی در ارایه خدمات فناوری اطلاعات است، ابزارهای ITSM معمولا قابلیت مدیریت دارایی را درخود دارند برخی نیز بطور جداگانه و یا ماژولار ابزار مجزایی برای ITAM ارایه کرده اند در هر صورت از طریق این ابزار، شما قادر به حل سریعتر حوادث خواهید شد! مدیریت دارایی IT (ITAM)[1] یک قابلیت کلیدی مورد نیاز برای هر سازمانی است تا در خصوص مدیریت مؤثر دارایی های IT اقدام کند. به عبارت ساده، ITAM مجموعه ای از شیوه های اثبات شده و ترکیبی از توابع مدیریت مالی،  نرم افزارها و سخت افزارهاست تا تعادل هزینه ها و ارایه خدمات، IT را ممکن کند.

مدیریت دارایی ها مهم است زیرا:

  1. کنترل کامل اقلام سخت افزاری و نرم افزاری را در اختیار شما قرار خواهد داد.
  2. در خصوص دارایی ها مشکل ساز ( پر ترافیک از نظر تولید رویدادها،حوادث، مشکلات و تغییرات مطرح شده از آن) دیدی بهتر خواهید داشت.
  3. مدیریت هزینه های خرید و مقابله با تقاضا را بهتر در دست خواهید گرفت.
  4. از استهلاک دارایی ها به موقع مطلع خواهید شد.
  5. هزینه های تمام شده تعمیرات و خرابی ها را براحتی محاسبه و در دسترس خواهید داشت.

اگر مدیریت دارایی ها به خوبی انجام شود، در وقت ، هزینه و تلاش کارکنان فناوری صرفه جویی می کند. برای اینکه یک سازمان از مزایای و چگونگی مدیریت بهتر داراییهای IT خود بهره مند شود در اینجا هشت مزیت برتر استفاده از ITAM و مهمتر از آن، چگونگی دستیابی به این مزایا را شرح می دهم.

مزیت شماره ۱: کنترل محیط IT

ITAM مجموعه ای از شیوه هایی است که به شما کمک می کند تا محیط IT سازمان را از سطح خدمات و مؤلفه ها مدیریت کنید. هنگام نقشه برداری از فرآیند ITAM، از مهمترین مناطق مهم اقتصادی خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، با میز سرویس IT کار کنید تا ببینید روزانه از آن به چه منظوری استفاده می شود. بزرگترین مجموعه های نرم افزاری موجود در سازمان شما احتمالاً مانند مایکروسافت ، Adobe ، Oracle و SAP هستند. ابتدا به دنبال بزرگترین هزینه های نرم افزار خود باشید و اولویت بندی کنید تا آنها را تحت کنترل خود داشته باشید – از منظر انطباق و مدیریت هزینه – در اولویت قرار دهید.

و سخت افزار خود را فراموش نکنید! مجدداً بطور روزانه، کنترل موجودی دسکتاپ و لپ تاپ را در نظر داشته باشید با این کار نه تنها اطمینان حاصل می شود که موجودی صادر شده به خوبی کنترل می شود (شاید از طریق نظارت بر شبکه و ممیزی های دوره ای) ، بلکه مطمئن شوید که دارایی های کافی نیز وجود دارد. این کمک می کند تا در برابر با عرضه و تقاضا قدرت تصمیم گیری بهتر و بیشتری داشته باشید.

مقاله مرتبط:  استفاده از چارچوب ITIL برای مدیریت سیل

مزیت شماره ۲: استقرار مؤثر دارایی های نرم افزاری

اطمینان حاصل کنید که تمام نرم افزارهای شرکتی از یک منبع مرکزی و مجاز نصب شده اند. ITIL این را کتابخانه رسانه ای قطعی یا [۲]DML می نامد. با استفاده از DML می توانید اطمینان حاصل کنید که نسخه صحیح نرم افزار با لایسنس مناسب برای کاربر نهایی نصب شده است و یک نتیجه حسابرسی از روند استقرار وجود دارد. معمولا تیم های پشتیبانی از روش هایی نظیر برگرداندن ایمیج نرم افزار، نصب نرم افزار از (CD یا درایوهای USB) و… برای نصب نرم افزار روی دارایی های سخت افزاری سازمان استفاده می کنند همین امر ممکن است از نظر لایسنس نرم افزاری، به مشکل بر بخورد یا ممکن است نصب صحیح نرم افزار یا به روزرسانی درست آن بخوی انجام نشود.

اگر DML تنها روش نصب نرم افزار باشد ، احتمال بروز گیجی و خطای انسانی نیز بسیار کاهش می یابد.

مزیت شماره ۳: مدیریت مؤثر دارایی های سخت افزاری

قبلاً در مورد نیاز به مراقبت از بزرگترین منابع سخت افزاری درخواست های خدمات ، دسک تاپ و لپ تاپ نوشتم ، اما سخت افزارهای سازمان فقط این دو نیستند! موارد دیگری وجود دارند که ممکن است بخواهید ITAM را روی آن اعمال کنید. برای مثال:

  • سرورها
  • سخت افزار شبکه مانند پانل های پچ ، سوییچ ها ، هاب ها و روترها، اکسس پوینت ها و..
  • سخت افزار صوتی مانند PBX و تلفن ها
  • چاپگرها ، اسکنرها
  • و دستگاه های فکس اگرچه در حال حاضر عملا کاربرد این نوع سخت افزار منسوخ شده هست اما اگر هنوز بدشانس هستید و سازمان شما از فکس/نمابر استفاده می کند مدیریت آنها نیز اهمیت می باید علیرغم اینکه دستگاه های فکس، فقط شکنجه ای است برای پرسنل پشتیبانی فناوری اطلاعات )
  • تبلت و نت بوک
  • مانیتورها ، صفحه کلیدها و موس ها
  • دستگاه های موبایل
  • رسانه قابل جابجایی (به عنوان مثال هارد دیسک های قابل حمل ، دستگاه های ذخیره سازی کارت PC ، دستگاه های ذخیره سازی USB).
مقاله مرتبط:  سطوح پشتیبانی در انفورماتیک

همانند گذشته ، بیشترین اقلام پر تکرار سخت افزاری را در انبار لیست کنید و معیاری را برای جایگزینی سریع سخت افزارها ایجاد کنید تا در صورت نیاز هرچه سریعتر آنها با کمترین زمان جایگزین شوند. ITIL این را فروشگاه سخت افزاری قطعی[۳] یا DHS می نامد.

مزیت شماره ۴: صرفه جویی در هزینه ها

سازمانها معمولاً بین داراییهای گزارش شده خود و آنچه در واقع در دنیای واقعی دارند، اختلاف معنی داری دارند. عملکرد مؤثر ITAM ، تصویری شفاف تر از میزان و نوع دارایی ها، به کسب و کار شما می دهد و باعث می شود برنامه ریزی برای آینده آسان تر شود.

اگر در سازمانی هستید که حداقل ۵ سرویس مهم و یا بسیار مهم ارایه می کنید با دانستن اینکه دقیقاً چه نرم افزار و یا سخت افزاری برای ارایه این سرویسها در حال استفاده است شما می توانید با دقت بیشتری، تقاضاهای آتی را پیش بینی کنید و در موقعیت قوی تری قرار بگیرید و در زمان مذاکره با فروشندگان سخت افزار و نرم افزار پیش بروید. علاوه بر این ، با دانستن موقعیت مکانی (محل استقرار اقلام) و استفاده تجاری از دارایی های سخت افزاری و نرم افزاری خود، می توانید به جای هزینه کردن در خرید دارایی های جدید، از دارایی های بلااستفاده یا استفاده نشده استفاده نمایید.

بنابراین اشراف شما بر ساختمان ها، مکان های قرارگیری دارایی ها، حجم نیازمندی ها براحتی قادر به مدیریت هزینه ها خواهید شد و همین امر ضمن کاهش خرید تجیهزات جدید، سبب صرفه جویی در خرید، استفاده از تجهیزات بلا استفاده می شود.

مزیت شماره ۵: افزایش حاکمیت

نظارت و کنترل کلیه دارایی ها در یک تصویر بزرگ سبب افزایش دید شما جهت مدیریت مؤثرتر می شود. با دانستن اینکه چه چیزی در دست چه کسی است و در  کجا قرار دارد براحتی دارایی های اصلی را کنترل خواهید کرد و از احتمال کمتر گم شدن یا جابجایی آنها و یا حتی سرقت (مفقودی) آنها می توانید ممانعت کنید و یا در بدترین حالت از این اتفاق مطلع شوید.

یک دارایی خصوصیات منحصر خود را خواهد داشت اما بطور پیش فرض در هنگام افزودن یک نوع دارایی یا CI حتما ویژگی های زیر را در نظر داشته باشید:

مقاله مرتبط:  چرایی ITSM مزایا، قابلیت های کلیدی، اهمیت و پتانسیل آن چه چیزهایی است؟

ویژگی های هنگام افزودن دارایی عبارتند از:

  • مرجع دارایی (تعیین مادر دارایی- مثلا  ماشین های لینوکسی و ماشین های ویندوزی میتوانند فرزندان، مرجعی دارایی (مادر) بنام “ایستگاه کاری” باشند.
  • تعیین روابط دارایی و پیوند آن با سرویس (در صورت ایده آل اگر از پایگاه داده مدیریت پیکربندی خود (CMDB استفاده می کنید روابط دارایی ها را به سرویس ها و سایر CI ها برحتی امکانپذیر خواهد بود)
  • نام دارایی
  • شرح دارایی
  • نام تولید کننده
  • اطلاعات لایسنس
  • جزئیات مربوط به پشتیبانی و گارانتی (از جمله هر تاریخ انقضا برای ضمانت یا پشتیبانی اولیه)
  • هزینه خرید
  • هزینه استهلاک
  • هزینه تعمیرات
  • تیم پشتیبانی مرتبط
  • مالک دارایی
  • جزئیات فروشنده شخص ثالث (و هرگونه اسناد پشتیبانی در صورت لزوم).

مزیت شماره ۶: میانگین زمان سریعتر برای بازیابی خدمات (MTTRS)

پیشتر گفتم که از طریق ITAM قادر به حل و فصل سریع حوادث خواهیم شد اما چگونه!؟ شما با پیوند سرویسها به سخت افزارها و نرم افزارها و تعیین ارتباط (مالکیت دارایی به کاربر نهایی) قادر خواهید بود تا زمانیکه کاربر نهایی/مشتری با میز خدمات IT تماس می گیرد، تمام دارایی های مربوطه به او در هنگام ثبت حادثه، مشاهده شود همین امر کمک می کند تا دقیقا بدانید که این حادثه از چه دارایی و مربوط به چه کاربری مطرح شده. داشتن دارایی های مرتبط به مالک! به این معنی است که درخواست ها به طور مؤثر مسیریابی شوند – هم سریعتر و هم با وضوح بیشتر- و همین مطلب یعنی حل و فقصل سریعتر حوادث و صرفه جویی در زمان.

مزیت شماره ۷: بهبود مستمر در ارایه خدمات

مهم نیست که قابلیت های نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات سازمان شما در حال حاضر چقدر عالی هستند، اما مهم است بدانید که قطعاً با ITAM بهتر است! روش های بسیاری وجود دارد که در آن هم افزایی لازم بین ITSM و ITAM انجام شده اما خیلی از شرکت های تولید کننده ابزار پیاده سازی ITIL مدیریت دارایی ها را جداگانه عرضه می کنند که اکثرا ادغام این قابلیت با سرویس دسک را ارایه میکنند تا کارکنان فناوری اطلاعات از یک درگاه واحد و با استفاده از دارایی ها قادر به سرعت بخشیدن به زمان حل و فصل حوادث شوند و همچنین یک تحلیلگر میز خدمات که دسترسی آسانی به اطلاعات مربوط به دارایی IT را داراست و اگر بخواهد گزارشی تهیه کند او درک درستی از وضعیت دارایی ها، درخواست های مربوطه و هزینه های ناشی از تجهیزات را رصد و ارزیابی کند و راهکارهای متناسب را جهت بهبود مستمر ارایه کند.

هادی احمدی


[۱] IT Asset Management

[۲] Definitive Media Library

[۳] Definitive Hardware Store

مدانت
مدانت
شرکت‌ مدانت از برندهای محبوب فناوری‌ اطلاعات و ارتباطات در حوزه‌ی آموزش، پیاده‌سازی و عرضه ابزار ITIL، تجارت آنلاین و ارایه‌ی محصولات مدیریتی تحت‌وب در ایران است. این شرکت اهم خدمات و تجارت خود را بر پایه‌ی بومی‌سازی سرویس‌های نوین، به‌ویژه محصولات ManageEngine بنا نهاده و قریب ۸ سال فعالیت منسجم، توانسته حداکثر رضایت مشتریان را کسب کند. فروش و استقرار نرم‌افزار سرویس‌دسک‌پلاس (محبوب‌ترین ابزارهای پیاده‌سازی ITIL‌ در جهان) در بیش از 500 سازمان کشور، برگ افتخاری است که مدانت به پاس انتخاب اندیشمندانه‌ی مشتریان خود، به آن نائل آمده است. مدانت با ارایه محصولات باکیفیت، پاسخگویی آنلاین، پشتیبانی متمرکز، مشاوره دقیق و هزینه مناسب نسبت به سایر راهکارهای مشابه، جایگاه ویژه‌ای در بین مدیران ارشد، مدیران انفورماتیک و کارشناسان سازمان ها بدست آورده است و تحقق این مهم به نگاه تیزبین و حمایت مشتریان عزیزی است که همواره مدانت را از همراهی خود بی نصیب نگذاشته‌اند و ضوابط را فدای روابط نکرده‌اند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

حل معادله *

error: نیازی به کپی نیست همه چیز در دیدرس شماست