۷ پرسش قبل از انتخاب بهترین ابزار سرویس‌دسک
- سرویس ابری یا محلی؟
- آیا آن تمام ویژگی های قوی را دارد؟
- آیا شما می توانید بهترین تمرینات را پیاده کنید؟
- آیا امکان سفارشی سازی وجود دارد؟
- آیا امکان اقدام به صورت یکپارچه وجود دارد؟
- آیا فروشنده ی آن معتبر است؟
- آیا پشتیبانی مستمر خواهد داشت؟
یک واحد پشتیبانی انفورماتیک بصورت یکپارچه با فرایند های مدیریت خدمات تضمین کننده ی ارائه خدمات به کاربر نهایی خواهد بود بهبود بهره وری صحیح واحد انفورماتیک سبب تضمین رضایت کاربر نهایی، کاهش هزینه ها و هم جهت شدن واحد انفورماتیک با سازمان می شود در اینجا ۷ پرسش را باید از خودتان هنگامیکه در حال انتخاب یک نرم‌افزار سرویس‌دسک برای سازمان هستید بپرسید.
- سرویس ابری یا محلی؟
یک سرویس‌دسک ابری نیاز کمتری به سرمایه دارد به سرعت مستقر می شود از ارتقاع رایگان بدون هیچ زحمتی همیشه مطمئن هستید و همواره بصورت مقیاس پذیر قابل ارائه است از سوی دیگر مدل محلی کنترل بهتری برروی امنیت و داده های نرم‌افزار را فراهم می کند مدل ابری بیشتر برای شرکت های کوچک مناسب است و بر عکس مدل محلی مناسب سازمان های بزرگ با کاربران زیاد است.
- آیا آن تمام ویژگی های قوی را دارد؟
امروزه نرم‌افزارهای سرویس‌دسک با آرایه های گیج کننده از ویژگی ها و قابلیت ها وجود دارد که در اینجا برای انتخاب یک سرویس‌دسک مناسب به این ویژگی ها اشاره می کنیم:
تجزیه و تحلیل در شکاف های پشتیبانی فعلی انفورماتیک.
شناسایی هزینه ی خدمات انفورماتیک.
مدیریت فرایند ها که شما می خواهید در کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت پیاده کنی.
اولویت بندی و مرتب کردن فرایند های حیاطی مدیریت خدمات انفورماتیک.
محدود کردن انتخاب بر اساس درخواست‌های پیشنهادی یا RFP از فروشندگان.
بررسی در دسترس بودن دشبورد های زمان واقعی، پشتیبانی از موبایل و شبکه های اجتماعی و سیستم عامل های نرم‌افزار و سایر قابلیت ها که سازمان شما را برنده کند.
- آیا شما می توانید بهترین تمرینات را پیاده کنید؟
با یک نرم‌افزار سرویس‌دسک صحیح قادر به پیاده سازی بهترین تمرینات ITIL خواهید شد بنابراین بررسی کنید آیا نرم‌افزار سرویس‌دسک تسهیل کننده ی مسیریابی درست درخواست‌ها می شود.
بهترین ارتباط بین نیروهای پشتیبانی و کاربران نهایی.
SLAهای ساده.
گزارشات مبتنی بر شاخص های کلیدی یا KPI
و گردش کار رخداد، مشکل، تغییر و مدیریت راهکار.
همچنین تعداد فرایند های اصلی ITIL که توسط نرم‌افزار سرویس‌دسک پشتیبانی می شود.
- آیا امکان سفارشی سازی وجود دارد؟
سفارشی سازی این امکان را به سازمان می دهد تا فرایند های داخلی با گردش کارهای خود ترکیب کنند بررسی کنید آیا سفارشی سازی الگوهای ایمیل، فرم های وب، قوانین کسب وکار،SLA ها، پایگاه دانش و قالب دشبورد امکان پذیر است آیا این مزایای دیگری مانند ارسال سریعتر درخواست و حل و فصل درخواست و پایگاه دانش کارآمد و طراحی دشبورد و ارتباط شخصی سازی با کاربران نهایی را داشته باشد.
- آیا امکان اقدام به صورت یکپارچه وجود دارد؟
نرم‌افزار سرویس‌دسک در هر سازمانی باید بصورت یکپارچه و قابلیت تعامل و تکمیل برنامه های کاربردی را از طریق رابط های برنامه نویسی یا API را داشته باشد هنگام انتخاب نرم‌افزار سرویس‌دسک بررسی کنید که آیا آن می تواند با نرم‌افزار هایی نظیر شبکه، ابزارهای مانیتورینگ، سیستم های مدیریت دارایی و پرتقال های شیرپوینت یکپارچه شود رسیدن به این جریان اطلاعات شفاف در جهت کاهش افسونگی ارتباطاط بسیار موثر است.
- آیا فروشنده ی آن معتبر است؟
اعتبار فروشندگان را با بررسی شهرت، اندازه و تعداد سال فعالیت در کسب و کار را ارزیابی کنید گزارشات تحلیلی و موقعیت فروشندگان در زمینه ی پیاده سازی سیستم های مدیریت انفورماتیک را بخوانید بازخورد های سایر سازمان ها و مشتریانی که از این فروشنده محصول را خریداری کرده اند جویا شوید در اینجا مطالعات موردی، توصیفات مشتری و تعاملات مشتری می تواند مفید باشد.
- آیا پشتیبانی مستمر خواهد داشت؟
پشتیبانی موثر محصول برای پیاده سازی موفق سرویس‌دسک بسیار مهم است بنابراین پشتیبانی فروشندگان در قالب آموزش محصول بهترین تمرینات و مشاوره رفع مشکلات پس از اجرا، رفع سریع درخواست‌ها و باگ ها.
تیم های فروشندگان باید در تمام ساعات پشتیبانی هم در دسترس باشند و هم پاسخ درست را برای درخواست‌های ویژه و بازخورد ها ارائه کنند.
این ۷ سوال را از خودتان بپرسید انتخاب هایتان را محدود کنید و کامل ترین سرویس‌دسک متناسب با نیاز سازمانتان را بیابید.