از آنجایی که یکی از ذینفعان سرویس دسک، کارکنان فناوری اطلاعات هستند. برای آنکه از مزایای داشتن یک سرویس دسک به معنای واقعی بهره مند شوند لازمست تا با استفاده از ابزار ITSM هوشمندتر کار کنند. چند قدم زیر در کلیه فرایندهای ITIL می تواند مثمر ثمر واقع شود و با یک برنامه ریزی منسجم می توان به نتایج بسیار مطلوبی رسید:
یک برنامه هفتگی ایجاد کنید.
بدون داشتن یک پلان و برنامه ریزی منسجم انجام خیلی از کارهای بی نتیجه باقی خواهد ماند زمانبندی و برنامه ریزی باید منظم، دقیق و قابل دستیابی باشد. برنامه ریزی باعث می شود از پارکینسون و یا لغوه گی در کارها خلاصی یابید.
پاسخگویی به تلفن را فراموش کنید.
در حالیکه بسیاری از مدیران اصرار دارند که پاسخگویی به تلفن مهمتر از هر چیزی دیگر است اما سعی کنید به معنای واقعی از پاسخگویی به تلفن خودداری کنید فقط به این دلیل که تلفن اولویت های ذهنی شما را به هم میریزد و این شامل هم تلفن همراه و هم تلفن سازمانی است. فقط برای شرایط اضطرار و یا بحرانی یک خط مستقیم به یک نفر واسط مرتبط کنید.
چندکار همزمان را انجام ندهید.
این نکته را بخاطر بپسارید :” زمانی که یک کاری را انجام می دهید در حقیقت کار دیگری را متوقف کرده اید!” بنابراین شما در آن واحد ممکن نیست چندکار را درست، همزمان و به دقت انجام دهید لازمست که یک کار را شروع و سپس به اتمام برسانید و سپس سراغ فعالیت دیگری بروید.
کارها را اولویت بندی نمایید.
برای آنکه هم از همزمانی کارها رهایی یابیم و هم همه را به موقع انجام دهیم لازمست تا تمامی فعالیت ها را اولویت بندی کنیم، اولویت بندی کمک می کند تا درک کنید که چه چیزی اهمیت و ضرورت و فوریت بیشتری را انجام دادن دارند. (ماتریس اولویت را بخوانید)
نتایج را اندازه بگیرید نه زمان را!
داده های بدون داده کاوی و اطلاعات بدون گزارش گیری بی فایده است اما دقت کنید که نتایج را اندازه بگیرد نه خروجی و زمان صرف شده را! زیرا کیفیت انجام یک کار ممکن است زمان بیشتری برده باشد و نتیجه حاصله دلچسب تر باشد، اگر قرار است یک مشکل را ریشه ای حل کنید و زمان تخمینی برای رفع آن ۲ روز درنظر گرفته اید حل شدن یک مشکل بطور کامل پس از ۳ روز بسیار اهمیت و نتیجه بهتر و بیشتری از حل موقت یک مشکل دقیقا در همان ۲ روز زمان برنامه ریزی شده است.
استراحت کافی داشته باشید.
شما یک انسان هستید برای تدوام فعالیت های صحیح نیاز به استراحت مناسب هستید یک خواب ۸ ساعته مفید انرژِی لازم را برای ادامه کارهای روزانه به شما خواهد داد. بنابراین سخت کوشی به معنای انجام زیاد کارها نیست به انجام دادن درست کارهاست. بنابراین علاوه بر استراحل قبل از کار در طی روز نیز چندین دقیقه را به تمرکز دقیق برای کسب آرامش بیشتر اختصاص دهید.
چیزی را که شروع کرده اید به اتمام برسانید.
هرگز بدون آنکه کاری را به اتمام نرسانده اید کار جدیدی را شروع نکنید با این کار کیفیت انجام کار اول را خدشه دار میکنید فقط بر روی کاری که الان در دست دارید تمرکز کنید.
تاجایی که امکان دارد کارها خودکارسازی کنید.
هر کار تکراری که دوبار انجام می دهید باید برای آن فرایندی تعریف کنید و تا جایی که ممکن است خودکار سازی کنید. با این کار در وقت و انرژی خود صرفه جویی میکنید.
بررسی کنید چطور میتوانید برای موارد آتی بهتر عمل کنید.
بهبود مستمر کلید نهایی رمز موفقیت شما برای فعالیت های آینده است بنابراین بررسی کنید بفهمید که چطور کارهای کار را می توانستید بهتر انجام دهید با این کار عملا از تجربیات خود دارید استفاده بهینه می کنید.
