چگونه ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات را بالا ببریم؟

پیگیری و مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات ممکن است همیشه مورد توجه واقع نشود، اما مدیریت صحیح این دارایی‌ها در نهایت می‌تواند خط اصلی سازمان شما را بهبود بخشد. اما چطور!؟

هر کسب و کاری امروزه برای پیشبرد اهداف تجاری و ارایه‌ی محصولات و خدمات نیازمند تجهیزات ارتباطی، زیرساختی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است و هزینه‌های زیادی برای تامین، نگهداری و ارتقای این دارایی‌‌ها که همواره سنگین است به شما تحمیل می‌شود. کافی است دارایی که کلی برایش هزینه کرده‌اید هم آورده و بازگشت هزینه‌ هم نداشته باشد آنگاه شما می‌مانید و جدال فرسایشی با کارکنان فناوری اطلاعات و مدیران ارشد! 

با رشد سازمان و افزایش حجم دارایی‌های انفورماتیکی، برای کار در اوج بهره‌وری، بخش‌های IT باید روی به‌حداقل رساندن ضایعات و رعایت اصول مربوطه متمرکز شوند زیرا مدیریت دستیابی موثر سبب مدیریت بهتر چرخه‌ی حیات تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌شود.

درک تصویر کامل از یک مدل جامع، سازنده و یکپارچه‌ی مدیریت دارایی فناوری اطلاعات یا ITAM و همچنین قرار دادن بهترین روش‌های مدیریت دارایی، سازمان شما را قادر می‌سازد تا اهداف خاص ITAM خود را تحقق بخشد زیرا مزایای بی‌شماری به ارمغان خواهد آورد.

افزایش ارزش‌ها و مزایای مدیریت دارایی IT

در بحث مدیریت مالی سه روش برای پس‌انداز وجود دارد:

1. بازیابی هزینه: در ازای هزینه‌ی انجام شده باید ارزش، پول یا اعتباری را بتوانید پس بگیرید.
2. کاهش هزینه: جلوگیری از هدر رفت هزینه‌ی بیشتر و کاهش نرخ هزینه‌کرد در آینده
3. اجتناب از هزینه: تعهدات احتمالی آینده برای هزینه‌هایی که هنوز انجام نشده و ضرورتی هم ندارد را حذف کنید.

سناریو: اگر شما دانشجوی رشته‌ی گرافیک هستید و می‌خواهید در کنار تحصیل کسب درآمد هم بکنید. اما نوت‌بوک ندارید احتمالاً این پرسش‌ها را با خود مطرح کرده‌اید:

• آیا با خرید نوت‌بوک حرفه‌ای و گران‌قیمت، پروژه‌های بزرگتر و پول بیشتری نصیب من می‌شود؟
• آیا هما‌ن‌قدر که قصد دارم هزینه ‌کنم، برایم آورده‌ هم دارد؟
• آیا می‌توانم یک نوت‌بوک با قیمت مقرون به‌صرفه در حد وسع تهیه کنم چون ممکن است فعلاً پروژه‌‌ای بدست نیاوردم و یا پروژه‌های ریز احتمالی داشته باشم؟
• یا فعلاً نوت‌بوکی خریداری نکنم چون ضرورتی ندارد.

پاسخ منطقی و درست به هر کدام از موارد بالا، شما را به یکی از روش‌های پس‌انداز هدایت می‌کند چه شما نوت‌بوک قدرتمندی بخرید از کنارش پول در بیاورید (بازیابی هزینه)، چه نوت‌بوک ضعیفی بخرید و بیشتر از آنچه که در توان دارید هزینه نکنید(کاهش هزینه)، و چه آنکه فعلاً نوت بوکی را خریداری نکنید(اجتناب از هزینه). در هر صورت شما بر مبنای: پولی که الان دارید، توانایی و تخصصی که دارید، زمان بازگشت سرمایه‌ای که در نظر دارد، پروژه‌های محتملی که ممکن است بدست آورید به این تصمیم و نتیجه خواهید رسید که الان باید نوت‌بوک حرفه‌ای داشته باشید یا معمولی و یا اصلاً نداشته باشید! در نهایت شما با خریدن یا نخریدن یک نوت‌بوک باید یک تصمیم منطقی برسید، حتی اگر تصمیم بگیرد هیچ کاری را انجام ندهید باز هم شما یک تصمیم گرفته‌اید.

اینکه شما در چنین شرایطی چه تصمیمی گرفته‌اید تفکر پس‌انداز شما را برای ارزشمند کردن دارایی را نشان می‌دهد که در هر سه روش صحیح است.

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته چگونه ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات را بالا ببریم؟ اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

هفت مزیت مدیریت دارایی ها

دارایی های سازمان و مدیریت آنها جزو لاینفکی در ارایه خدمات فناوری اطلاعات است، ابزارهای ITSM معمولا قابلیت مدیریت دارایی را درخود دارند برخی نیز بطور جداگانه و یا ماژولار ابزار مجزایی برای ITAM ارایه کرده اند در هر صورت از طریق این ابزار، شما قادر به حل سریعتر حوادث خواهید شد! مدیریت دارایی IT (ITAM)[1] یک قابلیت کلیدی مورد نیاز برای هر سازمانی است تا در خصوص مدیریت مؤثر دارایی های IT اقدام کند. به عبارت ساده، ITAM مجموعه ای از شیوه های اثبات شده و ترکیبی از توابع مدیریت مالی،  نرم افزارها و سخت افزارهاست تا تعادل هزینه ها و ارایه خدمات، IT را ممکن کند.

مدیریت دارایی ها مهم است زیرا:

1. کنترل کامل اقلام سخت افزاری و نرم افزاری را در اختیار شما قرار خواهد داد.
2. در خصوص دارایی ها مشکل ساز ( پر ترافیک از نظر تولید رویدادها،حوادث، مشکلات و تغییرات مطرح شده از آن) دیدی بهتر خواهید داشت.
3. مدیریت هزینه های خرید و مقابله با تقاضا را بهتر در دست خواهید گرفت.
4. از استهلاک دارایی ها به موقع مطلع خواهید شد.
5. هزینه های تمام شده تعمیرات و خرابی ها را براحتی محاسبه و در دسترس خواهید داشت.

اگر مدیریت دارایی ها به خوبی انجام شود، در وقت ، هزینه و تلاش کارکنان فناوری صرفه جویی می کند. برای اینکه یک سازمان از مزایای و چگونگی مدیریت بهتر داراییهای IT خود بهره مند شود در اینجا هشت مزیت برتر استفاده از ITAM و مهمتر از آن، چگونگی دستیابی به این مزایا را شرح می دهم.

مزیت شماره ۱: کنترل محیط IT

ITAM مجموعه ای از شیوه هایی است که به شما کمک می کند تا محیط IT سازمان را از سطح خدمات و مؤلفه ها مدیریت کنید. هنگام نقشه برداری از فرآیند ITAM، از مهمترین مناطق مهم اقتصادی خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، با میز سرویس IT کار کنید تا ببینید روزانه از آن به چه منظوری استفاده می شود. بزرگترین مجموعه های نرم افزاری موجود در سازمان شما احتمالاً مانند مایکروسافت ، Adobe ، Oracle و SAP هستند. ابتدا به دنبال بزرگترین هزینه های نرم افزار خود باشید و اولویت بندی کنید تا آنها را تحت کنترل خود داشته باشید – از منظر انطباق و مدیریت هزینه – در اولویت قرار دهید.

و سخت افزار خود را فراموش نکنید! مجدداً بطور روزانه، کنترل موجودی دسکتاپ و لپ تاپ را در نظر داشته باشید با این کار نه تنها اطمینان حاصل می شود که موجودی صادر شده به خوبی کنترل می شود (شاید از طریق نظارت بر شبکه و ممیزی های دوره ای) ، بلکه مطمئن شوید که دارایی های کافی نیز وجود دارد. این کمک می کند تا در برابر با عرضه و تقاضا قدرت تصمیم گیری بهتر و بیشتری داشته باشید.

مزیت شماره ۲: استقرار مؤثر دارایی های نرم افزاری

اطمینان حاصل کنید که تمام نرم افزارهای شرکتی از یک منبع مرکزی و مجاز نصب شده اند. ITIL این را کتابخانه رسانه ای قطعی یا [۲]DML می نامد. با استفاده از DML می توانید اطمینان حاصل کنید که نسخه صحیح نرم افزار با لایسنس مناسب برای کاربر نهایی نصب شده است و یک نتیجه حسابرسی از روند استقرار وجود دارد. معمولا تیم های پشتیبانی از روش هایی نظیر برگرداندن ایمیج نرم افزار، نصب نرم افزار از (CD یا درایوهای USB) و… برای نصب نرم افزار روی دارایی های سخت افزاری سازمان استفاده می کنند همین امر ممکن است از نظر لایسنس نرم افزاری، به مشکل بر بخورد یا ممکن است نصب صحیح نرم افزار یا به روزرسانی درست آن بخوی انجام نشود.

اگر DML تنها روش نصب نرم افزار باشد ، احتمال بروز گیجی و خطای انسانی نیز بسیار کاهش می یابد.

مزیت شماره ۳: مدیریت مؤثر دارایی های سخت افزاری

قبلاً در مورد نیاز به مراقبت از بزرگترین منابع سخت افزاری درخواست های خدمات ، دسک تاپ و لپ تاپ نوشتم ، اما سخت افزارهای سازمان فقط این دو نیستند! موارد دیگری وجود دارند که ممکن است بخواهید ITAM را روی آن اعمال کنید. برای مثال:

• سرورها
• سخت افزار شبکه مانند پانل های پچ ، سوییچ ها ، هاب ها و روترها، اکسس پوینت ها و..
• سخت افزار صوتی مانند PBX و تلفن ها
• چاپگرها ، اسکنرها
• و دستگاه های فکس اگرچه در حال حاضر عملا کاربرد این نوع سخت افزار منسوخ شده هست اما اگر هنوز بدشانس هستید و سازمان شما از فکس/نمابر استفاده می کند مدیریت آنها نیز اهمیت می باید علیرغم اینکه دستگاه های فکس، فقط شکنجه ای است برای پرسنل پشتیبانی فناوری اطلاعات )
• تبلت و نت بوک
• مانیتورها ، صفحه کلیدها و موس ها
• دستگاه های موبایل
• رسانه قابل جابجایی (به عنوان مثال هارد دیسک های قابل حمل ، دستگاه های ذخیره سازی کارت PC ، دستگاه های ذخیره سازی USB).

همانند گذشته ، بیشترین اقلام پر تکرار سخت افزاری را در انبار لیست کنید و معیاری را برای جایگزینی سریع سخت افزارها ایجاد کنید تا در صورت نیاز هرچه سریعتر آنها با کمترین زمان جایگزین شوند. ITIL این را فروشگاه سخت افزاری قطعی[۳] یا DHS می نامد.

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته هفت مزیت مدیریت دارایی ها اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.