هفت مزیت مدیریت دارایی ها

دارایی های سازمان و مدیریت آنها جزو لاینفکی در ارایه خدمات فناوری اطلاعات است، ابزارهای ITSM معمولا قابلیت مدیریت دارایی را درخود دارند برخی نیز بطور جداگانه و یا ماژولار ابزار مجزایی برای ITAM ارایه کرده اند در هر صورت از طریق این ابزار، شما قادر به حل سریعتر حوادث خواهید شد! مدیریت دارایی IT (ITAM)[1] یک قابلیت کلیدی مورد نیاز برای هر سازمانی است تا در خصوص مدیریت مؤثر دارایی های IT اقدام کند. به عبارت ساده، ITAM مجموعه ای از شیوه های اثبات شده و ترکیبی از توابع مدیریت مالی،  نرم افزارها و سخت افزارهاست تا تعادل هزینه ها و ارایه خدمات، IT را ممکن کند.

مدیریت دارایی ها مهم است زیرا:

1. کنترل کامل اقلام سخت افزاری و نرم افزاری را در اختیار شما قرار خواهد داد.
2. در خصوص دارایی ها مشکل ساز ( پر ترافیک از نظر تولید رویدادها،حوادث، مشکلات و تغییرات مطرح شده از آن) دیدی بهتر خواهید داشت.
3. مدیریت هزینه های خرید و مقابله با تقاضا را بهتر در دست خواهید گرفت.
4. از استهلاک دارایی ها به موقع مطلع خواهید شد.
5. هزینه های تمام شده تعمیرات و خرابی ها را براحتی محاسبه و در دسترس خواهید داشت.

اگر مدیریت دارایی ها به خوبی انجام شود، در وقت ، هزینه و تلاش کارکنان فناوری صرفه جویی می کند. برای اینکه یک سازمان از مزایای و چگونگی مدیریت بهتر داراییهای IT خود بهره مند شود در اینجا هشت مزیت برتر استفاده از ITAM و مهمتر از آن، چگونگی دستیابی به این مزایا را شرح می دهم.

مزیت شماره ۱: کنترل محیط IT

ITAM مجموعه ای از شیوه هایی است که به شما کمک می کند تا محیط IT سازمان را از سطح خدمات و مؤلفه ها مدیریت کنید. هنگام نقشه برداری از فرآیند ITAM، از مهمترین مناطق مهم اقتصادی خود استفاده کنید. به عنوان مثال ، با میز سرویس IT کار کنید تا ببینید روزانه از آن به چه منظوری استفاده می شود. بزرگترین مجموعه های نرم افزاری موجود در سازمان شما احتمالاً مانند مایکروسافت ، Adobe ، Oracle و SAP هستند. ابتدا به دنبال بزرگترین هزینه های نرم افزار خود باشید و اولویت بندی کنید تا آنها را تحت کنترل خود داشته باشید – از منظر انطباق و مدیریت هزینه – در اولویت قرار دهید.

و سخت افزار خود را فراموش نکنید! مجدداً بطور روزانه، کنترل موجودی دسکتاپ و لپ تاپ را در نظر داشته باشید با این کار نه تنها اطمینان حاصل می شود که موجودی صادر شده به خوبی کنترل می شود (شاید از طریق نظارت بر شبکه و ممیزی های دوره ای) ، بلکه مطمئن شوید که دارایی های کافی نیز وجود دارد. این کمک می کند تا در برابر با عرضه و تقاضا قدرت تصمیم گیری بهتر و بیشتری داشته باشید.

مزیت شماره ۲: استقرار مؤثر دارایی های نرم افزاری

اطمینان حاصل کنید که تمام نرم افزارهای شرکتی از یک منبع مرکزی و مجاز نصب شده اند. ITIL این را کتابخانه رسانه ای قطعی یا [۲]DML می نامد. با استفاده از DML می توانید اطمینان حاصل کنید که نسخه صحیح نرم افزار با لایسنس مناسب برای کاربر نهایی نصب شده است و یک نتیجه حسابرسی از روند استقرار وجود دارد. معمولا تیم های پشتیبانی از روش هایی نظیر برگرداندن ایمیج نرم افزار، نصب نرم افزار از (CD یا درایوهای USB) و… برای نصب نرم افزار روی دارایی های سخت افزاری سازمان استفاده می کنند همین امر ممکن است از نظر لایسنس نرم افزاری، به مشکل بر بخورد یا ممکن است نصب صحیح نرم افزار یا به روزرسانی درست آن بخوی انجام نشود.

اگر DML تنها روش نصب نرم افزار باشد ، احتمال بروز گیجی و خطای انسانی نیز بسیار کاهش می یابد.

مزیت شماره ۳: مدیریت مؤثر دارایی های سخت افزاری

قبلاً در مورد نیاز به مراقبت از بزرگترین منابع سخت افزاری درخواست های خدمات ، دسک تاپ و لپ تاپ نوشتم ، اما سخت افزارهای سازمان فقط این دو نیستند! موارد دیگری وجود دارند که ممکن است بخواهید ITAM را روی آن اعمال کنید. برای مثال:

• سرورها
• سخت افزار شبکه مانند پانل های پچ ، سوییچ ها ، هاب ها و روترها، اکسس پوینت ها و..
• سخت افزار صوتی مانند PBX و تلفن ها
• چاپگرها ، اسکنرها
• و دستگاه های فکس اگرچه در حال حاضر عملا کاربرد این نوع سخت افزار منسوخ شده هست اما اگر هنوز بدشانس هستید و سازمان شما از فکس/نمابر استفاده می کند مدیریت آنها نیز اهمیت می باید علیرغم اینکه دستگاه های فکس، فقط شکنجه ای است برای پرسنل پشتیبانی فناوری اطلاعات )
• تبلت و نت بوک
• مانیتورها ، صفحه کلیدها و موس ها
• دستگاه های موبایل
• رسانه قابل جابجایی (به عنوان مثال هارد دیسک های قابل حمل ، دستگاه های ذخیره سازی کارت PC ، دستگاه های ذخیره سازی USB).

همانند گذشته ، بیشترین اقلام پر تکرار سخت افزاری را در انبار لیست کنید و معیاری را برای جایگزینی سریع سخت افزارها ایجاد کنید تا در صورت نیاز هرچه سریعتر آنها با کمترین زمان جایگزین شوند. ITIL این را فروشگاه سخت افزاری قطعی[۳] یا DHS می نامد.

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته هفت مزیت مدیریت دارایی ها اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

CMDB و کاربرد آن در سرویس دسک

تفاوت مدیریت موجودی، مدیریت دارایی، مدیریت پیکربندی

اغلب نرم افزارهای مدیریت خدمات انفورماتیک ITSM مبتنی بر چارچوب های بین المللی ITIL دارای قابلیت هایی جهت مدیریت دارایی ها و مدیریت اقلام پیکربندی هستند.

متاسفانه مدیران سرویس دسک سازمان ها، استفاده کنندگان و تمرین کنندگان فرایندهای ITIL معمولا در هنگام استفاده از ابزار سرویس دسک، با مفاهیمی چون مدیریت موجودی، مدیریت دارایی و مدیریت پیکربندی CMDB مواجه می شوند که درک آن تقریباً گیج کننده به نظر می رسد. باتوجه به شباهت های بسیار زیاد این ها، در نتیجه این سوال اجتناب ناپذیر به ذهن همه خطور می کند که: “تفاوت یک دارایی و یا یک مورد (قلم) پیکربندی (CI) چیست؟” مدیریت انبار، کجای این داستان است!؟

پیش از آنکه به بررسی CMDB و کاربردهای آن در ابزارهای پیاده سازی ITIL بپردازیم نیاز هست تفاوت های این دو، البته این سه نیاز را تشریح کنیم و به وضوح آنها را از هم تفکیک کنیم تا به درک درستی از کاربرد و نحوه استفاده صحیح از آن داشته باشیم. ناگفته پیداست که هدف از کلیات فرایندهای ITIL این است که می خواهیم علاوه بر پایداری خدمات فعلی، با تغییرات منطقی و دقیق، به بهبود مستمر سازمان و کسب و کار کمک کنیم و ارزش مثبت خلق کنیم! پس پایه این تصمیم گیری برای انجام تغییرات دقیق و خلق ارزش مثبت، نیازمند یک سری آبجکت (چیز) “شی” Object است، که بدون آنها قادر به ارایه خدمات مناسب نخواهیم بود. تردیدی نیست که هر یک از این آبجکت ها برای مقاصدی خاص، و کاملا متفاوت از هم، مورد استفاده قرار می گیرند. بنابراین در حوزه فناوری اطلاعات، وجود مفاهیمی چون مدیریت موجودی، مدیریت دارایی، و مدیریت پیکربندی معمولا با هم و در کنار هم می آیند تا به کمک آنها اهداف خاص را دنبال کنیم و بتوانیم نیازهای جاری و آتی را با قدرت و منطق صحیح و بیشتری پوشش دهیم. بنابراین شناخت کاربرد هر کدام از آنها سبب می شود تا شما بر ساختار کلی و استاندارد ارایه سرویس در سازمان مسلط شوید. در اینجا به بررسی این مفاهیم می پردازیم تا به سبب آن بتوانیم مقایسه ای مجزا در خصوص هر کدام داشته باشیم و بدانیم که هر کدام از آنها مناسب چه حوزه ای است و برای چه فعالیتی مناسب تر است.

مطلب مرتبط: مدیریت روابط در ITIL4

مدیریت موجودی (“انبار”)

تعریف

هر سازمانی حاوی مجموعه از قطعات و تجهیزات ریز و درشت، سخت افزاری و … است اشیای ملموس که معمولا خریداری شده و برای استفاده در آینده در انبار نگه داشته می شود اساس تعریف مدیریت موجودی همانطور که ازنامش پیداست مدیریت موجودیت هاست چه چیزی داریم؟ چه چیزی قرار است خریداری کنیم و دپو کنیم. مدیریت موجودی در درجه اول در مورد تعیین اندازه (کنترل ورود و خروج) و قرار دادن آبجکت ها (اشیا) در انبار است. کالاها در مدیریت موجودی در مکان های مختلف در یک مرکز یا در چندین مکان از یک شبکه عرضه می شود و ضروری است تا از روند منظم و برنامه ریزی موجودی در برابر اختلال تصادفی محافظت کند.

هدف

هدف مدیریت موجودی : مربوط به تعیین خطوط زمانی تامین، مدیریت انباشت تجهیزات و ابزارها، پیش بینی موجودی، ارزش گذاری موجودی، پیش بینی قیمت موجودی، موجودی فیزیکی، تامین فضا برای حفظ موجودی ها، مدیریت کیفیت، دوباره پر کردن انبار، کالای بازگشتی و کالاهای معیوب و پیش بینی تقاضاست.

به زبان ساده تر

از مدیریت موجودی برای حفظ اقلام در اختیار، اطلاع از مقدار موجود، محل قرارگیری و چگونگی دوباره پر کردن انبار استفاده می شود. در یک کلام مدیریت موجودی، عبارت ساده شده، مدیریت انبار است که مهمترین شاخص در مدیریت انبار، کنترل ورود و خروج کالا است!

مدیریت دارایی (“انبار + مالی + چرخه حیات)

تعریف

تعریف مدیریت دارایی، کمی گسترده تر از مدیریت دارایی است زیرا در اینجا بحث مالی و چرخه عمر و حیات دارایی بسیار حائز اهمیت است و به شدت برای سازمان از اولویت های بالا به حساب می آید. بنابراین به هر سیستمی که وظیفه نظارت و نگهداری چیزهایی که برای یک سازمان یا یک گروه دارای ارزش هستند را برعهده دارد، مدیریت دارایی می گویند، این ممکن است شامل هر چیز قابل لمس و یا نامرئی باشد! بحثی که اینجا مهم است ارزش مالی آن چیز است! پس هر چیز ملموسی مانند: ساختمان ها و یا هر چیز ناملموسی مانند مالکیت معنوی یک اثر را شامل می شود. مدیریت دارایی خود، مدیریت موجودی یا انبار را نیز شامل می شود با این تفاوت که بحث مالی و چرخه حیات دارایی را نیز پوشش می دهد.

هدف

هدف از مدیریت دارایی این است که که طول عمر قابل استفاده دارایی را به طور موثر مستند کند. زیرا هزینه ها تعمیر یک تجهیز، بیش از تعویض آن خواهد بود، مستهلک شدن دارایی یعنی اتمام عمر دارایی، همین موضوع سبب تحمیل هزینه های سربار و مازاد به سازمان می شود پس مدیریت دارایی یک فرآیند سیستماتیک از برنامه ریزی، پیاده سازی، استقرار، هدایت و توزیع دارایی ها در مسیری مقرون به صرفه برای کاهش هزینه ها، کاهش نرخ خرابی و…است.

به زبانی ساده تر

مدیریت دارایی بیشتر بر روی چرخه حیات و جنبه های مالی یک دارایی، تمرکز می کند. اما اغلب سیستم های مدیریت دارایی معمولا قادر به انجام یک تحلیل، تأثیر بسیار مفید نیستند زیرا این نوع مدیریت، در مورد اینکه چگونه یک دارایی، در تحویل یک سرویس (خدمت) می تواند اثرگذار باشد و یا یک دارایی بر روی نحوه ارایه یک خدمت، چگونه قرار است عمل کند و یا چه چیزی را قرار است پشتیبانی کند، اطلاعات چندانی در اختیار ندارد.

مطلب مرتبط: روابط ستون فقرات ITIL

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته CMDB و کاربرد آن در سرویس دسک اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.