چه چیزی پروژه است چه چیزی نیست؟

در این مقاله می‌خوانید:

• مدیریت پروژه چیست؟
• گام‌های کلیدی تعریف پروژه
• پروژه چیست؟
• عوامل موفقیت در پروژه
• سازماندهی پروژه
• ساختار سازمانی (تعریف وظایف و مسئولیت‌های پروژه)
• ساختار عملیاتی (برنامه ریزی ساختار پروژه)
• مراحل پروژه: اهداف و وظایف
• استانداردهای مدیریت پروژه
• مدیریت پروژه در ITIL

در سال‌های اخیر، مدیریت پروژه بیشتر از قبل مهم شده است. دلیل آن این است که برای شرکت‌های مدرن ضروری است که به سرعت و انعطاف‌پذیری به نیازهای جدید پاسخ دهند.

مدیریت پروژه چیست؟

هنگامی که یک کسب و کار باید به یک کار کاملاً جدید بپردازد، معمولاً لازم است که متخصصان از مناطق بسیار مختلف و بخش‌های شرکتی با هم کار کنند. در اینجا تعریف یک پروژه منطقی خواهد بود: این درجه بالاتری از انعطاف پذیری را تضمین می‌کند زیرا فراتر از عملیات روزانه است. کار پروژه مزایای پیدا کردن راه حل‌های مشترک را به سرعت و به طور مؤثر فراهم می‌کند.

بر خلاف عملیات تجاری که تکراری است و مدتهاست در شرکت انجام می‌شود پروژه‌ها یک عملیات غیرتکراری‌اند. حتی زمانی که چندین رویکرد برای رسیدن به هدف پروژه توسعه یافته است، نتیجه اغلب غیر قابل محاسبه است.

به همین دلایل، دسترسی به برنامه ریزی پروژه قابل اعتماد، تعهد مشخص منابع لازم و مهمتر از همه، قوانین روشن برای کار پروژه ضروری است.

تمام این فعالیت‌ها تحت عنوان “مدیریت پروژه” خلاصه می‌شوند:

• مدیریت پروژه شامل سازماندهی، برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر تمام وظایف و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و اهداف تعریف شده پروژه است.
• مدیریت پروژه یک وظیفه مدیریتی است و باید از وظایف عملی کار پروژه عملیاتی متمایز شود.

گام‌های کلیدی تعریف پروژه:

1. چه چیزی…؟

چه چیزی پروژه است؟ چه کاری باید انجام داد و فاکتورهای موفقیت پروژه چیست؟

• چه کسی…؟

چه کسی پاسخگوست؟ چه کسی چه کاری باید بکند؟ نقش‌های پروژه کدامند؟

• چگونگی ساختار…؟

ساختار پروژه چگونه است؟ ساختار عملیات اجرایی چگونه است؟مراحل اجرای پروژه چگونه است؟

• چگونگی مدیریت…؟

چگونگی مدیریت پروژه چگونه است؟ چک لیست‌ها و الگوهای کار و پروژه چگونه است؟

یک پروژه چیست؟

اغلب، هر کار بزرگی را به اشتباه به عنوان یک “پروژه” طبقه بندی می‌کنند درحالی‌که اینگونه نیست. به عنوان یک قاعده، شرایط عمومی زیر باید برای تکمیل وظایف در قالب یک پروژه انجام شود:

• وظیفه آن باید منحصر به فرد باشد، یعنی هیچ کار معمولی به عنوان بخشی از کسب و کار عملیاتی روزانه تکمیل نمی‌شود.
• جدید و نوآورانه است.
• منوط به محدودیت‌های زمانی، بودجه و کارکنان است،
• دارای ساختار فنی و سازمانی پیچیده‌ای است.
• اهداف عملکرد روشن با توجه به مشخصات و کیفیت توافق شده دارد.
• در کار گروهی، به طور کلی توسط تیم‌های پروژه بین رشته‌ای و متقابل سلسله مراتبی اجرا می‌شود.

عوامل موفقیت در پروژه

یک پروژه را می‌توان “موفق” در نظر گرفت اگر خروجی تعریف شده در سفارش پروژه در چارچوب زمانی و بودجه برنامه ریزی شده و با منابع برنامه ریزی شده تحویل داده شود.

اما مراقب باشید: با توجه به این واقعیت که یک پروژه منحصر به فرد و پیچیده است، خطر عدم دستیابی به نتایج مورد نظر را نیز دارد.

با این حال، خطر شکست را می‌توان به طور قابل توجهی از طریق مدیریت دقیق پروژه کاهش داد تا اطمینان حاصل شود که:

• افراد مختلف درگیر به شیوه‌ای هماهنگ عمل می‌کنند.
• پیچیدگی وظایف از طریق ساختار کاهش یافته.
• محتویات پروژه در واحدهای معنی دار تقسیم ‌شوند تا اطمینان حاصل شود که سهولت مدیریت شفاف است
• اهداف آن به دست آمده باشد

و در نهایت، عوامل بسیار متفاوت به موفقیت یک پروژه کمک می‌کنند. این عوامل از مسائل فنی تا توافقات سازمانی و جنبه‌های بین فردی متغیر است.

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته چه چیزی پروژه است چه چیزی نیست؟ اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

تمرینات مدیریت عمومی/ مدیریت پروژه

تمرینات مدیریت در ITIL4

تمرینات مدیریت عمومی/ مدیریت پروژه

تمرینات مدیریت عمومی شامل ۱۴ فرایند است که معمولاً در تمام خدمات در نظر گرفته می‌شوند و برای کل سازمان قابل اجرا هستند. این‌ها دیدگاه‌هایی را ارائه می‌دهند که صرف نظر از نوع خدمات یا محصولاتی که سازمان ارائه می‌دهد باید در سرتاسر سیستم اجرا شوند. به عنوان مثال مدیریت امنیت اطلاعات – هر سازمانی که از فناوری مدرن استقبال می‌کند باید این کار را انجام دهد و از اطلاعات سازمان در برابر دسترسی غیرمجاز محافظت کند و این فقط برای خدمات قابل اجرا نیست بلکه باید در کل سازمان تمرین شود!

مقالات مرتبط را حتما بخوانید:

• مدیریت پروژه چگونه کار میکند؟
• هوش مصنوعی در مدیریت پروژه
• اهمیت نقش یک حامی مالی در مدیریت پروژه

نوشته تمرینات مدیریتی در ITIL4- مدیریت پروژه اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

مدیریت پروژه در ITIL چطور کار می‌کند!؟

در کنار تمرینات/فرایندهای دیگر ITIL مدیریت پروژه‌ آمده تا پوششی برای سایر فرایندها بصورت عملیاتی باشد این فرایند برای برنامه‌ریزی و پشتیبانی انتقال سرویس مورد استفاده قرار می‌گیرد و یکی از فرایندهای ITIL V3 و یک تمرین در بخش “تمرینات مدیریت عمومی” در ITIL نسخه ۴ است. در حقیقت مدیریت پروژه ITIL (برنامه‌ریزی و پشتیبانی انتقال سرویس) با هدف برنامه‌ریزی و هماهنگی منابع جهت استقرار و یا انتشار عمده در برآورد هزینه، زمان و کیفیت پیش‌بینی شده است. به زبان ساده‌تر مدیریت پروژه امکان برنامه‌ریزی منابع جهت پیشبرد فرایندهای مدیریت مشکل و مدیریت تغییر را برعهده دارد و صاحب این فرآیند، خود مدیر پروژه است که قادر است پروژه‌های مختلفی را در سرتاسر فناوری اطلاعات تعریف و به منابع مختلف واگذار کند.

هرچند ITIL توضیح دقیقی درباره‌ی همه‌ی جنبه‌های مدیریت پروژه ارائه نمی‌دهد. اما مهمترین فعالیت‌ها را برجسته می‌کند و در شناسایی وابستگی و رابطه‌ی این پروژه با سایر فرایندهای مدیریت خدمات کمک می‌کند. این یعنی لزوم طرح یک عنوان پروژه به رابطه‌ی آن پروژه با سایر فرایندهای مدیریت رخداد/مدیریت مشکل و مدیریت تغییر برمی‌گردد. بعبارتی مدیریت پروژه با چیزی که در نهایت از یک سیستم مدیریت و کنترل پروژه در ابزارهایی نظیر MS-Project و یا Primavera خواهید دید قدری متفاوت و کلی‌تر است. با این وجود، داشتن یک فرایند اصلی مدیریت پروژه که در ITIL تعریف شده، نقطه‌ی شروع خوبی برای اتخاذ چارچوب‌های مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن است. در کلامی دیگر پروژه‌ها زمانی آغاز می‌شوند که مدیریت خدمات، نمونه کارها یا خدمات جدید را اساساً تغییر داده باشد. بطور مثال اگر در پی ایجاد یک تغییر نیاز به تغییر تمامی سیستم‌عامل‌ تمام کلاینت‌های سازمان باشد یک پروژه در پیشبرد موثر و پشتیبانی و برنامه‌ریزی از این تغییر اساسی می‌تواند نقش مفیدی ایفا کند. فرایند مدیریت پروژه، فرایندهای دیگری مانند هماهنگی در طراحی سرویس و برنامه‌ریزی انتشار را فرا می‌خواند تا فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را در سطح دقیق انجام دهد.  بنابراین شبیه تمامی فرایندها، مدیریت پروژه نیز سرآغازی دارد که هدف از آغاز کردن آن: تعریف پروژه برای ذینفعان، تعیین مسئولیت‌ها و منابع موجود در پروژه و همچنین مستند سازی خطرات، محدودیت‌ها و مفروضات موثر بر پروژه است.

پس از تعریف پروژه برای ذینفعان، برنامه‌ریزی و هماهنگی پروژه به‌عنوان یک زیرفرایند از آن نقش بازی می‌کند این یعنی برای اطمینان از اینکه پروژه‌های انتقال خدمات مطابق با دستورالعمل‌های مدیریت پروژه‌ی سازمان، برنامه‌ریزی شده‌اند باید فعالیت‌ها و منابع بین پروژه‌ها را هماهنگ کرد. پس از آن مقوله‌ی کنترل پروژه مطرح است که هدف از آن نظارت بر پیشرفت پروژه و مصرف منابع، برای تسریع در پیشرفت در صورت لزوم و شروع اقدامات اصلاحی در صورت لزوم است و در انتها گزارش پروژه و ارتباطات پروژه است که با هدف ارائه‌ی خلاصه‌ای از کلیه پروژه‌های برنامه‌ریزی شده یا در حال انجام به عنوان اطلاعاتی برای مشتریان و سایر فرایندهای مدیریت خدمات.

یک پروژه طبق تعاریف رایج یعنی فعالیتی که معمولاً یکبار انجام می‌گیرد و منشور پروژه بیانگر دامنه، اهداف و شرکت‌کنندگان در یک پروژه است. این اهداف، پروژه را تشریح می‌کند، ذینفعان اصلی را مشخص می‌کند، اختیارات مدیر پروژه و منابع موجود در اختیار وی را مشخص می‌کند و هرگونه محدودیت و فرضیات مؤثر در پروژه را فهرست می‌کند.

مقاله مرتبط: ۵ تمرین موفق برای مدیریت پروژه را بخوانید.

یک پروژه بر اساس ساختار شکست کار Work Break Structure ‌ به عنوان پروژه، نقاط‌عطف و کارها تقسیم می‌شود. و بر اساس این ساختار، منابع، مسئولیت‌ها و برنامه زمانی اجرای پروژه تعریف و تخصیص داده می‌شود، هر نقطه‌ی‌عطف خود می‌تواند دارای چندین کار و هر کار می‌تواند برنامه‌ی زمانی و زمان صرف‌شده توسط منابع بر آن را داشته باشد. پروژه‌های تعریف شده به‌جهت امکان تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد قادر است گزارشات مناسبی را در اختیار مدیر خدمات قرار دهد تا بر اساس داده‌کاوی‌ها، نتایج حاصله از آن را اندازه‌گیری کند.

چه زمانی در ابزار پیاده‌سازی ITIL پروژه تعریف کنیم!؟

• هنگامی‌که یک تغییر بزرگ در حال انجام است.
• هنگامی‌که بر پایه‌ی درخواست‌ها و نیازهای مطرح شده‌ی کاربران نیاز به تعریف یک پروژه باشد.
• هنگامی‌که برای پیشبرد یک مشکل نیاز به تعریف پروژه باشد.
• هنگامی‌که عملیات قابل توجهی توسط چندین کارشناسان باید انجام شود.
• هنگامی‌که یک ایده‌ی جدید را شروع کرده‌اید.
• هنگامی‌که طیف حجیمی از راهکارهای پایگاه دانش را می‌خواهید تهیه و منتشر نمایید.

از آنجایی که در ابزارها و نرم‌افزارهای پیاده‌سازی ITIL وابستگی پروژه‌ی تعریف شده با درخواست‌ها، مشکلات، تغییرات میسر است این امکان را به شما می‌دهد که با مدیریت پروژه دیدی وسیع‌تر از عملیات فنی در حال اجرا را داشته باشید.

بهترین تمرین برای شروع یک نمونه پروژه‌، همین عنوان است”پروژه‌ی پیاده‌سازی ITIL”

هادی احمدی

نوشته مدیریت پروژه در ITIL چطور کار می‌کند!؟ اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.