مزایای سرویس دسک برای مدیران عامل

مدیرعامل هستید؟ این مطلب برای شماست.

خیلی از مدیران‌عامل یا از چیزی بنام سرویس دسک اطلاع ندارند یا آنانی که مطلع هستند هنوز تصور می‌کنند که سرویس دسک یا میزخدمت، نرم‌افزار است اما نرم‌افزار نیست بلکه یک مفهوم و البته یک تمرین از بهترین‌تمرینات ITIL است. البته چه آن را نرم‌افزار بدانیم و چه یک تفکر، درهرصورت در متن قضیه توفیری نمی‌کند زیرا سرویس دسک چیزی است که مدیران عامل بیش از هرکسی بدان نیاز دارند. چه مدیرعامل یک کاروکسب خصوصی کوچک باشید چه مدیرعامل یک سازمان بزرگ.

چراکه یکی از مهمترین ذی‌نفعان سرویس دسک مدیرعامل‌ها هستند که البته اکثرشان از اهمیت و مزایای آن غافلند.

در این مطلب مزایای سرویس دسک برای مدیرعامل‌ها را بازگشایی کردیم تا با آن بیشتر آشنا شوید:

 به عنوان یک مدیرعامل، شما همیشه تحت فشار هستید تا مطمئن شوید همه چیز در شرکت شما به خوبی اجرا می‌شود. با وجود چندین چیز برای مدیریت همزمان، پیگیری کارآمد همه بخش‌های مختلف می‌تواند چالش برانگیز باشد. اینجاست که یک سرویس دسک به کار می‌آید!

اما سرویس دسک چیست؟

سرویس دسک خود به تنهایی یک سازمان متمرکز است که به تمام مسائل و درخواست‌های فنی مرتبط با کسب و کار را رسیدگی می‌کند. کارشناسان ارائه خدمت با کمک سرویس دسک و به عنوان نقطه تماس اصلی برای همه مشتریان یا کاربرانی می‌توانند خدمات مدنظر را به آنان ارایه کنند. خواه مشکل از رایانه باشد یا نرم افزار، یا خدمات منابع انسانی و فروش و… برای سرویس دسک را حرفه‌ای بیازموید در اینجا ↗

مزایای میز خدمت برای مدیرعامل:

۱. عملیات ساده

به عنوان یک مدیرعامل، قطعاً می‌خواهید شرکت شما تا حد امکان کارآمد باشد. اما کارآمدی بدون ساده‌سازی ممکن نیست! با یک سرویس دسک، می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تمام عملیات فنی شما به صورت سازمان یافته و کارآمد مدیریت می‌شود. تنها کاری که مشتریان/کارمندان شما باید انجام دهند این است که با سرویس دسک تماس بگیرند تا هرگونه خواسته یا مشکل فنی را که با آن مواجه می‌شوند گزارش دهند و متخصصان ماهر فناوری اطلاعات یا سایر کارشناسان ارایه‌ی خدمت، به سرعت به این درخواست رسیدگی کنند. این به کارمندان شما اجازه می‌دهد تا روی کار خود تمرکز کنند و سازنده بمانند، در حالی که سرویس دسک تمام مسائل فنی را در پشت صحنه مدیریت می‌کند.

۲. بهبود رضایت مشتری

در عصر دیجیتال امروزی، مشتریان انتظار دارند که کسب و کارها در ارتباطات و خدمات خود پاسخگو و سریع باشند. با وجود یک میز خدمت، می‌توانید به سؤالات مشتریان پاسخ دهید و مشکلات را به طور مؤثر حل کنید. این امر رضایت مشتری را بهبود می‌بخشد و اعتبار برند شما را افزایش می‌دهد. میز خدمت اطمینان حاصل می‌کند که به تمام سؤالات مشتری به سرعت رسیدگی می‌شود و مشتریان شما را راضی و راضی‌تر نگه می‌دارد.

۳. افزایش امنیت فناوری اطلاعات

امنیت یک نگرانی اصلی برای هر کسب و کاری است و با یک سرویس دسک، می‌توانید مطمئن باشید که زیرساخت فناوری اطلاعات شما امن است. متخصصان فناوری اطلاعات در سرویس دسک می‌توانند شبکه شما را زیر نظر داشته باشند، هر گونه آسیب‌پذیری را شناسایی کنند و اقدامات اصلاحی را برای جلوگیری از تهدیدات امنیت سایبری انجام دهند. این تضمین می‌کند که کسب و کار شما در برابر حملات سایبری و نقض اطلاعات محافظت می‌شود.

ادامه مطلب در صفحه بعد…

نوشته سرویس دسک برای مدیرعامل‌! اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

مدیریت خدمات سازمانی با سرویس دسک

استفاده از سیستم مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ITSM بر پایه‌ی ITIL آنقدر محبوب و پرکاربرد بود که اکنون همین چارچوب برای سایر واحدهای خدماتی سازمان نیز امری ضروری است.  جدای از آنکه آن واحد چه خدمتی ارایه می‌کند، ماهیت و مفهوم ارایه‌ی خدمت و خلق ارزش برای مشتری و سازمان کاملاً مشخص است.

چرا مدیریت خدمات سازمانی؟

سیستم مدیریت خدمات سازمانی یا ESM کمک می‌کند هر واحد خدماتی یک سرویس دسک مجزا داشته باشد با این تفاوت که همه‌ی آنها روی یک سرور و از طریق یک درگاه و بطور متمرکز در دسترس هستند. این یعنی یک صفحه‌ای طراحی شده که دارای چندین سرویس دسک مختلف است که در عین استقلال در تعریف فرایندهای هر سرویس دسک، آنها با هم می‌توانند در ارتباط باشند.

برای بررسی درک مدیریت خدمات سازمانی سناریوهای زیر را در نظر بگیرید.

سناریو ۱: فرض کنید یک شرکت ارایه‌ دهنده‌ی خدمات اینترنتی هستید.

مشتری در سایت شرکت شما ثبت نام کرده، در گام نخست، واحد رسیدگی به درخواست او، واحد فروش است. این یعنی درخواست وی در سرویس دسک واحد فروش می‌نشیند، کارکنان این واحد درخواست مشتری را دریافت و پس از بررسی و مکاتبه با مشتری، جزئیات کامل درخواست وی را پیگیری می‌کنند. و بعد از امکان‌سنجی به او اعلام هزینه می‌کنند. سپس درخواست را با شرح مفصل اقدامات انجام شده و مکاتبه فی‌مابین به واحد مالی ارسال می‌کنند. واحد مالی درخواست را در سرویس دسک خود دریافت می‌کند و بر اساس اعلام نیاز مشتری و بررسی واحد فروش، برای او فاکتور صادر می‌کنند و تاحصول نقد شدن فاکتور و یا تایید پرداخت با مشتری در ارتباط خواهند بود. پس از آن درخواست به سرویس دسک واحد فنی(پشتیبانی) ارجاع می‌شود برای نصب و راه‌اندازی سرویس خریداری شده. آنان نیز هماهنگی لازم را از طریق سرویس دسک خود با مشتری انجام خواهند داد. در نهایت پس از ارایه‌ی سرویس درخواست وی را به واحد خدمات پس از فروش ارسال می‌کنند.

با این کار عملاً یک درخواست توسط مشتری ثبت شده اما گردشکارهای متفاوتی را در واحدهای مختلفی بر روی آن انجام شده در این سناریو هر چهار واحد خدماتی (فروش، مالی، پشتیبانی و خدمات پس از فروش) موفق شدند عملیات مختص به شرح وظایف خود را در چنین سناریویی به نحو احسن انجام دهند.

تعدد سرویس دسک‌‌ها برای هر واحد خدماتی یعنی استقلال عمل در ایجاد و پیگیری گردشکارهای مختلف از طرفی چون همگی از یک درگاه واحد و بر اساس یک چارچوب یکپارچه استفاده می‌کنند باعث می‌شود نرخ تعدد خرید نرم‌افزارهای مختلف از بین برود، ساختار ارایه ی خدمت از هر جنسی در یک محیط صورت گیرد و در واحد خدماتی بر اساس نیاز خود قادر به تولید انواع گزارش و تعیین انواه شاخص عملکرد خواهد بود.

سناریو ۲: فرض کنید یک سازمان دولتی هستید.

واحد آموزش نیاز به جذب یک نیروی جدید دارد. این یعنی یک نفر قرار است در این سازمان استخدام شود، در گام نخست، واحد رسیدگی به درخواست واحد آموزش، واحد گزینش یا منابع انسانی است. این یعنی درخواست در سرویس دسک واحد منابع انسانی می‌نشیند، کارکنان این واحد درخواست را دریافت و پس از بررسی، اعلام نیاز و مکاتبه، جزئیات کامل درخواست را پیگیری می‌کنند و بعد از امکان‌سنجی و گزینش و مصاحبه و … تایید یا عدم تایید را به اطلاع مدیر یا مسئول مربوطه می‌رسانند. در صورت تایید استخدام، درخواست را با شرح مفصل اقدامات انجام شده و مکاتبه فی‌مابین به واحد اداری ارسال می‌کنند. واحد اداری درخواست را در سرویس دسک خود دریافت می‌کند و بر اساس اعلام نیاز و بررسی واحد منابع انسانی، با نیروی جدید، قرارداد کاری می‌بندد، پس از آن درخواست به سرویس دسک واحد آموزش است ارجاع می‌شود. واحد آموزش درخواست را به سرویس دسک واحد اداری برای تجهیز میز و محل استقرار فرد جدید ارسال میکند پس از آن، واحد اداری، درخواست را به واحد فناوری اطلاعات برای تجهیز کاربر به سیستم و رایانه و شبکه ارجاع می‌دهد.

سناریو ۳:  کولر اتاق من خراب است!

روال ثبت درخواست خرابی کولر از سرویس دسک واحد تاسیسات:

1. ورود من به سامانه ESM
2. کلیک روی سرویس دسک واحد تاسیسات
3. ثبت درخواست/فرم گردشکار خرابی کولر
4. واحد تاسیسات درخواست ار دریافت و در صورت تعمیر آنرا می‌بندند و در غیر اینصورت چنانچه نیاز به خرید قطعه یا کولر جدید باشد درخواست را به سرویس دسک واحد تدارکات ارجاع می‌دهند. واحد تدارکات عملیات خرید را انجام و پس از خرید درخواست را به واحد تاسیسات باز می‌گرداند تا آنها کولر جدید را نصب کنند و در نهایت درخواست را ببندند.

سناریو ۴: من درخواست ارتقای شغلی دارم.

روال ثبت درخواست ارتقای شغلی از سرویس دسک واحد منابع انسانی:

1. ورود من به سامانه ESM
2. کلیک روی سرویس دسک واحد منابع انسانی
3. ثبت درخواست/فرم گردشکار ارتقای شغلی
4. واحد منابع انسانی درخواست ار دریافت و در صورت امکان با توجه به سنوات و سوابق آنرا می‌بندند و در غیر اینصورت چنانچه نیاز به انجام عملیات بررسی توسط واحد ارزیابی و.. باید درخواست را به سرویس دسک آن واحد ارجاع می‌دهند. واحد مربوطه پس از بررسی و ارزیابی دقیق درخواست آن را به واحد منابع انسانی باز می‌گرداند تا آنها ارتقا را بدهند یا ندهند. در نهایت درخواست را ببندند.

این سناریوها مواردی بیش از این تعامل بین واحدها را بطور یکپارچه ممکن می‌کند.

اگرچه هر کارمند یا مشتری نیز در صورت ورود به پورتال سامانه‌ی ESM قادر است بر اساس نیاز خود اقدام به رسیدگی به درخواست خود بکند.

نوشته مدیریت خدمات سازمانی با سرویس دسک اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.

سرویس دسک (میزخدمت) یک تابع IT اصلی از مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) است که توسط کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL) تعریف شده‌است. هدف از این امر ارائه یک نقطه تماس (SPOC) برای پاسخگویی به نیازهای ارتباطی کاربر و کارکنان فناوری اطلاعات است ضمن اینکه برای برآوردن اهداف مشتری و شرکت ارایه کننده خدمات فناوری نظیر مشاورین و پیمانکار نیز هست. «کاربر» به کاربر واقعی سرویس اشاره دارد، در حالی که «مشتری» اشاره به نهادی است که برای سرویس پرداخت می‌کند.

نوشته ServiceDesk چیست!؟ اولین بار در سرویس دسک پلاس فارسی مدانت. پدیدار شد.