سرویس دسک پلاس (ManageEngine ServiceDesk Plus) بعنوان یک راهکار ITSM / Help Desk ماژولی به نام Asset Management و CMDB دارد که می‌تواند برای مدیریت انبار تجهیزات (سخت‌افزار، نرم‌افزار و قطعات IT) و حتی دارایی‌های غیر انفورماتیکی استفاده شود.
🔹 قابلیت‌هایی که برای مدیریت انبار در ServiceDesk Plus به کار می‌آید:
- ثبت موجودی (Inventory Management):
- ورود تجهیزات و اقلام به‌عنوان دارایی (Asset).
- تعریف دسته‌بندی‌ها (مثل لپ‌تاپ، سرور، لایسنس، قطعات یدکی).
- انواع روش‌های ورود دارایی‌ها در سرویس دسک پلاس
- مدیریت چرخه عمر دارایی (Asset Lifecycle):
- از زمان ورود به انبار، تخصیص به کاربر یا بخش، تعمیر، تا اسقاط.
- مشاهده تاریخچه استفاده و انتقال هر آیتم.
- بارکد / QR Code:
- چاپ بارکد روی تجهیزات و اسکن برای جستجو و به‌روزرسانی سریع اطلاعات.
- سطوح انبار و هشدارها (Stock Management):
- تعریف حداقل/حداکثر موجودی.
- هشدار در صورت کاهش موجودی انبار.
- گزارش‌گیری و داشبورد:
- گزارش از موجودی فعلی، تجهیزات تخصیص‌یافته، اقلام معیوب یا در انتظار خرید.
- یکپارچگی با فرآیندهای ITSM:
- اتصال انبار به فرآیند درخواست‌ها (مثلاً اگر کاربری لپ‌تاپ بخواهد، درخواست مستقیماً از موجودی بررسی شود).
- اتصال به Purchase Order (ماژول خرید) برای سفارش اقلام کمبود.
نکته:
اگر هدفتان جزییات بیشتر در مدیریت کامل انبار سازمانی (غیر IT) است (مثلاً کالاهای عمومی یا مواد اولیه)، ServiceDesk Plus گزینه شاید عالیی برای این کار نباشد. باید از ERP یا نرم‌افزارهای تخصصی انبارداری استفاده کنید. ولی اگر تمرکزتان روی دارایی‌ها و تجهیزات و چرخه ورود و خروج و حیات آنهااست، ServiceDesk Plus با ماژول Asset Management می‌تواند کار را پوشش دهد.
خب بیایید یک سناریوی کامل مدیریت انبار تجهیزات IT در ServiceDesk Plus طراحی کنیم:
سناریوی مدیریت انبار تجهیزات IT در ServiceDesk Plus
🔹 مرحله ۱: ورود تجهیزات به انبار
- واحد خرید (یا مدیر IT) یک Purchase Order (PO) در ServiceDesk Plus ثبت می‌کند.
- پس از تحویل کالا، انباردار یا مدیر IT با انتخاب گزینه Add Asset یا Add Product، تجهیزات را وارد سیستم می‌کند.
- به هر کالا شماره سریال (Serial Number) یا Asset Tag اختصاص داده می‌شود.
- در صورت نیاز، بارکد یا QR روی کالا چاپ و الصاق می‌گردد.
🔹 مرحله ۲: دسته‌بندی و ثبت موجودی
- تجهیزات در سیستم در دسته‌های مشخص ثبت می‌شوند:
- لپ‌تاپ‌ها (Laptops)
- قطعات یدکی (Spare Parts)
- تجهیزات شبکه (Switch, Router)
- لایسنس نرم‌افزارها
- برای هر دسته، موجودی فعلی و محل نگهداری (انبار مرکزی، شعبه، دیتاسنتر) مشخص می‌شود.
🔹 مرحله ۳: تخصیص به کاربر / دپارتمان
- وقتی کاربری در پورتال Self-Service درخواست تجهیزاتی مثل لپ‌تاپ یا موس می‌دهد، درخواست به ServiceDesk Plus وارد می‌شود.
- مدیر IT از انبار (Asset Inventory) موجودی را بررسی کرده و آیتمی آزاد را انتخاب می‌کند.
- با گزینه Assign Asset، آن تجهیز به کاربر یا دپارتمان تخصیص داده می‌شود.
- تاریخ تخصیص و تحویل در پروفایل دارایی ثبت می‌شود.
🔹 مرحله ۴: تعمیر، بازگشت یا جابجایی
- اگر تجهیز خراب شود، از طریق Incident یا Request گزارش داده می‌شود.
- تجهیز از کاربر پس گرفته شده و وضعیت آن در سیستم به Under Repair تغییر می‌کند.
- در صورت تعمیر موفق، دوباره به انبار برمی‌گردد یا به کاربر تحویل می‌شود.
- اگر تجهیز از رده خارج شود، وضعیت آن به Disposed / Retired تغییر می‌کند.
🔹 مرحله ۵: مدیریت سطح موجودی و هشدارها
- برای اقلام مصرفی (مثل موس، کابل، کارتریج پرینتر) می‌توان حداقل موجودی تعریف کرد.
- وقتی تعداد یک کالا کمتر از حد مجاز شد، سیستم هشدار می‌دهد.
- مدیر IT یا انباردار می‌تواند مستقیماً درخواست خرید جدید (Purchase Request) را ایجاد کند.
🔹 مرحله ۶: گزارش‌گیری و داشبورد
- گزارش تعداد کل دارایی‌ها بر اساس دسته، محل یا وضعیت.
- گزارش موجودی انبار در هر لحظه.
- گزارش تجهیزات تخصیص‌یافته به هر کاربر یا واحد.
- گزارش اقلام نیازمند خرید یا تعمیر.
✅ در این مدل، شما می‌توانید همزمان مدیریت درخواست‌های کاربر، چرخه عمر دارایی، و مدیریت موجودی انبار تجهیزات IT را یکپارچه کنید.
مزایای مدیریت انبار در ServiceDesk Plus
| حوزه | قابلیت در ServiceDesk Plus | مزایا برای سازمان |
|---|---|---|
| مدیریت دارایی (Asset Management) | ثبت همه تجهیزات با جزئیات (سریال، مدل، بارکد) | شفافیت کامل روی موجودی انبار و وضعیت تجهیزات |
| یکپارچگی با درخواست‌ها (Request Integration) | اتصال درخواست کاربران به موجودی انبار | تخصیص سریع تجهیزات و کاهش دوباره‌کاری |
| چرخه عمر دارایی (Asset Lifecycle) | پیگیری از خرید تا تخصیص، تعمیر، بازگشت و اسقاط | کنترل دقیق وضعیت تجهیزات و جلوگیری از گم شدن |
| بارکد و QR Code | اسکن سریع تجهیزات با موبایل یا بارکد اسکنر | سرعت و دقت بالاتر در عملیات انبارگردانی |
| سطوح موجودی و هشدارها | تعریف حداقل/حداکثر موجودی | پیشگیری از کمبود یا انباشت تجهیزات غیرضروری |
| گزارش‌گیری و داشبورد | گزارش لحظه‌ای از موجودی، وضعیت دارایی‌ها و کاربران | تصمیم‌گیری سریع‌تر و بودجه‌ریزی بهتر برای خرید |
| یکپارچگی با ماژول خرید (Purchase Order) | ثبت سفارش خرید و اتصال به موجودی | پیگیری شفاف خریدها و کنترل هزینه‌ها |
| ردیابی مکان و مالکیت | ثبت مکان نگهداری (انبار، دفتر، شعبه) و تخصیص به کاربر | جلوگیری از سردرگمی در پیدا کردن تجهیزات |
| کنترل امنیتی و حسابرسی | تاریخچه کامل استفاده و انتقال هر دارایی | مستندسازی برای حسابرسی و کاهش ریسک سوءاستفاده |
این جدول بیشتر روی مزایای عملیاتی و مدیریتی تمرکز دارد.
