مدیریت دادهها: حذف و آرشیو (Data Deletion & Data Archiving)
مقدمه
در سامانههای Help Desk، با گذشت زمان حجم زیادی از درخواستها (تیکتها) شامل موارد بستهشده، حلشده، لغوشده و سوابق تاریخی در پایگاه داده انباشته میشود. اگرچه نگهداری این اطلاعات برای اهداف گزارشگیری و ممیزی اهمیت دارد، اما باقیماندن آنها در جدولهای فعال میتواند موجب افزایش حجم دیتابیس، سنگینشدن ایندکسها، کندی جستجو و کاهش کارایی کلی سیستم شود.
ServiceDesk Plus MSP این امکان را فراهم میکند که با تعریف زمانبندی مشخص:
- دادههای غیرضروری را حذف کنید (Data Deletion)
- درخواستهای قدیمی را به فضای جداگانه منتقل کنید (Data Archiving)
اجرای منظم این فرآیندها نقش مهمی در حفظ عملکرد بهینه سیستم دارد.
حذف دادهها (Data Deletion)
حذف دادهها به شما این امکان را میدهد که درخواستهای قدیمی و غیرضروری را که صرفاً فضای پایگاه داده را اشغال کردهاند، بهصورت خودکار حذف کنید.
با فعالسازی این قابلیت، میتوانید درخواستهای فعال یا آرشیوشدهای را که با معیارهای تعیینشده مطابقت دارند، بهصورت زمانبندیشده حذف نمایید.
نحوه زمانبندی حذف دادهها
- به مسیر زیر بروید:
Admin > General Settings > Data Deletion and Archiving - گزینه Enable scheduled data deletion را فعال کنید.
- در بخش Criteria/Rules، شرایط حذف را تعیین کنید.
مثال:
حذف تمام درخواستهای تکمیلشده که بیش از یک سال از ایجاد آنها گذشته است:
- Request Status → Any completed status
- AND
- Created Date → is before 1 year
تعریف استثنا برای حذف (Deletion Exception)
در صورت نیاز میتوانید برخی درخواستها را از حذف مستثنی کنید.
برای این کار:
- گزینه Allow exception for deletion را فعال کنید.
- شرایط استثنا را تعریف نمایید.
مثال:
عدم حذف درخواستهای مربوط به دپارتمان Administration:
- Column Name → Department
- Criteria → is
- Value → Administration
میتوانید با استفاده از آیکون «+» چندین قانون اضافه کنید.
در نهایت، زمان اجرای فرآیند حذف (ساعت و دقیقه) را مشخص کرده و روی Save کلیک کنید.
توجه: زمانبندی حذف و آرشیو مشترک است.
برای تغییر زمان اجرا از گزینه Change Now استفاده کنید.
آرشیو دادهها (Data Archiving)
آرشیو کردن شامل انتقال درخواستهای بسته یا حلشده به یک فضای ذخیرهسازی جداگانه است. انجام دورهای این فرآیند باعث کاهش بار جداول فعال و بهبود عملکرد کلی سیستم میشود.
ویژگیهای درخواستهای آرشیوشده:
- از لیست درخواستهای فعال حذف میشوند.
- در بخش جداگانه با قابلیت جستجو و گزارشگیری مستقل قابل مشاهده هستند.
- قابل ویرایش، حذف یا بازگردانی به وضعیت فعال نیستند.
- در صورت پاسخ به یک درخواست آرشیوشده، سیستم یک درخواست جدید ایجاد میکند.
تنها کاربر SDAdmin امکان پیکربندی آرشیو دادهها را دارد.
نحوه پیکربندی آرشیو دادهها
- به مسیر زیر بروید:
Admin > General Settings > Data Archiving - گزینه Enable Scheduled Data Archiving را فعال کنید.
- معیارهای درخواستهایی که باید آرشیو شوند را تعیین نمایید.
- در صورت نیاز، گزینه Allow Exception را فعال کرده و استثناها را تعریف کنید.
- زمان اجرای آرشیو بعدی را مشخص کرده و تنظیمات را ذخیره کنید.
مشاهده درخواستهای آرشیوشده
برای مشاهده:
- به بخش Requests بروید.
- از منوی کشویی، گزینه Archived را انتخاب کنید.
همچنین میتوانید از بخش Quick Actions نیز به درخواستهای آرشیوشده دسترسی داشته باشید.
جمعبندی مدیریتی
| عملیات | هدف | تأثیر بر عملکرد |
|---|---|---|
| Data Deletion | حذف دائمی دادههای غیرضروری | کاهش حجم دیتابیس |
| Data Archiving | انتقال دادههای قدیمی به فضای جدا | سبکشدن جداول فعال |
| تعریف استثنا | جلوگیری از حذف یا آرشیو موارد خاص | حفظ دادههای حساس |
| زمانبندی دورهای | اجرای خودکار فرآیندها | حفظ عملکرد پایدار در بلندمدت |
اجرای منظم سیاستهای حذف و آرشیو دادهها، بهویژه در محیطهایی با حجم بالای تیکت، یکی از کلیدیترین اقدامات برای حفظ پایداری و کارایی ServiceDesk Plus MSP محسوب میشود.
