در دنیای امروز، سرعت و دقت در پاسخ به درخواست‌ها و مسائل فناوری اطلاعات، کلید موفقیت هر سازمان است. تکنسین‌ها نمی‌توانند منتظر بررسی دستی همه درخواست‌ها باشند و هر تأخیر ممکن است باعث کاهش کیفیت خدمات و نارضایتی کاربران شود. به همین دلیل، ServiceDesk Plus از چندین روش اطلاع‌رسانی هوشمند استفاده می‌کند تا تکنسین‌ها در لحظه از اتفاقات مهم مطلع شوند و بتوانند سریع و مؤثر واکنش نشان دهند.
دلایل و ضرورت اطلاع‌رسانی به تکنسین‌ها:
- اطلاع فوری از رویدادهای مهم مانند اختصاص درخواست، یادداشت جدید یا درخواست تأیید
- کاهش تأخیر در پاسخ‌دهی و افزایش بهره‌وری تیم پشتیبانی
- پیشگیری از از دست رفتن درخواست‌ها یا فراموشی کارهای مهم
- دسترسی آسان و سریع به جزئیات رویدادها بدون نیاز به چک کردن مداوم برنامه
- هماهنگی بهتر بین تیم‌ها از طریق اعلان‌های همزمان
- امکان انتخاب روش دلخواه اطلاع‌رسانی (دسکتاپ، درون‌برنامه، ایمیل، موبایل) بر اساس نیاز و شرایط تکنسین
در نرم‌افزار سرویس دسک پلاس چندین متد برای اطلاع رسانی وجود دارد:
حتماً، سروش. اینجا جدول فقط با نام فارسی و انگلیسی روش‌های اطلاع‌رسانی آماده شده است:
| روش اطلاع‌رسانی | Notification Method |
|---|---|
| اعلان دسکتاپ | Desktop Notification |
| اعلان درون‌برنامه | In-App Notification |
| ایمیل نوتیفیکیشن | Email Notification |
| اعلان اپلیکیشن موبایل | Mobile App Notification |
اعلان‌های دسکتاپ
اعلان‌های دسکتاپ کاربران را با اطلاعات جزئی درباره رویدادهای برنامه مطلع می‌کنند. اعلان‌های دسکتاپ به صورت یک کادر کوچک در گوشه پایین سمت راست صفحه نمایش ظاهر می‌شوند. این ویژگی به کاربران کمک می‌کند تا بدون وقفه درگیر برنامه باشند و حتی هنگام کار با برنامه‌های دیگر، به‌روزرسانی‌ها را زیر نظر داشته باش
پیش‌نیاز دریافت اعلان‌های دسکتاپ:
- برنامه باید در حالت HTTPS اجرا شود.
- اعلان دسکتاپ در مرورگر باید فعال شود. برای فعال‌سازی، روی نوار URL مرورگر خود کلیک کنید و گزینه‌های Site settings > Notification > Allow را انتخاب کنید.
سپس...
همچنین می‌توانید اعلان‌های برنامه را با کلیک روی آیکون اعلان در نوار بالایی مشاهده کنید.
کلیک روی یک اعلان دسکتاپ شما را به صفحه جزئیات رویداد هدایت می‌کند.
اعلان‌های درون‌برنامه‌ای (In-App Notifications)
اعلان‌های درون‌برنامه‌ای تکنسین‌ها را از رویدادهایی که در درخواست‌های اختصاص داده شده به آن‌ها رخ می‌دهد مطلع می‌کنند، در حالی که از برنامه استفاده می‌کنند. این اعلان‌ها به مدت ۳۰ ثانیه در گوشه بالای سمت راست صفحه ظاهر می‌شوند.
یک اعلان به تکنسین ارسال می‌شود زمانی که:
- درخواستی به او اختصاص داده شود.
- یادداشتی به درخواست اختصاص داده شده اضافه شود.
- درخواست تأیید ارسال شود.
- عملیات تأیید (تأیید/رد) روی درخواست اختصاص داده شده انجام شود.
پس از بسته شدن پنجره اعلان درون‌برنامه‌ای، می‌توانید با کلیک روی آیکون زنگ در نوار بالایی، اعلان‌ها را مشاهده کنید.
اطلاع‌رسانی از طریق ایمیل
ایمیل نوتیفیکیشن‌ها کاربران یا تکنسین‌ها را درباره رویدادهای مهم مرتبط با درخواست‌ها یا فعالیت‌های برنامه مطلع می‌کنند. این ایمیل‌ها معمولاً شامل جزئیات کامل رویداد و لینک‌هایی برای دسترسی مستقیم به صفحه مربوطه در برنامه هستند.
زمان ارسال ایمیل نوتیفیکیشن:
- زمانی که درخواستی به کاربر یا تکنسین اختصاص داده شود.
- زمانی که یادداشتی به درخواست اضافه شود.
- زمانی که درخواست تأیید ارسال یا انجام شود.
- هر رویداد مهم دیگری که نیاز به اطلاع‌رسانی فوری داشته باشد.
کاربران می‌توانند از طریق لینک موجود در ایمیل، مستقیماً به جزئیات رویداد دسترسی پیدا کنند و اقدامات لازم را انجام دهند.
اطلاع‌رسانی در اپلیکیشن موبایل
اعلان‌های اپلیکیشن موبایل کاربران یا تکنسین‌ها را از رویدادهای مهم مرتبط با درخواست‌ها یا فعالیت‌های برنامه مطلع می‌کنند، حتی زمانی که اپلیکیشن در پس‌زمینه اجرا می‌شود.
این اعلان‌ها به صورت پوش نوتیفیکیشن (Push Notification) روی گوشی ظاهر می‌شوند و کاربران را از اتفاقات فوری آگاه می‌کنند.
رویدادهایی که اعلان موبایل ارسال می‌کنند:
- وقتی درخواستی به کاربر یا تکنسین اختصاص داده شود.
- وقتی یادداشتی به درخواست اختصاص داده شده اضافه شود.
- وقتی درخواست تأیید ارسال شود یا عملیاتی روی آن انجام شود.
- هر رویداد مهم دیگری که نیاز به اطلاع‌رسانی فوری دارد.
با کلیک روی اعلان موبایل، کاربر مستقیماً به جزئیات رویداد در اپلیکیشن هدایت می‌شود.
روش‌های اطلاع‌رسانی در ServiceDesk Plus به تکنسین‌ها، شامل دسکتاپ، درون‌برنامه، ایمیل و موبایل:
| روش اطلاع‌رسانی | توضیح | زمان نمایش/ارسال | اقدامات پس از دریافت | پیش‌نیازها/نکات |
|---|---|---|---|---|
| اعلان دسکتاپ | پیام کوتاه روی دسکتاپ کاربران نشان داده می‌شود. | لحظه‌ای که رویداد رخ دهد، در گوشه پایین سمت راست صفحه نمایش ظاهر می‌شود، تا زمانی که کاربر آن را ببندد. | کلیک روی اعلان → هدایت به صفحه جزئیات رویداد | برنامه باید در حالت HTTPS اجرا شود. اعلان دسکتاپ باید در مرورگر فعال باشد. |
| اعلان درون‌برنامه (In-App) | اعلان‌های لحظه‌ای هنگام استفاده تکنسین از برنامه. | به مدت ۳۰ ثانیه در گوشه بالای سمت راست اپلیکیشن ظاهر می‌شود. | کلیک روی اعلان یا بعداً مشاهده با کلیک روی آیکون زنگ در نوار بالایی. | اپلیکیشن باید باز باشد. |
| ایمیل نوتیفیکیشن | ایمیل با جزئیات کامل رویداد به تکنسین ارسال می‌شود. | بلافاصله پس از وقوع رویداد، به ایمیل تکنسین ارسال می‌شود. | کلیک روی لینک در ایمیل → هدایت به جزئیات رویداد در برنامه. | تکنسین باید ایمیل معتبر داشته باشد و تنظیمات اعلان ایمیلی فعال باشد. |
| اعلان اپلیکیشن موبایل (Push Notification) | پیام فوری روی گوشی یا تبلت تکنسین ظاهر می‌شود. | بلافاصله پس از رویداد، حتی اگر اپلیکیشن در پس‌زمینه باشد. | کلیک روی اعلان → هدایت به جزئیات رویداد در اپلیکیشن موبایل. | اپلیکیشن موبایل نصب و تنظیمات پوش نوتیفیکیشن فعال باشد. |
| پیامک | ارسال پیامک SMS | پس از فراخوانی وبسرویس سامانه پیامکی | - | انجام تنظیمات سامانه پیامکی در قسمت ادمین |
💡 رویدادهایی که این اطلاع‌رسانی‌ها را تحریک می‌کنند:
- اختصاص درخواست به تکنسین
- افزودن یادداشت به درخواست اختصاص داده شده
- ارسال درخواست تأیید یا انجام عملیات تأیید/رد
- سایر رویدادهای مهم که نیاز به اطلاع‌رسانی فوری دارند.
