نیازسنجی، تعریف، طراحی و پیاده سازی هر پروژه ای در سازمان ها از اولویت بسزایی برخوردار ست که متاسفانه در اکثر اوقات بدلیل عدم بررسی و تجریه و تحلیل دقیق اجرای آنها محکوم به شکست در حین پیاده سازی می شوند بنابراین برای اجرای یک پروژه موفق در سازمان نیازمند بهره گیری از مفاهیم درست تجزیه و تحلیل داریم تا به واقع آنچه را که فکر می کنیم همان شود نه اینکه” چی فکر می کردیم چی شد!”

تجزیه و تحلیل SWOT در مقابل تجزیه و تحلیل GAP

هر دو تجزیه و تحلیل SWOT و تجزیه و تحلیل GAP برای ارزیابی کسب و کار استفاده می شود که جنبه های مختلفی از کسب و کار را شامل می شود. با این حال، خروجی یکی را می توان به عنوان ورودی برای دیگری و بالعکس استفاده کرد. این مقاله مقدمه ای مختصر برای هر دو تکنیک، چگونگی ارتباط این دو با یکدیگر و راهنمایی هایی برای طراحی این نمودار ها ارائه می دهد. تجزیه و تحلیل SWOT اغلب توسط شرکت ها استفاده می شود در حالی که تجزیه و تحلیل GAP اغلب استفاده نمی شود.

تحلیل SWOT چیست؟

SWOT نشان دهنده نقاط قوت، ضعف، فرصت ها و تهدیدات است. گاهی اوقات از آن به عنوان تجزیه و تحلیل SLOT با مسئولیت هایی که به جای نقاط ضعف قرار دارند، نیز یاد می شود. این تحلیل شامل:

1. توانمندی ها – مزیت های شرکت در رقابت های دیگر
2. ضعفها – نقاطی که نیاز به بهبود در مقایسه با رقبا دارند
3. فرصت ها – روند و شکاف بازار برای استفاده از فرصت ها
4. تهدیدات – عوامل خارجی که می توانند کسب و کار شما را تهدید کنند

شناسایی این عوامل و با توجه به همه موارد سبب می شود تا برنامه ریزی فعالیت های آینده شما را آسان تر می کند. نرم افزار تجزیه و تحلیل SWOT Creately، یک نمونه آنلاین از تحلیل SWOT است که فرایند تجزیه تحلیل را بصورت گرافیکی و بصری ساده تر می کند تا آنها را در یک نمودار واحد تجسم کنید. شما حتی می توانید آن را ویرایش کنید با استفاده از قابلیت های همکاری در زمان واقعی به اشتراک بگذارید.

خواندن مرتبط: تجزیه و تحلیل SWOT تجزیه و تحلیل PEST

تجزیه و تحلیل GAP چیست؟

GAP یا گپ: یعنی تحلیل شکاف و فاصله بین نیاز تا اجرا!

در یک شرکت یا سازمان، تجزیه و تحلیل GAP عملکرد واقعی را با عملکرد بالقوه مقایسه می کند. گاهی اوقات برای تجزیه و تحلیل به شکاف، ارزیابی و نیاز بازار نیاز دارد. یک شرکت عوامل تعیین کننده وضعیت فعلی خود را تعیین می کند، یعنی عوامل فزاینده ای را برای رسیدن به هدف مورد نظر خود تعیین می کند و سپس چگونگی پر کردن فاصله بین دو عامل را تعیین می کند. این مهم است زیرا به شناسایی اینکه آیا یک سازمان در حال انجام آن است و یا در قادر به انجام آن نیست، کمک می کند، چرا که به پتانسیل ها تمرکز نمی کند. این به شناسایی نقص در تخصیص منابع، برنامه ریزی، تولید و غیره کمک می کند. در یک کلام مختصر می توان تجزیه و تحلیل GAP را شناسایی هر آنچه را که برای انجام یک پروژه نیاز هست را شامل می شود.

تصور کنید که از شما بخواهند تا وضعیت رسیدگی به تماس‌ها را در مرکز تماس سازمان خود بهبود ببخشید. تعدادی راهکار در ذهن دارید. اما پیش از اینکه بهترین راهکار را انتخاب کنید، باید مشخص کنید که برای رسیدن به اهداف پروژه چه‌کاری واقعاً نیاز است انجام شود.!؟ اینجاست که تجزیه‌وتحلیل شکاف مفید واقع می‌شود. این تجزیه‌وتحلیل یک ابزار ساده است که به شما کمک می‌کند شکاف بین وضعیت موجود و وضعیت آینده را که می‌خواهید به آن برسید یعنی نقطه A تا B یک پروژه! و اقداماتی که برای بستن یا پر کردن این شکاف باید انجام شوند را شناسایی کنید. تجزیه‌وتحلیل شکاف زمانی مفید واقع می‌شود که در آغاز پروژه و وقتی‌که می‌خواهید یک پرونده کسب‌وکار تهیه کنید، انجام شود. همچنین زمانی که می‌خواهید اقدامات لازم برای تحویل پروژه را شناسایی کنید، انجام این تجزیه‌وتحلیل ضروری است.

تجزیه و تحلیل SWOT در مقابل GAP تجزیه و تحلیل

• تجزیه و تحلیل SWOT و تجزیه و تحلیل GAP می تواند در زمینه های مختلف مورد استفاده قرار گیرد و آنها ممکن است معنای دیگری در این زمینه ها داشته باشند. در زیر تجزیه و تحلیل SWOT در مقابل تجزیه و تحلیل GAP در یک سازمان را نشان می دهد.
• تجزیه و تحلیل SWOT یک شرکت را در برابر همتایان (رقبای) خود ارزیابی می کند، در حالیکه تحلیل GAP یک ارزیابی درونی برای شناسایی کمبود عملکرد اجرایی است.
• تجزیه و تحلیل SWOT برای برنامه ریزی طولانی مدت انجام می شود، در حالیکه تجزیه و تحلیل GAP برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت انجام می شود.
• تجزیه و تحلیل SWOT اغلب یک مطالعه جامع است که بسیاری از جنبه ها و بسیاری از رقبا را ارزیابی می کند. تجزیه و تحلیل GAP می تواند بسیار ساده باشد برای تنظیم یک فرآیند.
• تجزیه و تحلیل SWOT کمک می کند تا بین محصولات و انتخاب های بیشتر در بازار، بهترین را بسنجید و ارایه کنید در حالیکه در تجزیه و تحلیل GAP می توانید نحوه رسیدن و تکمیل شکاف رسیدن به محصول انتخاب شده را ارزیابی کنید.

چه زمانی از SWOT استفاده کنیم چه زمانی از GAP؟

همانطور که در ابتدای بحث مطرح شد هر کدام از این تجزیه و تحلیل ها می تواند خروجی یا ورودی دیگری باشد مثلا شما برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است ابتدا بازار را بررسی و بر اساس تجزیه و تحلیل SWOT چندین انتخاب را پیش روی داشته باشید در این حال اطلاعات بدست آمد می تواند ورودی GAP باشد تا به نقطه صفر نیاز سازمان و رسیدن به یکی از انتخاب ها ( نرم افزار اتوماسیون اداری) سریعتر دست پیدا بکنید. یا اینکه ابتدا نیاز سازمان را برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری بررسی و کلیه شکاف های پوشش این نیاز را از طریق تجزیه و تحلیل GAP ابتدا بدست می آورید و سپس اطلاعات آنرا بعنوان ورودی تجزیه و تحلیل SWOT قرار می دهید.

در هر صورت برای پیشبرد هر پروژه ای تحقیقاتی، توسعه ای و یا پیاده سازی شما عملا به این تجریه و تحلیل ها نیاز دارید اینکه ابتدا باید SWOT را انجام داد بعد GAP را و یا برعکس تفاوتی نمی کند در هر صورت شما نتایج یک تجزیه و تحلیل را بعنوان ورودی تجزیه و تحلیل دیگری می توانید بکار ببندید.

اما در این مثال با استفاده از به روش ها، نیاز هست شما ابتدا تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید و سپس از اطلاعات آن برای ورودی GAP استفاده کنید چراکه تجزیه و تحلیل GAP بدون ارزیابی بازار و محصولات نتایج متفاوتی خواهد داشت!

یکی از مهم‌ترین نیازهای امروزی شرکت‌ها و سازمان‌ها در حوزه امنیت اطلاعات، مسئله استانداردسازی و میزان تطابق فرآیندها، مکانیزم‌ها و کنترل‌های امنیتی سازمانی با معیارهای معتبر جهانی است. در این خصوص معمولاً سازمان‌ها با بهره‌گیری از استانداردهای بین‌المللی اقدام به سنجش میزان تطابق فعالیت‌های خود با اصول و مفاهیم استانداردشده می‌نمایند.

بنابراین برای شناسایی شکاف بین نیاز سازمان تا اجرا از GAP استفاده می شود که بدین ترتیب یک سازمان می‌تواند از مزایای حاصل از نتایج این اقدام به شرح زیر بهره‌‌مند شود:

1. سنجش میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی استانداردهای امنیت اطلاعات نظیر ISMSو یا سایر استاندارها ITSM؛ ITIL؛ COBIT
2. برنامه ریزی دقیق‌تر و اختصاص بهینه منابع برای پروژه‌های بهبود ؛
3. برآورد هزینه و زمان پروژه‌های بهبود آینده؛
4. شناسایی نقاط ضعف امنیتی عمده که نیازمند رسیدگی و واکنش سریع هستند؛
5. آشنایی کارشناسان با اصول مدیریت مطابق با استانداردهای مرجع؛
6. آگاهی از میزان فاصله و مسیر پیش رو برای رسیدن به حد مطلوب ؛

تجسم و همکاری در برنامه ریزی

با  استفاده از SWOT و نمودارهای GAP، همکاری و تجسم نقش مهمی را ایفا می کنند. به عنوان مثال در مورد تجزیه و تحلیل SWOT، شما نیاز به دریافت ورودی از بسیاری از افراد دارید، بنابراین روند باید برای همه شفاف باشد. این جایی است که ابزارهای همکاری در زمان واقعی نقش مهمی را ایفا می کنند. شما می توانید نمودار SWOT یا GAP را با مجموعه ای از افراد تیم به اشتراک بگذارید و همزمان آن را ویرایش کنید. به دلیل همکاری در زمان واقعی، شما می توانید تغییرات یکدیگر را بلافاصله مشاهده کنید، و آن را بسیار آسان برای اصلاح آنها. برای این منظور از ابزار Created یا VISIO و سایر ابزارهای طراحی SWOT می توانید بهره بگیرید.

بنابراین اگر به دنبال ارزیابی نیاز سازمان به یک نرم افزار جهت پیاده سازی فرایندهای ITIL هستید با مدل تجزیه و تحلیل SWOT سرویس دسک پلاس شفافیت کاملی برای مدیران سازمان جهت انتخاب محبوب ترین ابزار پیاده سازی ITIL می توانید ارایه کنید.

Strengths- نقاط قوت:

1. انتخاب بیش از ۲۰۰٫۰۰۰ سازمان در جهان
2. هزینه کم نسبت به سایر راهکارها
3. پوشش فرایندهای ITIL
4. پیکربندی و استفاده آسان
5. ادغام پذیری با سایر محصولات Managenegine
6. یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
7. امنیت بالا
8. دارای Roadmap ارایه نسخ جدید

 Weaknesses- نقاط ضعف:

1. عدم پوشش زبان فارسی و تقویم شمسی
2. عدم وجود مستندات آموزشی فارسی در سایت مرجع

 Opportunities- فرصت‌ها:

1. افزایش بهره وری عملکرد کارشناسان فناوری و ارایه کننده های خدمات
2. کاهش هزینه های ارایه خدمت به کاربر
3. همپوشانی کلیه فرایندهای بخش های مرتبط در سازمان

 Threats- تهدید‌ها:

1. تنوع نرم افزارهای HelpDesk که بجای سرویس دسک اشتباه در سازمان بکار گرفته می شود!
2. عدم حمایت مدیریت ارشد و مدیران انفورماتیک از استقرار کامل سرویس که منجر به شکست خواهد شد.

  شرکت مدانت با تولید بسته فارسی سرویس دسک پلاس عملا نقاط ضعف استفاده از این سرویس را در ایران بطور کامل از بین برده و با ایجاد مرجع آموزشی آنلاین، آموزه های حضوری، ویدیویی و موشن گرافیک این فقدان را نیز پوشش داده است و همچنان سازمان شما علاوه بر بهرمندی از فرصت ها، نقاط قوت و نقاط ضعف (پوشش داده شده توسط مدانت) قادر خواهید بود تا بهترین گزینه را برای انتخاب ابزار پیاده سازی ITIL داشته باشید!

#MedaNet #ServiceDesk #ITIL #ITSM #ITAM #ITOM #Manageengine #Zoho #Webtick #Agile