پُتک هایی بر سر مدیر انفورماتیک
هزینه های سرسام آور واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات
واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات به گفته بسیاری از مدیران ارشد هزینه بر است، و یک دپارتمان درآمد زا نظیر تولید یا فروش و بازاریابی محسوب نمی شود چراکه مدام در حال گذاشتن هزینه های سنگین روی دست سازمان است! اگرچه این باور تا حدود بسیار زیادی غلط است اما در هر صورت واحد فناوری اطلاعات درآمد مستقیمی بعنوان پول! به سازمان سرازیر نمی کند اما فناوری به شدت هزینه های سازمان را کاهش می دهد بخش اعظمی از این ذهنیت مدیران ارشد به ضعف یا ناتوانی مدیر انفورماتیک در توجیه دقیق، شفاف و صحیح مدیران ارشد باز می گردد مدیر انفورماتیک نیازی نیست زور بزند تا یک سرویس یا یک تجهیز را به رده های بالاتر بقبولاند. تنها چیزی که بسیاری از مدیران انفورماتیک به آن اشاره نمی کنند این است: که خودِ کاهش هزینه، نوعی درآمد است!
داستان هزینه های سرسام آور فناوری اطلاعات از نظر مدیریت ارشد چیست؟
یکی از بدترین سناریوهایی که در بسیاری از سازمان ها بخصوص سازمان های دولتی و خصولتی ایران وجود دارد، طرح های مناقصه، استعلام قیمت و... یعنی سازمان می خواهد تجهیز یا سرویس جدیدی را با کمترین قیمت خریداری کند!
مشکلی هست!؟ بله مشکل اینجاست موضوع نیاز مطرح شده با میزان واقعی نیاز سازمان، همخوانی ندارد!
قبول دارید که سازمانی که قصد خرید چیزی دارد در حقیقت یک نیاز را دنبال می کند!؟ اگر این نیاز را خوب ارزیابی نکند بدون شک متضرر خواهد شد حتی اگر ارزان ترین را خریداری کرده باشد!؟
می پرسید چطور!؟
متاسفانه اکثر بخش های سازمان بخصوص فناوری اطلاعات و ارتباطات فاقد یک بخش بنام مهندسی خرید است! مهندسی خرید در حقیقت به فرایند نظامند و فنی تخصصی یک خرید گفته می شود که توسط یک یا چند فرد ارایه می شود.
این فرایند نظامند به بررسی دقیق نیازهای جاری، نیازهای آتی، انتظارات سازمان، هدف از خرید، اهداف جانبی، مطالعه دقیق بازار، مطالعه دقیق ارایه کنندگان می پردازد تا بتواند دقیقا برای آنچه که نیاز دارد همانقدر هم هزینه کند و همان قدر هم که انتظار دارد بدست بیاورد نه کمتر نه بیشتر!
هزینه های انفورماتیک در هر سازمانی از این ۷ مورد زیر جدا نیست.
- حقوق و مزایای پرسنل فناوری اطلاعات و ارتباطات
- هزینه خرید تجهیزات سخت افزاری
- هزینه خرید سرویس های نرم افزاری
- هزینه خرید سرویس های ارتباطی نظیر اینترنت- اینترانت و..
- هزینه های R&D
- هزینه های پشتیبانی سرویس ها و... پیمانکاران
- هزینه های متفرقه
اگر دقت کرده باشید در تمامی موارد فوق خرید اتفاق می افتد حتی استخدام یک کارشناس جدید در حقیقت یک نوع خرید است! بنابراین استخدام نیروها نیز به شدت نیازمند مهندسی خرید است. اگر ریز نیازمندیهای خرید را به نحو احسن تدوین و مهندسی نکنیم باید منتظر پُتک های مدیریت ارشد بر سر انفورماتیک باشیم. پس مهندسی خرید به شما این امکان را می دهد که در یک کارگروه ویژه با یک چشم انداز واقعی و میان مدت ۵ ساله بتوانید افق هزینه کرد مطلوب را تدوین کنید. بنابراین پیش از هر چیزی شما باید از علاقمندان و فعالان فناوری ارتباطات در هر خریدی، جلسات مشترک با طوفان های فکری به راه بیندازید تا دقیقا نیاز را پس از چکش کاری های فراوان آخته و گداخته کنید شما در این حال باید فکر کنید که برای خودتان قرار است یک خرید انجام دهید آنگونه که برای خودتان چیزهای زیادی را لحاظ می کنید برای سازمان هم اینگونه باشید.
میلتون فریدمن در جشن تولد نودسالگی خویش ، فلسفه انتخاب عمومی را در خصوص اینکه پولهایمان چگونه خرج میشود!؟ چنین بیان می کند :
وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای خود چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند و چه چیزی می خرد.
وقتی یک نفر پولش را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه مقدار خرج می کند ، اما درباره اینکه پولش را صرف خرید چه چیزی کرده است کمتر دقت می کند.
وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای خودش چیزی بخرد ، بسیار مراقب است که چه چیزی می خرد ، اما درباره اینکه چه مقدار خرج می کند ، چندان مراقب نیست.
و وقتی یک نفر پول فرد دیگری را خرج می کند تا برای فرد دیگری چیزی بخرد ، نه به مقدار پولی که خرج می کند و نه به آن چیزی که برایش پول خرج کرده است توجهی نمی کند و این کار دولت است برای شما.
ما بعنوان مدیر فناوری اطلاعات که وظیفه مدیریت این دپارتمان و هدایت صحیح آن را برعهده داریم باید دقیقا به این بیندیشیم که قرار است پول خودتان را خرج کنید در اینحال پس از تحقیقات فراوان مراقب هستید که چه مقدار هزینه می کنید و چه چیزی می خرید! اگر اینگونه نباشید شما فناوری اطلاعات را به سمت انتقادات مدیریت ارشد در نهایت سوق خواهید داد. اصلا مدیریت فناوری اطلاعات چیزی جز مدیریت صحیح منابع (سرمایه انسانی و سایر منابع ) نیست.
ادامه مطلب در صفحه بعد…
