در این مقاله می‌خوانید:
در سال‌های اخیر، مدیریت پروژه بیشتر از قبل مهم شده است. دلیل آن این است که برای شرکت‌های مدرن ضروری است که به سرعت و انعطاف‌پذیری به نیازهای جدید پاسخ دهند.
هنگامی که یک کسب و کار باید به یک کار کاملاً جدید بپردازد، معمولاً لازم است که متخصصان از مناطق بسیار مختلف و بخش‌های شرکتی با هم کار کنند. در اینجا تعریف یک پروژه منطقی خواهد بود: این درجه بالاتری از انعطاف پذیری را تضمین میکند زیرا فراتر از عملیات روزانه است. کار پروژه مزایای پیدا کردن راه حل‌های مشترک را به سرعت و به طور مؤثر فراهم میکند.
بر خلاف عملیات تجاری که تکراری است و مدتهاست در شرکت انجام می‌شود پروژه‌ها یک عملیات غیرتکراری‌اند. حتی زمانی که چندین رویکرد برای رسیدن به هدف پروژه توسعه یافته است، نتیجه اغلب غیر قابل محاسبه است.
به همین دلایل، دسترسی به برنامه ریزی پروژه قابل اعتماد، تعهد مشخص منابع لازم و مهمتر از همه، قوانین روشن برای کار پروژه ضروری است.
تمام این فعالیت‌ها تحت عنوان “مدیریت پروژه” خلاصه می‌شوند:
چه چیزی پروژه است؟ چه کاری باید انجام داد و فاکتورهای موفقیت پروژه چیست؟
چه کسی پاسخگوست؟ چه کسی چه کاری باید بکند؟ نقش‌های پروژه کدامند؟
ساختار پروژه چگونه است؟ ساختار عملیات اجرایی چگونه است؟مراحل اجرای پروژه چگونه است؟
چگونگی مدیریت پروژه چگونه است؟ چک لیست‌ها و الگوهای کار و پروژه چگونه است؟
یک پروژه چیست؟
اغلب، هر کار بزرگی را به اشتباه به عنوان یک “پروژه” طبقه بندی می‌کنند درحالی‌که اینگونه نیست. به عنوان یک قاعده، شرایط عمومی زیر باید برای تکمیل وظایف در قالب یک پروژه انجام شود:
یک پروژه را می‌توان “موفق” در نظر گرفت اگر خروجی تعریف شده در سفارش پروژه در چارچوب زمانی و بودجه برنامه ریزی شده و با منابع برنامه ریزی شده تحویل داده شود.
اما مراقب باشید: با توجه به این واقعیت که یک پروژه منحصر به فرد و پیچیده است، خطر عدم دستیابی به نتایج مورد نظر را نیز دارد.
با این حال، خطر شکست را می‌توان به طور قابل توجهی از طریق مدیریت دقیق پروژه کاهش داد تا اطمینان حاصل شود که:
و در نهایت، عوامل بسیار متفاوت به موفقیت یک پروژه کمک می‌کنند. این عوامل از مسائل فنی تا توافقات سازمانی و جنبه‌های بین فردی متغیر است.
بنابراین همانطور که از بالا می‌بینیم، یک پروژه نمی‌تواند به عنوان بخشی از کسب و کار معمول روزانه اجرا شود، اما قوانین خود را دارد.
یک سازمان پروژه مناسب به حداقل رساندن تلفات اصطکاکی و تأخیر در پروژه کمک میکند. این خدمت کمک میکند به:
هنگامی که تیم‌های چند حوزه و چند بخش ورود می‌کنند و برای مدت زمان محدودی در وظایف فردی با هم کار می‌کنند، ضروری است که ساختارهای سازمانی در شرکت انعطاف پذیر باشند، به عنوان مثال اجازه همکاری مستقیم بین متخصصان.
گنجاندن افراد از زمینه‌های مختلف تخصصی، ساختارهای سازمانی و سطوح سلسله مراتبی، مسئله مسئولیت‌های پروژه را به وضوح تعریف میکند. علاوه بر این، جریان سریع اطلاعات و ارتباطات نزدیک مورد نیاز است.
هنگام همکاری با یکدیگر در تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه، بنابراین لازم است از ابتدا تعیین شود که چه کسی در پروژه شرکت خواهد کرد؟ باید تعریف شود که وظایف، مسئولیت‌ها و شایستگی‌های مربوطه انها چه خواهد بود. به همین ترتیب، جریان اطلاعات بین اعضای تیم پروژه باید تعیین شود.
مردم تمایل دارند فرض کنند که این کار بیشتر یا کمتر به طور خودکار عمل خواهد کرد. با این حال، دستورالعمل‌ها ممکن است در اینجا نیز مفید باشند و ممکن است در دراز مدت به طور قابل توجهی به کاهش زمان سرمایه گذاری اعضای تیم پروژه در پروژه کمک کنند.
تعریف وظایف و مسئولیت‌های متمایز، یعنی نقش‌های پروژه در یک ساختار سازمانی مفید است:
این عمل ثابت شده است که چرخه پروژه را به مراحل مختلف تقسیم میکند. این یک رویکرد برنامه ریزی است که امکان به دست آوردن نتایج موقت قابل اندازه گیری در طول اجرای پروژه را فراهم میکند، بنابراین خطرات پروژه را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. علاوه بر این، بحث و تصمیم گیری در مورد دوره‌ای که برای پروژه تعیین می‌شود، بسیار اسان تر است، اگر داده‌های مربوط به نتایج نقطه عطف و انحراف از برنامه‌ها در دسترس باشد.
هدف از برنامه ریزی مرحله این است که پیشرفت پروژه شفاف باشد.
| سازمان عملیاتی فرایندهای پروژه مراحل پروژه: اهداف و وظایف | ||
| مرحله پروژه | اهداف | وظایف |
| آغاز پروژه | هدف پروژه مشخص شده است امکان سنجی بررسی شده استتصمیم گیری در مورد اجرای پروژه گرفته شده است | مشخص کردن تکالیف و وظایف انجام ارزیابی هزینه انجام تجزیه و تحلیل ریسک و PESTLE (P = سیاسی، E = اقتصادی، S = جامعه شناختی، T = تکنولوژیکی، L = حقوقی، E = محیط زیست)راه اندازی برنامه ریزی پروژه خشن ایجاد سازمان پروژه جلسه شروع بازی را برگزار کنید |
| برنامه ریزی پروژه | بسته‌های کاری تعریف شده‌اند مبانی تکمیل موفقیت آمیز پروژه در مرحله اجرا گذاشته می‌شود | تعریف، ارزیابی و تعیین بسته‌های کاری تنظیم برنامه زمانی ایجاد برنامه هزینه اماده سازی محیط کار (زیرساخت پروژه) |
| اجرای پروژه | نتایج پروژه تعریف و تأیید می‌شود | اجرای بسته‌های کاری اجرای کنترل پروژه ریسک مداوم و مدیریت کیفیت آغاز و هماهنگی تغییرات پروژه، در صورت لزوم انجام پذیرش فنی |
| بسته شدن پروژه | ارزیابی پروژه طبق (تاریخ، هزینه‌ها، توسعه پروژه) انجام می‌شود سازمان، پروژه را منحل میکند. پروژه به طور رسمی تکمیل شده است | اماده سازی گزارش پایانی پروژه ارائه نهایی تحویل و اطمینان از نتایج |
استانداردهای مدیریت پروژه
سه استاندارد مدیریت پروژه زیر در سراسر جهان پذیرفته شده است:
از سویی شما قادرید تا با چارچوب ITIL مدیریت پروژه را به نحو احسن پیش ببرید. برای این منظور مقالات مرتبط را حتماً بخوانید:
