قالب وردپرس

یکپارچگی شکست خورده با ERP

هزینه واقعی ERP

هزینه واقعی ERP

یکپارچگی شکست خورده با ERP

برنامه‌ریزی منابع سرمایه ای (به انگلیسی: Enterprise resource planning) (به اختصار ERP)، دارای ۲ تعریف است:

۱- تعریف ۱) ERP : شامل طیف وسیعی از فعالیت‌های مختلفی است که به بهبود عملکرد یک سازمان منتهی می‌شود و تمام داده‌ها و فرایندهای یک سازمان را در یک سیستم نرم‌افزاری و در قالب یک بانک اطلاعاتی به صورت پیوسته، منظم و دقیق مدیریت می‌نماید.

۲-تعریف ۲) ERP : شامل چندین برنامه کاربردی است که به صورت یکپارچه همه فعالیت‌های داخلی یک سازمان را در گستره واحدهای عملیاتی سازمان مدیریت می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند بازه وسیعی از مدیریت فروش، مدیریت تأمین، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت، مدیریت انبار، مدیریت لجستیک، مدیریت نگهداری و تعمیرات، مدیریت پروژه، مدیریت مالی، مدیریت قیمت تمام شده، مدیریت منابع انسانی و مدیریت مهندسی را شامل شود.

در هر دو تعریف هدف از ERP، مدیریت برنامه‌ریزی منابع سازمان یا ۴M که شامل:  Man Machine, Material, Money (مواد، ماشین آلات، پول و نیروی انسانی) می‌باشد و به سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌نماید تا فرایند دقیق برنامه‌ریزی کلیه منابع سازمان را در جهت کاهش هزینه و افزایش درآمد مدیریت نمایند.

اما تعریف ۱ باتوجه به آخرین گزارشات نشریه گارتنر یک ایده شکست خورده است در این مقاله قصد داریم تا در خصوص دلایل شکست تعریف ۱ و چگونگی اجرای تعریف ۲ از ERP بپردازیم:

تاریخچه پیدایش ERP

جرقه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی به جنگ جهانی دوم برمیگردد و به تدریج استفاده از این سیستم‌ها در شرکت‌ها و سازمان‌ها عمومیت پیدا کرد. در دهه ۶۰ میلادی شرکت IBM سیستم کنترل انبار و برنامه‌ریزی تأمین مواد MRPI پیاده‌سازی کرد و تا دهه ۷۰ میلادی که شرکت SAP ERP مفهوم دقیق تری از MRP I و سپس MRP II را در سیستم‌های خود طراحی و پیاده‌سازی کردند. رفته رفته در کنار این سیستم‌ها سیستم‌های دیگری چون سیستم‌های مالی، فروش، نگهداری و تعمیرات، منابع انسانی و … طراحی و در سازمان‌ها مورد استفاده قرار گرفتند و جزیره‌ای بودن آن‌ها باعث بروز مشکلات متعددی شد. از طرف دیگر طراحی این سیستم‌ها به صورت وظیفه گرا Function Oriented بود عدم نگاه فرایندی مشکلات دیگری در سازمان‌ها بوجود آورده بود. شرکت آلمانیSAP اولین شرکتی بود که مفهوم دقیق ERP را با نگاه یکپارچه و فرایند محور در تمام حوزه‌های عملیاتی و برای صنایع مختلف طراحی و در بسیاری از شرکت های دنیا پیاده‌سازی کرد از سال ۱۳۸۰ به عنوان کامل‌ترین ارائه دهنده ERP در دنیا معروف است.

که البته در سال ۲۰۱۸  اوراکل نت سوئیت این جایگاه را از آن خود کرد. مهمترین نرم افزارهای تحت عنوان ERP تعریف ۱ در جهان شامل:

  1. Oracle Netsuite
  2. QuickBooks
  3. SAP
  4. Microsoft Dynamics
  5. Infor
  6. EPICOR

 

سامانه‌های ERP اصولاً باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:

  • Enterprise- باشد یعنی: بتواند به صورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هُلدینگ (ممکن است برخی از شرکت‌ها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبان‌ها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد
  • Resource-باشد یعنی: فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
  • Planning-باشد یعنی: قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.

 

چند سالی است که موضوع یکپارچگی سرویس های نرم افزاری در سازمان ها مطرح است و بسیاری از شرکت های داخلی و خارجی به تولید نرم افزارهای جامعی تحت عنوان ایده ERP اقدام می کنند تا علاوه بر استفاده از مزایای یکپارچگی بتوانند تمام منابع سازمان را بصورت فرایندی و از یک درگاه واحد را دنبال کنند اما بسیاری از آنها غافل هستند که بیش از ۷۵% پروژه های ERP در تعریف ۱ در جهان شکست خورده است در این مقاله به چند و چون این شکست ها می پردازیم:

خطرات هنگام بهینه سازی پیاده سازی ERP شما چیست؟

تنها چیزی که برای ساده سازی و پشتیبانی از عملیات تجاری کار می کند قابلیت های برنامه نویسی منابع سازمانی (ERP) است. برای کسب و کار، یکی از مهم ترین جنبه های  بهبود و تسریع فرایندها، انتخاب ERP است که به طور عمده بر موفقیت یک ابتکار نرم افزار سازمانی تاثیر می گذارد. با این حال، در عمل، نرم افزارهایی که با این هدف وارد سازمان ها می شوند به طور کامل توسعه نمی یابد و قادر به نیل به اهداف خود را نخواهد داشت

اغلب سازمانها توانایی های داخلی ندارند تا پیچیدگی ها و خطرات مرتبط با آن را مدیریت کنند. بنابراین، آنها توانایی یک فروشنده خارجی پیاده سازی ERP را در اختیار می گیرند. در حالی که پلتفرم ERP می تواند در تبدیل فرصت ها به نفع توسعه و سازمان باشد.

در یک تحقیق توسط گارتنر مشاهده شد که ۷۵ درصد از پروژه های ERP از مدار اجرای عملیاتی خارج می شوند و این تنها به دلیل میزان خطراتی است که در طول پیاده سازی رخ می دهد. در نهایت، این خطرات باعث ایجاد تاخیرهای گران قیمت می شود. این بدان معنی است که به طور کلی سازمان ضروری است برای رفع خطرات و تلاش برای کاهش کارایی پیاده سازی ERP موفق عمل کند.

برای کمک به کسب و کار در از بین بردن امکان هر گونه شکست به دلیل این خطرات، ما موارد بحرانی را شناسایی کرده ایم که باید قبل از آن، در طی و پس از اجرای ERP مورد توجه قرار گیرند:

کنترل کامل در پیاده سازی ERP

قدرت تصمیم گیری مربوط به بودجه و زمان بندی، استراتژی منابع، انتخاب نرم افزار و فروشنده و روش شناسایی در استقرارموفق این سامانه ها مهم است، بنابراین یک کسب و کار باید همه جنبه های پروژه پیاده سازی را مورد توجه قرار دهد. شکست در کنترل پروژه می تواند به دستیابی کمتر از آنچه که از اجرای ERP انتظار می رود، منجر شود از قبیل مسائل ارتباطی، تاخیر، عدم حمایت داخلی و بیش از همه بودجه.

هماهنگی با نیازهای اجرایی

عدم توجه به هماهنگی و انسجام نرم افزار با نیازهای اجرایی، مهمترین جنبه ای است که شرکت ها در اجرای ERP شکست می انجامد. راه حل اینست که ابتدا همه نیازهای و فرایندهای کسب و کار را که باید از طریق توانایی های ERP انجام شود، به طور کامل تهیه و تایید کنید. بدون در نظر گرفتن نیازهای دقیق که باید راه حل ERP را تامین کند، خطرات متعددی را ایجاد می کند. یک کسب و کار ممکن است از هماهنگی ضعیف سیستم ERP با عملیات تجاری، شکاف در جریان روند، مستند سازی ناقص خطاهای تست و قابلیت های غیر ضروری سفارشی رنج فراوانی ببرد.

فقط دسترسی و دسترسی داده های ضروری

پس از راه اندازی راه حل ERP، داده ها تحت هر درخواست و نیازی جمع آوری شده و قابل دسترسی هستند. بنابراین، باید طبقه بندی داده ها به خوبی برنامه ریزی شده، فیلتراسیون، نقشه برداری و مهاجرت از سایر نرم افزارها و در دسترس بودن داده ها برای عملیات مورد نظر قرار دهد. عدم انجام این کار باعث طبقه بندی نادرست داده های حساس، شناسایی صاحبان داده ها، مهاجرت و اعتبار نامناسب داده ها، فیلتر کردن اطلاعات نادرست و تجزیه و تحلیل نادرست به هنگام مهاجرت خواهد شد.

بیشتر بخوانید  ویترین شکسته سازمان!

پیروی از پروتکل های نظارتی

پروتکل های نظارتی نقش مهمی در موفقیت پیاده سازی ERP بازی می کنند. پیوستن به آنها شامل پروتکل های امنیتی، داشتن اقدامات موثر امنیتی سایبری، جلوگیری از نشت اطلاعات، اطمینان از استفاده بهینه از توانایی های ERP، داشتن حقوق خودکار و دسترسی به اطلاعات حساس و از بین رفتن احتمالات درگیری های عملیاتی است. علاوه بر این، مطابق با الزامات قانونی، مشروعیت بخشیدن به شیوه های تجاری با توجه به استانداردهای صنعتی کمک می کند.

داشتن زیرساخت فناوری مناسب

هیچ راه حل پیشرفته و یا محصول نرم افزاری مورد نیاز برای کسب و کار شما بر روی سخت افزار و سیستم های قدیمی قابل ارایه نیست. درست مانند ERP که به طور خاص برای پاسخگویی به نیازهای شما طراحی شده و سفارشی شده، کسب و کار شما نیز از زیرساخت های مناسب پشتیبانی کند. هر گونه نرم افزار یا سخت افزاری که مورد استفاده قرار می گیرد، باید مطمئن شوید که آنها با توجه به پویایی کسب و کار شما به روز شده و افزایش یافته است. سیستم ها، شبکه ها و راه حل های شما باید قادر به محافظت از کسب و کار شما از نفوذ، ویروس ها، بدافزارها و تکنولوژی های مضر باشند که ممکن است شناسایی نامشخص اینترفیس ها و سیستم های شخص ثالث، عملکرد سیستم ناامید کننده، مشکلات عملکرد غیر برنامه ریزی شده و خطاهای داده باشد.

پشتیبانی مداوم

با تکنولوژی در حال رشد همیشه، مانند هر نرم افزار دیگر، عمر مفید برنامه های ERP وجود دارد. بسته به اندازه و نیاز سازمان شما، عمر مفید یک راه حل ERP تازه اجرا شده معمولا ۳ تا ۵ سال می باشد. با این حال، برای اجرای موفقیت آمیز، اغلب ارتقاء نسخه راه حل خوبی است. یک سیستم پشتیبانی قوی با حمایت حرفه ای های صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات که به طور مداوم برای به روز رسانی و ارتقاء ویژگی های راه حل ERP خود تلاش می کنند، پشتیبانی کسب و کار شما را بر عهده خواهد گرفت.

یکپارچگی چیست؟

همین که سازمان ها قدری توسعه پیدا می کنند نیاز به یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه ه شدت احساس می شود. اما یکپارچگی چیست؟ چه ارتباطی با توسعه سازمان دارد؟ مزایای آن و معایب آن چیست؟ آن این ایده بواقع مرهم درد رشد سازمان است؟ در ادامه درباره مفهوم یکپارچگی، عملیات هایی که قابلیت یکپارچگی دارند و چگونگی پیشرفت کسب و کار ها با کمک یکپارچگی، خواهیم پرداخت.

یکپارچگی سیستم ERP اساسا به معنای متحد کردن عملیات های بخش های سازمان با یکدیگر است تا در نتیجه، فرآیندهای کسب و کار با تعادل بیشتری پیش بروند. این یکپارچگی توسط ماژول هایی به وجود می آید که در تعامل با یکدیگر به بخش های سازمانی مختلف، این اجازه را می دهند تا علاوه بر انجام عملیات های مرتبط، به اطلاعات سایر بخش های دیگر برای تکمیل عملیات ها دسترسی داشته باشند.

یکپارچگی چگونه شما را یاری می کند؟

در ابتدا ممکن است که به نظر برسد شما در مسئولیت های متفاوت هر بخش سازمانی دست درازی می کنید، اما در واقع مفهوم یکپارچگی افزایش تعامل بین بخش های سازمانی است. شرکت شما یک نهاد هم افزایی است؛ همه بخش های سازمان باید در عین اینکه به فعالیت های خود می پردازند، نیازهای کل سازمان را نیز در نظر داشته باشند.

به همین منظور هر بخش سازمانی باید قادر به تعامل با سایر بخش های مرتبط سازمان یا نهادهای بیرونی باشد تا بتوانند در کنار یکدیگر فعالیت معناداری را ترتیب دهند. یکپارچه سازی، ارتباط بین بخش های سازمانی را محیا کرده تا از طریق ماژول های مرتبط، دسترسی به تمامی اطلاعات افزایش یابد. در ادامه با چند مثال آشنا خواهیم شد.

بخش های حسابداری باید برای رسیدگی به امور پرداخت ها، به رسیدهای خدمات، هزینه ها و تنخواه گردان ها دسترسی داشته باشد. یکپارچگی با گزارش تنخواه کاربر و اطلاعات مربوطه می تواند زمان صرف شده برای پرداخت ها را کاهش و دقت کار را افزایش دهد.

پرسنل زنجیره تامین باید بدانند که منابع برای چه قسمتی مورد نیاز هستند، از کجا تامین می شوند و چه کسی مسئول تحویل آن هاست. وجود ارتباط بین کنترل موجودی و تدارکات می تواند از دوباره کاری امور و زمان ارسال منابع بکاهد.

کارشناسان بازاریابی باید از فعالیت کمپین های شان آگاهی داشته باشند. ایجاد دسترسی به اطلاعات فروش، مدیریت ارتباط با مشتری و رسانه های جمعی می تواند بینش ارزشمندی را برای رشد کسب و کار فراهم بیاورد.

چه عملیاتی باید یکپارچه شوند؟

پیش از راه حل های ERP، افراد به ارتباطات رو در رو و تک نفری وابسته بودند که طی آن، زمان و زحمت زیادی صرف انجام امور می شد. اما امروزه، دستیابی به اطلاعات از طریق ماژول های متفاوت ERP، جریان بی نقصی از اطلاعات را برای نیازهای فردی و سازمانی فراهم می آورد. در ادامه به بعضی از انواع ماژول های ERP نگاهی می اندازیم که می توانند در یک سیستم، یکپارچه شوند.

  • ماژول حسابداری مالی: مسئولیت کنترل و بررسی برنامه ریزی جریان نقدی، گزارش قانونی، ارتباط بین بخش های مالی مربوطه، حقوق و دستمزد را بر عهده دارد.
  • ماژول منابع انسانی: آموزش، مدیریت زمان، حضور و غیاب کارمندان و همچنین هزینه های مربوطه و مأموریت های کاری را کنترل می کند.
  • ماژول مدیریت زنجیره تامین: کنترل موجودی، لجستیک و حمل و نقل، مسیریابی مدیریت انبار را کنترل می کند.
  • ماژول مدیریت ارتباط با مشتری: اطلاعات تماس، رسانه های اجتماعی، ردیابی مشتریان وفادار و حل اختلافات کسب و کاری را مدیریت می کند.
  • ماژول مدیریت پروژه: برنامه ریزی و مدیریت جلسات، وظایف و میزان پیشرفت فعالیت ها را کنترل می کند.
  • خدمات اطلاعاتی: گزارشات، آمار و صحت و درستی اطلاعات را تدارک می بیند.

یکپارچگی چگونه پیشرفت کسب و کار شما را به دنبال دارد؟

سیستم های ERP یکپارچه می توانند دسترسی به اطلاعات و ارتباطات را در سراسر سازمان فراهم بیاورند. با استفاده از راه حل های ابری، ERP یکپارچه می تواند فاصله بین مکان های متعدد را از بین برده و گردش اطلاعاتی را برای همه کاربران همچنان به صورت پایدار حفظ کند. بسیاری از راه حل های ابری با فراهم آوردن اپلیکیشن های آماده برای گوشی ها و تبلت های هوشمند، افزونه‌ی موبیلیتی را برای دستیابی سریع اطلاعات فراهم نموده اند.

عملیات های یکپارچه مزیت های بی شمار دیگری را نیز فراهم می آورند:

  • افزایش دسترسی و قابلیت اطمینان
  • کاهش تعدد وظایف
  • ارزیابی اطلاعات فوری
  • کشف نیازهای نامحسوس ، نقاط قوت و ضعف کسب و کار

اگر نگران این هستید که چگونه پیشرفت کسب و کارتان را رقم بزنید، یک سیستم ERP یکپارچه می تواند این پیشرفت را برای شما به ارمغان بیاورد. ERP را برای کارمندان تان فراهم بیاورید تا در هر زمان و مکان، تعاملات بین بخش های سازمان را افزایش دهید.

بیشتر بخوانید  چرایی ITSM مزایا، قابلیت های کلیدی، اهمیت و پتانسیل آن چه چیزهایی است؟

محدودیت‌ها و مضرات ERP تعریف ۱)

بسیاری از مشکلاتی که سازمان‌ها با سیستم‌های ERPدارند ناشی از کمبود سرمایه‌گذاری در کارآموزی پرسنل درگیر با مشکلات اما درحال پیشرفت است که شامل آن‌هایی می‌شود که تغییرات را اجرا و آزمایش می‌کنند و مانند کمبود سیاست واحد که از درستی داده‌ها در سیستم‌های ERPو چگونگی استفاده شدن آن حفاظت می‌کند. طولانی بودن اجرای عملیاتی پروژه ERP سبب بوز قانون پارکینسون یا لغوگی پروژه می شود و همین توقف و رشد کند اجرای پروژه هزینه ها بسیار زیادی بر روی دوش سازمان می گذارد که قابل جبران نیست!

موفقیت به مهارت و تجربه نیروی کار بستگی دارد که شامل آموزش اینکه چگونه موجب کارکرد درست سیستم شویم؟! بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌ها را به وسیله بریدن پرورش بودجه، بریده‌اند. تشکل‌های اقتصادی کوچک و خصوصی، اغلب فاقد سرمایه کافی هستند، یعنی سیستمERP آن‌ها اغلب توسط خدمه‌ای با تحصیلات غیرکافی در کل ERPاجرا می‌شود. مانند مؤسسه APICSکه دربسته‌های فروش ویژه ERPاستفاده می‌شود. تغییر و تبدیل خدمه؛ شرکت‌ها می‌توانند مدیران جدید و بدون تحصیلات رادر سیستم ERPشرکت استخدام نمایند

این مدیران باپیشنهاد تغییرات در آموزشهای کاری که با بهترین استفاده از ERP انتخاب شده شرکت همخوانی و انطباق ندارند را می‌دهند. سفارش ساخت نرم‌افزارERPمحدود است. بعضی از سفارش‌های ساخت درگیر تعویض ساختار نرم‌افزار ERP هستند که معمولاً اجازه این کار را ندارند! مهندسی دوباره فرایندهای شغلی به منظورهم اندازه کردن است، ندارد. صنعت که به‌وسیله سیستم ERPتعیین می‌شود، منجر به فقدان مزیت رقابت طلبی می‌شود.

نصب سیستم‌های ERP می‌توانند بسیار گران باشد که اغلب برای شرکت‌های چند ملیتی مناسب تر است.

فروشندگانERPمی‌توانند مبالغی هنگفتی برای تمدید سالانه لایسنس دریافت می کنند که با اندازه شرکت، استفاده ERPیا سودبخشی آن بی ارتباط است.

کارشناسان پشتیبانی فنی اغلب به متقاضیانی پاسخ می‌دهند که برای ساختار یکی شده متقاضی نامناسب است. نگرانی‌های امنیتی کامپیوتر پیش می‌آیند. برای مثال درزمان آموزش چگونگی تغییر پایگاه داده‌ها به یک غیر برنامه‌نویس در شرکتی که به یک رد ممیزی از تغییرات نیاز دارد و درزمان تحقق به بعضی از استانداردهای تنظیمیERPها اغلب به عنوان نرم‌افزاری بسیار سخت و بسیار سازگاری با جریان ویژه کار و فرایند بعضی از شرکت‌ها دیده می‌شوند – ازآنها به عنوان یکی ازعوامل اصلی شکست آن‌ها ذکر می‌شود.

سیستم هارا می‌توان به سختی استفاده کرد. سیستم‌ها بسیار محدودند و اجازه انعطاف زیاد دراجرا و کاربرد به آن‌ها داده نمی‌شود. سیستم می‌تواند از شکل «ضعیف‌ترین لینک» آزار ببیند.

عدم کاردانی دریک سازمان یا به عنوان یکی از شرکا به شرکای دیگر تأثیر خواهد داشت. بسیاری از لینک‌های کامل شده به دقت زیادی در دیگر درخواست‌ها برای کارکردی مؤثر احتیاج دارد. یک شرکت باید به کمترین استانداردها دست یابد، سپس به‌طور اضافه «داده‌های کثیف» اعتبار بعضی تقاضانامه‌ها را کاهش می‌دهد. زمانی که یک سیستم تشکیل می‌شود، تعویض قیمت‌ها برای هریک از شرکا بسیار سنگین است. (کاهش انعطاف وکنترل راهبردی در سطح مشترک).

محو کردن مرزهای شرکت می‌تواند باعث مشکلاتی در جوابگویی، خطوط مسئولیت و دلگرمی کارمند شود.

ایستادگی در تسهیم اطلاعات حساس درونی بین سازمان‌ها می‌تواند تأثیر نرم‌افزار را کاهش دهد.

مشکلات سازش‌پذیری مکرراً با سیستم‌های باز مانده گوناگون وجود دارد. سیستم به نیازهای حقیقی مشتری از نظر مهندسی وابسته‌است.

هزینه واقعی ERP  تعریف ۱ چقدر است؟

اخیرا درباره هزینه کل مالکیتERP  تعریف ۱) شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و کارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام گرفته است. از بین ۶۳ شرکتی که مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شرکت‌های کوچک -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط ۱۵ میلیون دلار بوده است. و پس در نهایت به این نتیجه میتوان رسید که پیاده سازی ERP  بسیار گران است و به نوع فعالیت سازمانی که از آن استفاده می‌کند، بستگی چندانی ندارد.

علاوه بر آن پیاده سازی این سرویس در سازمان دارای هزینه‌های پنهان بسیاری است شامل:

  • آموزش
  • آزمایش و یکپارچه سازی
  • سفارشی سازی
  • تبدیل داده‌ها
  • تجزیه و تحلیل داده‌ها
  • جایگزینی بهترین‌ها
  • به نحوی که هرگز گویی فعالیت تیم‌های پیاده سازی اتمام نمی‌پذیرد

چرا اغلب پروژه‌هایERP  تعریف ۱ شکست می‌خورند؟

ERP تعریف ۱- مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شرکت نظیر مالی، ساخت و…. است. شما به منظور بهره برداری بهتر از نرم‌افزار باید افرادی را در شرکت داشته باشید تا روشهای کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی که آنها به کار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست می‌کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روش‌های کاری آنان باشد. و در اینجاست که پروژه ERP  شکست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپایدارتر و نگهداری اش را دشوار می‌کند.

معایب ERP– تعریف ۱)

  • نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
  • استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
  • برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است، با مقاومت افراد مواجه می‌شوید.

در پایان چه کنیم؟ آیا از ERP استفاده نکنیم!؟

صد البته رشد سازمان، رشد خدمات و پرسنل و فرایندها و کارکنان و مشتریان سبب بروز نیازی بنام یکپارچگی را می طلبد و بی تردید رسیدن به این نقطه عطف که از سالها بر روی آن کار شده بیهوده نیست اما با کمی بررسی دقیق، مطابق با حجم فعالیت و رشد سازمان می توان تعریف ۲ ازERP  را ارایه داد:

  1. تهیه تمامی نرم افزارهای سازمان بصورت تحت وب با قابلیت های API و وب سرویس
  2. ایجاد یک صفحه وب پورتال و قرار دادن لینک دسترسی به نرم افزارهای متخلف در آن برای دسترسی سریعتر
  3. ایجاد ارتباط بین نرم افزارها از طریق وب سرویس و API با توجه به نیاز.
  4. تولید دشبوردهای مدیریتی مختلف از نرم افزارها و دیتابیس های مختلف

با این ۴ گام راحت می توان نمونه ای موفق از ERP در سازمان پیاده کرد که هم بسیار سریعتر است، هم ارزان تر و هم مطابق با رشد سازمان نیاز و استفاده تولید می شود و هم تنوع استفاده از نرم افزارها برای مقاصد مختلف گیراتر خواهد بود.

این نسخه عملیاتی هرگز با مفهوم ERP در تضاد نیست و مهمترین مزایای این روش:

  • استفاده از نرم افزارهای روز و مدرن با اهداف و قابلیت های خاص و منحصر
  • امکان یکپارچه سازی ساده تر با سایر نرم افزارها
  • افزایش راندمان سرویس ها با توجه به دیتابیس ها و سخت افزار و سرور مجزا
  • سفارشی سازی سریعتر و آسان تر
  • بی نیاز به تبدیل داده‌ها
  • کاهش بیش از ۹۹% هزینه در قیاس با سایر راهکارهای یکپارچه
  • استفاده از ۱۰۰% امکانات خاص و ویژه هر نرم افزار بدون محدودیت
  • استقرار سریعتر

تنوع استفاده از نرم افزار های جزیره ای

قبول دارید که هر نرم افزاری دارای اهداف، امکانات و ویژگی های خاصی است که ممکن است نرم افزار دیگری فاقد آن باشد. شما در نظر بگیرید که نرم افزاری که بر پایه مثلا ویرایش عکس نظیر Photoshop طراحی شده نمی تواند به همان خوبی در تولید کلیپ موسیقی توانایی نظیر Cubase داشته باشد به عبارتی هر کسی را بهر کاری ساختند!

همین سناریو در خصوص نرم افزارهای مدیریتی و سازمانی نیز حاکم است بی شک نرم افزاری که بر پایه ITIL برای مدیریت خدمات با هدف اندازه گیری و افزایش بهبود ارایه خدمات طراحی شده را نمی توان در یک نرم افزار مالی و حسابداری که با هدف نگهداری و ارایه اطلاعات  مالی طراحی شده جستجو کرد!

بیشتر بخوانید  چگونه یک سوپرمدیر برای سرویس دسک سازمان بسازیم!؟

عملا داشتن یک نگاه واحد به نرم افزارهایی که با اهداف مختلف ساخته شده اند بدلایلی نظیر: امکانات نرم افزار، معماری، ساختار و… اشتباه محض است!

پس سازمان برای حل نیاز کاربران و مدیران خود، نیازمند تنوع نرم افزاری هست اما این به معنای پراکندگی آنها نیست پراکندگی در اصل یعنی منقطع بودن و مستقل بودن هر نرم افزارآ اما در این نسخه پیشنهادی به رغم مستقل بودن نرم افزار آنها منقطع نیستند و با هم در ارتباط خواهند بود. یک نرم افزار مکاتبات سازمانی از طریق رابط برنامه نویسی API می تواند با یک نرم افزار منابع انسانی در ارتباط باشد و از دیتابیس های همدیگر در مواقع نیاز و ضرور استفاده کنند و تجمیع این داده ها می تواند در یک دشبورد مدیریتی در اختیار مدیران قرار داده شود بهمین سادگی! این یعنی یکپارچگی ولو با وجود تنوع! پس می توان گفت جزیره هایی از نرم افزارهای مختلف که باهم در ارتباط هستند.

متاسفانه اگرچه رویکرد ERP ایجاد یک فهم مشترک از تمامی فرایندهاست اما این درحقیقت به معنای اینست که شما از شخصی بخواهید تا تمامی نقش های سازمان را از حراست تا مدیریت را بازی کند!

برای آنکه به فهم درست اجرای ERP بپردازیم باید بپذیریم که ادغام و یکپارچگی به معنای استفاده تمام سازمان با تمام نیازهای مختلف از یک محیط و بستر نرم افزاری واحد نیست! بلکه به معنای استفاده تمام سازمان با تمام نیازهای مختلف از چندین محیط و بستر نرم افزاری مختلف است با این تفاوت که تمامی این نرم افزارهای قابلیت گفتگو، ارتباط با یکدیگر را در هر زمانی که نیاز دارید داشته باشندا که نیل به این هدف همان موضوع وب سرویس و یا رابط های برنامه نویسی API است!

اتصال نرم افزارهای جزیره ای سبب می شود تا بواقع مفهوم و درک یکپارچگی در سازمان پیاده و اجرا گردد به ویژه آنکه این درک بسیار سریعتر، ارزان تر و منطبق تر از نرم افزارهایی تحت عنوان ERP هست.

سیل پروژه های شکست خورده ERP در جهان خود گواه این موضوع است که مضرات داشتن یک سامانه  تحت عنوان ERP به مراتب ناکارامدتر، سخت تر، گران تر از استفاده از نرم افزارهای جزیزه ای ولو بدون ارتباط با هم است!!

اساسا یکپارچگی به معنای یک بستر واحد نیست! یکپارچگی در اصل به معنی  وحدت و همبستگی است موجودیت کامل یک مجموعه اطلاعات که عناصر آن با یکدیگر سازگارند در کنار هم  بودن چندین مهارت برای یک هدف واحد است. نظیر آنچه که در کار تیمی Team Working می توان ببینم نرم افزار واحد ERP شبیه یک دولت بزرگ است که فاقد چابکی لازم است! نظیر دولت بزرگ ایران! بر اساس مفاهیم چابک سازی سازمان و اصول اسکرام هرچقدر بتوانیم خیل فرایندها و بروکراسی و پروژه ها و فعالیت را کوچک تر کنیم سازمان سریعتر و چابک تر خواهد بود. و بی شک با ابزارها و نرم افزارهای کوچک هم می توان به چابکی بیشتری رسید در حالیکه مفهوم انسجام را از دست ندهیم.

طبق مطالعات شرکت مدانت و اینجانب که در بیش از ۱۰۰۰ کسب و کار خصوصی و دولتی در ایران انجام دادیم به این نتیجه رسیدیم که حتی موارد بسیار کمی از سازمان ها که ادعای موفقیت آمیز بودن پیاده سازی ERP را داشته اند در حقیقت هر گز قادر به پوشش حتی ۲۰% نیازهای کاربران نبوده اند و به رغم هدر دادن ۱ تا چند میلیارد تومان باز سطح رضایتمندی مدیران و کاربران از تامین نیازها در یک بستر واحد و یکپارچه بنام ERP را هرگز نتوانسته اند بدست بیاورند! به همین دلیل علیرغم پیاده سازی چنین سرویسی باز هم بسیاری از این سازمان ها به سراغ راهکارهای سریعتر و نرم افزارهای دیگری نیز می روند! که در ضرب و المثل ما ایرانی ها، قوز بالای قوز است!

نمونه این موضوع در خصوص نرم افزار سرویس دسک پلاس ( سامانه تحت وب مدیریت خدمات انفورماتیک) است که باوجود ERP در سازمان ها، آن ERP قادر به جوابگویی و رضایتمندی کامل نبود و سازمان در کنار ERP هزینه ای بابت سرویس دسک پرداخت می کند! در ERP صرفا می توانند یک بخش مدیریت درخواست آنهم در پایه ای ترین حالت پیاده کنند. چراکه امکانات و قابلیت هایی که نرم افزار سرویس دسک ارایه می کند اگر بخواهیم در یکی از فرایندهای ERP پیاده اش کنیم به حداقل ۱۰ سال عملیات کامل و ۵۰ نیروی متخصص برنامه نویس برای پیاده سازی ابزار ITIL نیاز هست که به نظر اگر رویکردی اینچنینی داریم باید بپذیریم که چرخ را دوباره اختراع می کنیم آنهم نه دقیقا شبیه آن!

بسیاری از مدیران ارشد و بویژه مدیران انفورماتیک دلیل موجه خود را برای توجیه پیاده سازی ERP اینگونه توجیه کرده اند که:

با توجه به رشد سازمان میخواهیم از افزونگی اطلاعات تکراری در چندین نرم افزار جلوگیری کنیم!

که این توجیه بواقع قانع کننده نیست چراکه هنر نرم افزارها در ارتباط با همند حتی اگر تکرر اطلاعات داشته باشیم در حالیکه می تواند با ایجاد ارتباطات قدرتمند از پاس دادن دادهای بین دیتابیس های نرم افزارهای مختلف نهایت استفاده را برد.

اما توجه به مقاله قبلی بسیاری از مدیران ارشد و مشاوران انفورماتیک، به ایده من آوری بجای فن آوری بسنده می کنند بهمین دلیل بروز چنین چالش ها و پیامدهای ناکارمد و هزینه بر چیزی عاید سازمان نمی کند.

نمونه موفق این نوع استراتژی در ایده شرکت زوهو نهفته است که قرار است یک سیستم عامل تحت وب برای تمامی کسب و کارها ایجاد کند! این یعنی دقیقا همین مفهومی که ما شرح دادیم:

تنوع نرم افزارهای مختلف با کارایی و اهداف مختلف با دیتابیس های مجزا اما در یک بستر واحد (داشتن روابط با هم)

در سیستم عامل زوهو Zoho Operation System One چند ده نرم افزار تحت وب هستند که با هم یکپارچه اند!

در نهایت اگرچه ERP با هدف متحد کردن تمام فرایندهای سازمان مطرح شد اما چند سالی است که این مفهوم خود را جایگزین استفاده از یک نرم افزار شبیه SAP و.. کرده که به نظر اگر سازمانی مشتاق به استفاده از آنست باید پیه هزینه های سرسام آور، عدم تامین ۱۰۰% نیازها و طولانی شدن اجرای عملیاتی آن را به تن بمالد.

 

1 دیدگاه

  1. […] به طور کلی، در حالی که شما گاهی اوقات دیگران درگیر انجام کارهای خوب هستید، هنگامی که شما نیاز به درمان پزشکی هستید خود درمانی نمی کنید بلکه بجای هزینه،زمان و خوددرمانی به سراغ پزشک خوب می گردید. مقاله مرتبط […]

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

حل معادله *

error: نیازی به کپی نیست همه چیز در دیدرس شماست