هر سازمانی بواسطه حجم نیازها و سرویس‌ها، خدماتی را از پیمانکاران و شرکتهای بسیاری دریافت میکند. معمولا از چندین فروشنده‌ی همیشگی و یا گاهی ناگزیر به انتخاب یک فروشنده دیگر میشوند
یک سازمان با فرض داشتن یک ساختمان آماده، نیازمند خرید دکوراسیون اداری- چاپ و طراحی برندینگ، سرویس اینترنت، تجهیزات فناوری، تجهیزات ارتباطی، نرم‌افزارها، میز و صندلی، تلفن، غذا، ایاب و ذهاب و آموزش و…. هست که همه‌ی اینها را فروشندگانی تامین میکنند که از نظر قیمت، کیفیت، سرعت و یا ارزش ارایه شده، منتخب سازمانند که در اکثر اوقات هرساله نیازمندیهای جدیدی افزوده میشود و نگهداری بیشتری و البته تامین کنندگان جدیدتری!
اما در اکثر سازمان‌ها هیچ ابزاری برای مدیریت فروشندگان و تامین‌کنندگان نیست. اصلاً چه اهمیتی دارد؟
خیلی اهمیت دارد. مدیریت فروشندگان و تامین‌کنندگان به ارایه خدمات بهتر سازمانی کمک می کند.
چطور؟
با چارچوب ITIL
آیا برای مدیریت مؤثر فروشندگان و تأمین کنندگان خود در تلاش هستید؟ آیا ارائه خدمات بهتر به مشتریان خود را چالش برانگیز می دانید؟ کتابخانه زیرساخت فناوری اطلاعات (ITIL) چارچوبی را برای مدیریت روابط بین شرکت‌ها و فروشندگان/تامین‌کنندگان آنها ارائه می‌دهد و تضمین میکند که آنها برای ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا با یکدیگر همکاری میکنند. در این مطلب، نحوه مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL را بررسی خواهیم کرد که چگونه می‌تواند به کسب و کارها در بهبود عملیات خود و همچنین مزایا، چالش‌ها و راه حل‌های مرتبط با این رویکرد کمک کند. پس بیایید شیرجه بزنیم!
ITIL چارچوبی را برای مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان به گونه‌ای فراهم میکند که برای هر دو طرف ارزش ایجاد کند. یکی از راه‌های کلیدی که ITIL می‌تواند به بهبود مدیریت فروشگاه و تأمین‌کننده کمک کند، تضمین کانال‌های ارتباطی شفاف بین شرکت‌ها و فروشندگان/تامین‌کنندگان آن‌هاست. با ITIL، کسب‌وکارها می‌توانند فرآیندها و رویه‌های استانداردی را برای کنترل تعاملات فروشنده ایجاد کنند و احتمال سوء تفاهم یا عدم ارتباط را به حداقل برسانند.
یکی دیگر از مزایای استفاده از ITIL برای مدیریت فروشگاه و تأمین کننده، افزایش شفافیت است. با ایجاد معیارهای واضح برای عملکرد فروشنده، کسب‌وکارها می‌توانند موفقیت را با دقت بیشتری اندازه‌گیری کنند، مناطقی را که نیاز به بهبود دارند شناسایی کنند، و برای اجرای تغییرات لازم با فروشندگان همکاری کنند.
ITIL همچنین شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا ریسک‌های مرتبط با همکاری با شرکای خارجی را بهتر مدیریت کنند. با ایجاد قراردادهای استاندارد که انتظارات را در مورد زمان‌بندی تحویل، استانداردهای کیفیت، توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLA)، جریمه‌های عدم انطباق یا عملکرد ناقص و غیره بیان میکند، کسب‌وکارها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که از اختلافات قانونی احتمالی محافظت میشوند و در عین حال همچنان روابط سازنده خود را با فروشندگان خود حفظ میکنند. تأمین کنندگان
پیاده‌سازی رویکرد مبتنی بر ITIL برای مدیریت فروشگاه و تأمین‌کننده به سازمان‌ها کمک میکند تا به کارایی عملیاتی بیشتری دست یابند و در عین حال محصولات/خدمات بهتری را با هزینه‌های کمتر به مشتریان ارائه می‌دهند.
فروشندگان و تأمین کنندگان نقش مهمی در چارچوب ITIL ایفا میکنند زیرا کالاها و خدمات را به سازمان‌ها ارائه میکنند. در ITIL، فروشندگان را می‌توان به عنوان نهادهای خارجی تعریف کرد که کالا یا خدمات را به یک سازمان عرضه میکنند، در حالی که تأمین کنندگان تیم‌های داخلی یا افرادی هستند که مسئول تهیه کالاها و خدمات از فروشندگان هستند.
نقش فروشندگان و تأمین کنندگان در حصول اطمینان از عملکرد روان فرآیندهای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات ضروری است. آنها تخصص، دانش، منابع، ابزارها و فناوری‌های مورد نیاز برای ارائه محصولات یا خدمات با کیفیت به مشتریان را ارائه می‌دهند. با همکاری با آنها، سازمان‌ها می‌توانند از نقاط قوت خود استفاده کنند و به طور مؤثر به اهداف تجاری خود دست یابند.
در ITIL، مدیریت فروشنده شامل شناسایی فروشندگان مناسب بر اساس الزامات خاص مانند قیمت، استانداردهای کیفیت، زمان‌بندی تحویل و سایر موارد است. تأمین کنندگان فعالیت‌های عملیاتی مربوط به دریافت کالا یا خدمات از فروشندگان را مدیریت میکنند، از جمله برنامه ریزی تدارکات، ارزیابی فروشنده و فرآیند انتخاب.
مدیریت مؤثر فروشندگان و تأمین کنندگان به سازمان‌ها کمک میکند تا هزینه‌های مرتبط با محصولات/خدمات بی کیفیت را کاهش دهند. به‌علاوه، کسب‌وکارها را قادر می‌سازد تا روابط خوبی با ارائه‌دهندگان خود حفظ کنند که عاملی حیاتی در دستیابی به رضایت مشتری است.
مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان برای هر سازمانی که مشتاق به ارائه خدمات با کلاس بهتر با استفاده از متدولوژی‌های ITIL است حیاتی است!
اجرای بهترین شیوه‌های مدیریت فروشنده تحت ITIL همچنین به انطباق با مقررات کمک میکند، زیرا پیروی از الزامات قانونی مانند قوانین حفاظت از داده‌ها یا استانداردهای صنعتی مانند گواهینامه‌های ISO 27001 را اعمال میکند.
مدیریت مؤثر فروشنده تحت ITIL چندین مزیت کلیدی را ارائه میکند که سازمان‌ها را قادر می‌سازد به کارایی بیشتری دست یابند و در عین حال از خدمات با کیفیت بالا اطمینان حاصل کنند.
مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL به دلیل چالش‌های مختلف می‌تواند یک کار دلهره آور باشد. یکی از بزرگترین چالش‌ها ارتباط است. اغلب، ممکن است بین فروشنده/تأمین کننده و سازمان ارتباط نادرست وجود داشته باشد که منجر به سوءتفاهم‌هایی میشود که می‌تواند عواقب قابل توجهی در ارائه خدمات داشته باشد.
چالش دیگر اطمینان از انطباق فروشنده با استانداردهای ITIL است. ممکن است فروشندگان همیشه به بهترین شیوه‌های ITIL پایبند نباشند یا درک خوبی از نحوه عملکرد آن نداشته باشند. این امر سازمان‌ها را برای همسویی فرآیندهای مدیریت فروشنده خود با استانداردهای ITIL دشوار میکند.
اندازه گیری عملکرد فروشنده نیز چالش برانگیز است زیرا نیاز به نظارت و ارزیابی مداوم دارد. سازمان‌ها باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنند که عملکرد فروشنده را در برابر اهداف تعیین‌شده اندازه‌گیری میکند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای در رابطه با روابط مستمر با فروشندگان بگیرند.
علاوه بر این، مدیریت چندین فروشنده به طور همزمان می‌تواند بسیار طاقت فرسا باشد و اغلب منجر به سردرگمی میشود، به خصوص اگر هر کدام مجموعه‌ای از رویه‌ها و پروتکل‌های خود را داشته باشند که با یکدیگر همسو نیستند.
مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL نیازمند برنامه ریزی فعال، کانال‌های ارتباطی مؤثر، پایبندی به استانداردها، ارزیابی منظم KPI ها و هماهنگی بین چندین طرف درگیر در ارائه خدمات است.
چگونه بر چالش‌های مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL غلبه کنیم
مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL می‌تواند کیفیت خدمات ارائه شده را تا حد زیادی بهبود بخشد. با این حال، بدون چالش نیست. سازمان‌ها باید از این چالش‌ها آگاه باشند و برای غلبه بر آنها تلاش کنند.
برای غلبه بر چالش عدم ارتباط بین فروشندگان و مشتریان، سازمان‌ها باید کانال‌های ارتباطی شفافی را برای تبادل اطلاعات ایجاد کنند. این شامل جلسات منظم، گزارش‌ها، ایمیل‌ها یا هر وسیله کارآمد دیگری است که تضمین میکند همه افراد درگیر به اطلاعات لازم دسترسی دارند.
راه دیگر برای غلبه بر چالش‌های مدیریت فروشنده، ایجاد یک سیستم متمرکز است که از طریق آن می‌توان تمام داده‌های مربوط به فروشنده را مستند، ردیابی و به طور مؤثر تجزیه و تحلیل کرد. با ایجاد یک مخزن مرکزی برای ذخیره این داده‌ها، سازمان‌ها به راحتی می‌توانند عملکرد خود را در برابر استانداردهای تعیین شده نظارت کنند.
علاوه بر اسناد و سیستم‌های ردیابی، نظارت و ارزیابی منظم برای اطمینان از برآورده شدن انتظارات از سوی فروشندگان ضروری است. ارزیابی‌های منظم به شناسایی حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند کمک میکند و در عین حال بینش‌هایی را درباره آنچه به خوبی کار میکند ارائه میکند.
ایجاد روابط قوی با فروشندگان مستلزم تلاش‌های اعتمادسازی است که فراتر از مذاکرات رسمی یا توافقات قراردادی است. سازمان‌ها باید تلاش کنند تا تعاملات مثبت با تأمین کنندگان خود را تقویت کنند، زیرا آنها به دنبال اهداف مشترک برای منافع متقابل هستند.
مدیریت مؤثر فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL نیازمند تعهد هر دو طرف درگیر است. با استراتژی‌های برنامه‌ریزی مناسب مانند موارد ذکر شده در بالا همراه با کانال‌های ارتباطی باز در طول فرآیند – کسب‌وکارها می‌توانند سطوح ارائه خدمات را به میزان قابل توجهی بهبود بخشند!
سرویس دسک پلاس یکی از آن محصولات محبوب است که با آن صفر تا صد مدیریت تامین کنندگان را از لحظه اعلام قیمت/ RFP و تا عقد قرارداد و نظارت بر تعهدات آنان را میتوانید همزمان مدیریت کنید!
مقالات مرتبط:
[…] اهمیت مدیریت فروشندگان و تامین کنندگان در ITIL […]
[…] مدیریت تامین کنندگان در ITIL4 […]