برون سپاری و اشتباهات رایج آن

ترکیب مدیریت و ادغام خدمات (SIAM) در حاضر با صنعت مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITSM) بسیار مؤثر است. سازمان ها به طیف وسیعی از نرم افزارها و ابزارهای فناوری اطلاعات نیاز دارند و صد البته به حجم بالایی از نیروهای متخصص در نقش های مختلف! بسیاری از سازمان ها دارای تیم های برنامه نویسی هستند تا آنچه را که نیاز دارند را تولید کنند غافل از آنکه دارند”چرخ را دوباره اختراع می کنند” بسیاری از مدیران بر این  باورند که باید یک محصول بومی را برای سازمان و در داخل سازمان تولید کرد حال آنکه رشد تکنولوژی ابری دقیقا دارد این مسئله را تداعی می کند که برای دریافت خدمات استاندارد نیازی نیست که همه چیز را صفر شروع کنیم بهتر است برخی از نیازهای سازمان را به بهترین وجه، برون سپاری کنیم. اگرچه همیشه برون سپاری کردن هم نتایج خوبی نداشته مهمترین چیزی که می تواند این حجم انبوه از نیازها را به چالش بکشد موضوع برون سپاری به مشاوران، شرکت ها و پیمانکاران متخصص و معتمد است بر اساس تفکر برون سپاری، سازمان قادر است از طریق دریافت چندین سرویس از چندین عرضه کننده مختلف، با لحاظ کردن ویژگی ادغام پذیری، بهترین انتخاب را داشته باشد تا انتظارات کیفیت، هزینه ها و نوآوری را بهبود بخشد.

از مهمترین دلایل شکست در طرح های برون سپاری شده عدم درک نیازهای کاربران و سازمان، عدم شناخت صحیح منابع عرضه کننده و عدم انتخاب درست ارایه دهنده است  – چرا که به واقع شما نمی دانید که آیا سرویس مورد نظر می تواند به اندازه کافی مناسب باشد!؟ بنابراین نمی توانید الزامات خود را برای ارائه دهنده خدمات جدید تعیین کنید.

با یک پس زمینه از این موضوع، در هر دو طرف چه از نگاه مدیریت خدمات و چه از رابطه آن با برون سپاری می توانید ارزش این کار را بسنجید و با عقل متعارف بررسی کنید که کجا و چرا باید برون سپاری کرد و چالش ها آنرا در نظر بگیرید.

این چالش در زندگی شخصی ما هم هست ما در طول زندگی روزمره ما دائما در حال خرید خدمات هستیم که اغلب آنها را به خوبی نمی شناسیم.

فرض کنید شما دارای یک خوردوی شخصی هستید و البته کمی توانایی تعمیر خودرو هم دارید پس در هنگام خرابی اولین ایده برای کاهش هزینه، تعمیر آن توسط خودتان است! چه چیزی را به چالش کشیده اید؟ هزینه یا توانایی خودتان!؟

صد البته هزینه است اما باتوجه به اینکه تعمیر تخصصی یک خودرو  فعالیت اصلی شما نیست شما زمان بسیاری را هدر خواهید داد. پس اگر ارزش زمان ولو اینکه شما تعمیری درست! انجام داده باشید که معمولا ۹۵% اوقات تعمیرات، کار نمی کند، هزینه ای به مراتب بیشتر را پرداخت کرده اید، بنابراین باید قبول داشت که این موضوع در تخصص شما نیست و به عبارتی ” من در این مورد خیلی خوب نیستم!” را باید بپذیرید، بنابراین تصمیم آگاهانه این است که تا شخص دیگری را برای انجام این کار بیابید کسی که بتواند هر گونه علائم مسائل بالقوه خودروی شما را بخوبی تشخیص دهد و شما فقط به بیان نیاز اصلی بسنده می کنید و آن” میخواهم خودری من به درستی سرویس شود” همین برای تعامل با ارائه دهنده خدمات (به عنوان مثال یک مرکز تعمیر و نگهداری خودرو.)کافیست،

به طور کلی، در حالی که شما گاهی اوقات دیگران درگیر انجام کارهای خوب هستید، هنگامی که شما نیاز به درمان پزشکی هستید خود درمانی نمی کنید بلکه بجای هزینه،زمان و خوددرمانی به سراغ پزشک خوب می گردید. مقاله مرتبط

چرا باید در جهان متفاوت باشید؟

البته معمولا شما زمانی سراغ تعمیرکار، پزشک و یا مشاور و شرکت پیمانکار می روید که خودتان یا تیم تان قادر به انجام درست و ارایه خدمات نباشد! این بدترین نوع بررسی نیازمندیهای شخصی و سازمانی است.

ما انتخابی داریم، درست همانند تعمیر و سرویس خودرو، یا معالجه!

چه چیزهایی در مورد تعمیرات قبل از برون سپاری به خوبی کار میکند؟

اگر ما با روش تفکر سنتی موافق باشیم، یکی از گزینه ها این است که خودکفا باشیم! تا اینکه از مشاوران یا پیمانکاران حمایت کنیم. بنابراین ترجیح می دهید آستین بالا بزنید و خودتان دست به کار شوید. و می بینیم به اندازه انتظارات شما از خودتان یا تیم تان آن تعمیرات به خوبی کار می کند. خطراات این تفکر را گفتیم که انرژی و زمان زیادی را از شما می گیرد.

اما اگر تفکر غیرسنتی داشته باشیم بدون هیج مکثی سراغ برون سپاری می رویم چراکه مشاوران و پیمانکاران، نیاز ما را رفع و مشکلات را رفع می کنند، بنابراین حتی می توانیم پروژه خود را به خارج از کشور هم منتقل کنیم.

در بسیاری از موارد این کار به خوبی انجام می شود، اما این تفکر نیز خطر ناکارآمدی را به همراه دارد. چه اتفاقی می افتد اگر روش ترجیحی ارائه دهنده خدمات این سرویس متفاوت از رویکرد داخلی ما باشد؟ به طور بالقوه ارائه دهنده خدمات چیزی منحصر به فرد دارد، شاید محصول یا خدمتی گرافن قیمت را ارایه می کند که به نوبه خود به این معنا است که ما بهترین قیمت را دریافت نمی کنیم. همچنین احتمال دارد خطراتی دیگری هم هست و آن این است که ارائه دهنده خدمات کاری جدید و غیر استاندارد انجام می دهد و بنابراین کیفیت و تداوم را به خطر می اندازد.

هنگامی که شما موافق یا مخالف قرارداد برون سپاری باشید ، ارائه دهنده خدمات ممکن است به شما پیشنهاد مشاوره بدهد! این یعنی شما احتمالا باید دو برابر پول پرداخت کنید یک بار به مشاوران و سپس به ارائه دهنده خدمات.

اما چه کنیم سنتی باشیم و خود دست به اقدام بزنیم یا غیرسنتی باشیم و برون سپاری کنیم!؟

پذیرفتیم که به واسطه زمان، انرژی و عدم تسلط به تمامی استانداردها، راهکار سنتی و خود تولیدی و خود تعمیری به هیج وجه مناسب نیست.

اما برون سپاری هم اگر مطالعه دقیقی از ریز نیازمندیهای سازمان و ارایه دهندگان کاندید شده نداشته باشید هم تفکری غلط است.

پس پیشنهاد می شود که فارغ از هر نوع فعالیتی که تصمیم گرفته اید انجام دهید، صرف نظر از این که ما در حال حاضر آنرا به خوبی انجام می دهیم یا نه، با مطالعه دقیق به برون سپاری بیندیشید! تاکید می کنیم مطالعه دقیق! بعد برون سپاری.

اشتباهات رایج در برون سپاری این است:

1. بدون مطالعه و شناخت کافی پیش می رویم.
2. دقیقا مشخص نمی کنیم که چه چیزی نیاز داریم.
3. ارایه کنندگان مناسبی را جستجو نمی کنیم.
4. هزینه کم را فدای کیفیت می کنیم.
5. تعهدات مجری را دقیقا تعیین نمی کنیم.

ارتباط با تأمین کنندگان همیشه بهترین راه برای بررسی دقیق خواسته های شما و سازمان در جهت برون سپاری است.

شما باید قبول کنید که ارائه دهنده خدمات به پول نیاز دارند و شما به خدمت! در نتیجه  روند برون سپاری سبب می شود تا آنها را به انگیزه بیشتر برای ادامه افزایش ارزش ها و کیفیت خدمات یا محصولات و عرضه و معرفی ایده های نوآورانه ترغیب کنید. به عبارتی شما زمان خود را پس انداز می کنید و آنها زمان خود را به شما می فروشند!

نترسید و زمان خود را برای تولید، اجرا، پیاده سازی و یا تعمیر در داخل هدر ندهید.

نقطه شروع توسعه، استفاده از دنیایی از خلاقیت هاست که مطمئنا این تنوع در داخل سازمان شما هرگز وجود نخواهد داشت.

#MedaNet #ServiceDesk #ITIL #ITSM #ITAM #ITOM #Manageengine #Zoho #Webtick #Agile