چگونگی برقراری ارتباط موثر با کاربران از طریق ITSM

نکاتی برای ارتباط موثر

همیشه در جلسات حضوری این نکته را بارها یادآور می شوم که کارشناس عزیز فناوری اطلاعات شما علاوه بر داشتن تخصص در فناوری اطلاعات باید یک Showman هم باشید و قدرت ارایه داشته باشید. این تخصص نبود که فردی مثل استیوجابز را خلق کرد بلکه قدرت ارایه استیوجابز بود که از او یک خلاق، کوشا و قهرمان ساخت. قدرت ارایه، یعنی برقراری ارتباط موثر با مخاطب. این مخاطب می تواند مدیر انفورماتیک، مدیریت ارشد، یک کاربر و یا یک مشتری بیرون سازمان و هر کسی در جامعه هم باشد و البته حتی همسر و فرزندان هم...

قدرت ارایه و برقراری ارتباط یک الزام است که باید به تخصصی که دارید بیفزایید تا امکان شرح و توسعه آن برای شما ممکن شود.

در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند ارتباطات خود را موثرتر کنید:

• مخاطبان خود را بشناسید.

آنچه که به مصرف کننده می گویید باید خیلی متفاوت از آنچه شما به یک همکار IT می گویید زیرا گفتگو یا نوشتن در شرایطی صحیح است که به راحتی برای مخاطبان شما قابل تشخیص و درک باشند..

مجدد تکرار می کنم خود را جای مشتریان و کاربران نگذارید پس ذهن آنها را با ذهن خود یک سطح نبینید، آنها ممکن است هیچ درک فنی از حرفه و عبارات تخصصی شما نداشته باشند!

• گوش دادن، گوش دادن، گوش دادن!

ارتباط موثر با گوش دادن آغاز می شود و وقتی گوش می کنید، تمرکز کامل شما باید بر روی آن چیزی که می شنوید باید باشد ... ایمیل هایتان را در هنگام گفتگو چک نکنید، به پیامک ها پاسخ ندهید. موبایل و بازی کردن با انگشتان و موها را فراموش کنید و فقط به مخاطب گوش بدهید و مستقیما در چشم هایش نگاه کنید. این اساس برقراری ارتباط است و دریافت بازخورد نظرات طرف مقابل! بنابراین این گوش دادن است که مکانیسم آسان برای دریافت بازخوردها را فراهم می کند.

ارتباطات زمانی می تواند موثر باشد، که اطلاعات رد و بدل شده بین طرفین کاملا درک شود. این کمک می کند تا بفهمید خواسته و پرسش او چیست و چه جوابی باید به او بدهید که بهتر همدیگر را مجاب کنید!

• استفاده از روش قیاسی

مقایسه کردن روشی برای فهماندن اطلاعات دشوار است یک روش قیاسی راهکاری موثر برای کمک به دیگران در درک اطلاعات پیچیده یا فنی در یک روش ساده و قابل تشخیص، اما بصورت غیر فنی است.

در روش قیاسی درک مفهوم از کل به جز بسیار پر اهمیت است برای این منظور ابتدا مفاهیم کلی درک و سپس تقسیم بندی می شود در مرحله بعد مسائل جزئی مربوط به کلیات درک و ارتباط داده می شود. چنین روشی می تواند مغز را در یادگیری یاری دهد چون وقتی مغز تصوری از یک مفهوم به دست می آورد جزءهای مربوط به آن را هم در قالب همان کلیت قرار می دهد.

به عنوان مثال، وقتی مغز ما مفهوم میز را درک می کند آن وقت هزاران میزی که در خارج از ذهن ماست و صورت های مختلفی دارد در قالب میز در مغز ما دسته بندی می شود اما اگر مفهوم میز را ما درک نمی کردیم آن وقت هزاران میز را جدا جدا تصور می کردیم در نتیجه نگهداری صورت همه آن ها برای ما بسیار مشکل بود.

روش قیاسی پرداختن به موضوع از کل به جزء است یعنی اگر بخواهید به موضوع "نیرو" را شرح دهید ابتدا باید مفهوم نیرو را جا بیندازید سپس سراغ مثال هایی نظیر: نیروی اصطکاک، نیروی گرانش، نیروی گریز از مرکز، نیروی جاذبه، نیروی آهن ربا و غیره .. بپردازید. یادگیری از کل به جزء در صورتی محقق می شود که: ابتدا مفهوم نیرو برای فرد درک شده باشد.

• کلمات کلیدی را از بین ببرید.

نیازی نیست از عبارت های تخصصی و کلیدی که برای خودتان خیلی سریع قابل فهم است استفاده کنید با حذف عبارت های حتی بظاهر آسان، لُپ مطلب را به آنها برسانید

مثلا:

• پایان دادن به درگیری ذهنی

با کلمات بازی نکنید و ارتباط و انتقال پیام را به قصد پایان دادن به درگیری ذهنی مخاطب انجام دهید دقت کنید که آیا آنچه که شما می گویید و یا می نویسید به آن نتیجه منجر میشود؟

بهترین کار برای این کار اینست که جملات ساده و کوتاه بسازید تا انتقال پیام به مخاطب سریعتر، ساده تر و نتیجه گرا تر باشد.

ادامه مطلب در صفحه بعد…