فوریت و تأثیر آن در موفقیت!

فوریت در ITIL

همان‌طور که بارها گفتم چارچوب ITIL‌ یک رویکرد ماشینی یا فناورانه نیست بلکه یک درک انسانی است و هر آنچه در این چارچوب گنجانده‌شده برای افزایش دید و پرورش ذهن شماست تا موفقیت سازمان و البته خود را رقم بزنید.

اگر می‌خواهید در دنیای پرسرعت امروز به موفقیت برسید، داشتن احساس فوریت بسیار مهم است. با پذیرش فوریت و اقدام سریع، خود را در موقعیت موفقیت قرار می‌دهید و فرصت‌ها و ایده‌های جدید را باز می‌کنید. بنابراین، اگر شما فردی هستید که با تعویق کار دست‌وپنجه نرم می‌کنید یا تمایل دارید کارها را تا آخرین لحظه به تعویق بیندازید، از همین امروز شروع به پرورش حس فوریت کنید!

احساس فوریت برای اجرای موفقیت‌آمیز تغییرات ضروری است. با تعیین ضرب‌الاجل‌های مشخص، اولویت‌بندی وظایف، برقراری ارتباط مؤثر و جشن گرفتن پیروزی‌های کوچک، می‌توانید انگیزه‌ی لازم برای غلبه بر هر مانعی و رسیدن به اهداف، خود را پرورش دهید. بنابراین، دفعه بعد که با تغییر مواجه شدید – چه بزرگ باشد چه کوچک – به یاد داشته باشید که از آن احساس فوریت برای ایجاد موفقیت استفاده کنید.

فوریت در مدیریت حوادث

حادثه یعنی رخداد بدون هشدار(!) که می‌تواند مشکلات زیادی ایجاد کند. بنابراین، حصول اطمینان از اینکه حوادث در سریع‌ترین زمان ممکن حل‌وفصل می‌شوند بسیار مهم است. اگر سازمان شما در هنگام مواجهه با حوادث با فوریت برخورد نکند، ممکن است درنهایت با مسائل مهم‌تری روبرو شود. تصور کنید یک حادثه برای مدت طولانی باقی بماند این مبدل به یک درد مزمن می‌شود که بعدها درمان هم برایش کارساز نیست. بنابراین شبیه کسی که از بیماری مهلکی رنج می‌برد اگر با قید فوریت به حادثه‌ی او نپردازید درنتیجه با یک مرگ یا خاموشی کامل مواجه می‌شوید.

دردناک است نه؟ بله! اما راه‌حل چیست؟

باید فرآیندهایی را تنظیم کنید که از رسیدگی سریع به حوادث اطمینان حاصل کنند. زمانی که حادثه‌ای گزارش می‌شود، زنگ هشدار باید به صدا درآید. این کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که منابع صحیح تخصیص داده‌شده‌اند و همه افراد درگیر در یک نقطه متمرکز هستند. همچنین به اولویت‌بندی حوادث بر اساس شدت آن‌ها کمک می‌کند.

فوریت در مدیریت مشکل

پس از رسیدگی به یک حادثه، ضروری است که به علت اصلی آن بپردازیم. اغلب این به معنای عقب‌نشینی و نگاه کردن به تصویر بزرگ‌تر با انجام تحقیقات یا تجزیه‌وتحلیل علت ریشه (RCA) است. این فرآیند ممکن است زمان ببرد، اما اطمینان از عدم بروز مشکلات در آینده بسیار مهم است.

فوریت در مدیریت مشکل به همان اندازه در مدیریت حوادث مهم است. پس از شناسایی یک مشکل، تنها ننشینید و منتظر تکرار آن نباشید. باید علت ریشه‌ای آن مشکل در رأس همه‌چیز قرار بگیرید و قبل از اینکه اهمیت بیشتری پیدا کند، آن را حل کنید.

فوریت در مدیریت تغییر

فقط حوادث یا مشکلات غیرمنتظره نیستند که نیاز به‌فوریت دارند. بلکه تغییر نیز فوریت دارد و البته فوریت، نیز منجر به تغییر می‌شود!

وقتی نوبت به اعمال تغییرات می‌رسد، چه در محل کار و چه در زندگی شخصی شما، داشتن احساس فوریت بسیار اثرگذار است چه در موفقیت تغییر و چه در مقابله با مقاومت در برابر تغییر.

درواقع فوریت، در بسیاری از مواقع مهم‌ترین عامل تعیین‌کننده بین موفقیت و شکست تغییرات است. اما چطور؟

به بیان ساده، احساس فوریت چیزی است که به شما انگیزه لازم برای عبور از مقاومت، غلبه بر موانع و رسیدن به اهدافتان را می‌دهد. این چیزی است که به شما امکان می‌دهد تمرکز خود را حفظ کنید، باانگیزه بمانید و در رویکرد خود فعال باشید. بدون اضطرار، راحت می‌توان از خود راضی شد و اجازه داد همه‌چیز از بین برود آنهم زمانی که خیلی دیر شده است.

چه در حال معرفی سخت‌افزار یا نرم‌افزار جدید به سازمان خود باشید یا تغییراتی در فرآیندها یا رویه‌ها ایجاد کنید، باید رویکردی ساختارمند براساس فوریت داشته باشید.

هنگام ایجاد تغییر، بسیار مهم است که همه افراد درگیر بفهمند که چه اتفاقی در حال رخ دادن است و تن دادن به چنین تغییری، چگونه بر کار روزمره آن‌ها تأثیر می‌گذارد؟ اینجاست که فوریت مطرح می‌شود. اگر تغییرات طول بکشد، مردم ممکن است متوجه نشوند که چه اتفاقی در حال وقوع است و چرا. این می‌تواند منجر به مقاومت و حتی خصومت نسبت به تغییر شود. بنابراین، مطمئن شوید که تغییرات به‌وضوح بیان‌شده است، و همه می‌دانند که چه اتفاقی قرار است با اجرای آن بیفتد.

درنتیجه فوریت در مدیریت حوادث، مدیریت مشکل و مدیریت تغییر حضور چشمگیری دارد و بسیار مهم است. برای جلوگیری از مشکلات بزرگ‌تر، باید با حوادث به‌سرعت برخورد کرد. مدیریت مشکل نیاز به‌فوریت دارد تا اطمینان حاصل شود که علل ریشه‌ای قبل از بروز مجدد مشکلات برطرف شده است. درنهایت، مدیریت تغییر نیاز به‌فوریت دارد تا اطمینان حاصل شود که همه در یک نقطه گوش‌به‌زنگ هستند و متوجه می‌شوند که چه اتفاقی می‌افتد.

 به یاد داشته باشید، زمان، خیلی خیلی مهم است!

مقاله مرتبط: تسلط بر مدیریت تغییر با مدل هشت مرحله‌ای کوتر

ادامه مطلب در صفحه بعد...