آنچه که بهوفور در اکثر نیروهای سازمان دیده میشود چند چیز است:
مورد دوم صرفاً بر روی جذابیت مالی تمرکز دارد آنگونه که کارمند با گرفتن پروژههای شخصی بجای انجام وظایف و کارهای سازمانی در زمان مفید اقدام به کسب درآمد از آن ناحیه دارد. بعبارتی یا تایمش را خالی میکند یا عملا از زیر بار وظایف سازمانی شانه خالی میکند بنحوی که جسمش در سازمان است و روحش در کار دیگر! که به هیچ وجه پسندیده و اخلاقی نیست! و بیشتر از آن که یک معضل سازمانی باشد یک نوع زیادهخواهی شخصی است زیرا سواستفاده از موقعیت شغلی است.
اما مورد اول که به سرخوردگی شغلی و درنهایت به مورد سوم منتج میشود به عنوان دوم موضوع مهمتر قابل تعمیم است.
بعنوان یک متخصص یا مدیر منابع انسانی، حفظ کارکنان یکی از مهمترین جنبههای شغل شماست. بخصوص در صنعت IT، که تقاضا برای متخصصان ماهر زیاد است، حفظ استعدادهای برتر بسیار مهمتر است. این مطلب بر استفاده از استراتژیهای موثر ITIL برای به حداکثر رساندن حفظ کارکنان IT تمرکز کرده.
در این راهنما، اهمیت حفظ کارکنان فناوری اطلاعات، ITIL چیست و چگونه با حفظ کارمندان مرتبط است؟ را توضیح خواهیم داد. همچنین مؤلفههای کلیدی استراتژیهای مؤثر ITIL برای حفظ کارمندان، نحوه محاسبهی معیارهای حفظ کارکنان، و نحوه استفاده از استراتژیهای ITIL برای حفظ کارمندان را ارائه خواهیم کرد. علاوه بر این، مطالعات موردی در مورد اجرای موفق ITIL، اشتباهات رایجی که باید از آنها اجتناب شود و اهمیت بهبود مستمر در استراتژیهای حفظ کارکنان را به اشتراک میگذاریم.
حفظ کارکنان برای هر سازمانی ضروری است. این به حفظ دانش سازمانی کمک میکند، در زمان و هزینه در استخدام و آموزش صرفه جویی میکند و یک محیط کاری مثبت را تقویت میکند. با این حال، در صنعت فناوری اطلاعات، حفظ کارمندان بسیار مهمتر است. چشم انداز دائماً در حال تغییر فناوری به متخصصان ماهر و آگاه نیاز دارد که بتوانند جلوتر از منحنیها بمانند. از دست دادن استعدادهای برتر فناوری اطلاعات میتواند یک شکست بزرگ برای یک سازمان، هم از نظر مالی و هم از نظر عملیاتی باشد. بنابراین، سرمایه گذاری روی استراتژیهایی که به حفظ کارمندان کمک میکند، مهم است.
ITIL مخفف Information Technology Infrastructure Library است. این چارچوبی از بهترین شیوهها برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات است که در سطح جهانی به رسمیت شناخته شده است. ITIL مجموعهای از دستورالعملها را برای مدیریت خدمات، فرآیندها و فعالیتهای فناوری اطلاعات ارائه میدهد. این به سازمانها کمک میکند تا خدمات فناوری اطلاعات خود را با نیازهای تجاری هماهنگ کنند، کیفیت خدمات را بهبود بخشند و هزینهها را کاهش دهند. ITIL همچنین به ایجاد فرهنگ بهبود مستمر کمک میکند، که برای حفظ کارمندان ضروری است. وقتی کارکنان احساس میکنند که سازمانشان روی رشد و توسعه آنها سرمایه گذاری میکند، احتمال بیشتری برای ماندن دارند.
ITIL و حفظ کارکنان ارتباط نزدیکی با هم دارند زیرا ITIL چارچوبی را برای مدیریت خدمات فناوری اطلاعات فراهم میکند که میتواند به سازمانها کمک کند تا محیط کاری بهتری را برای کارمندان فراهم کنند. با پیروی از بهترین شیوههای ITIL، سازمانها میتوانند کیفیت خدمات را بهبود بخشند و زمان خرابی را کاهش دهند، که میتواند به کاهش استرس و ناامیدی برای کارکنان کمک کند. علاوه بر این، ITIL چارچوبی برای بهبود مستمر فراهم میکند که میتواند به سازمانها کمک کند تا فرهنگ یادگیری، رشد و توسعه را ایجاد کنند که کارکنان برای آن ارزش قائل هستند.
چندین مؤلفه کلیدی از استراتژیهای مؤثر ITIL برای حفظ کارکنان وجود دارد. این شامل:
ارتباطات
ارتباط موثر برای حفظ کارمندان بسیار مهم است. ITIL دستورالعملهایی را برای ارتباط واضح و مختصر بین متخصصان فناوری اطلاعات و سایر ذینفعان ارائه میدهد. با پیروی از بهترین شیوههای ITIL برای ارتباطات، سازمانها میتوانند اطمینان حاصل کنند که کارکنان در مورد تغییرات در خدمات، فرآیندها و فعالیتها مطلع میشوند. این میتواند به کاهش سردرگمی و ناامیدی کمک کند، که میتواند منجر به جابجایی کارکنان شود.
قراردادهای سطح خدمات (SLA)
قراردادهای سطح خدمات (SLA) توافق نامههایی بین یک ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات و یک مشتری هستند که سطح خدمات ارائه شده را مشخص میکند. ITIL دستورالعملهایی را برای ایجاد SLA های موثر که با نیازهای کسب و کار همسو هستند ارائه میدهد. با پیروی از بهترین شیوههای ITIL برای SLA، سازمانها میتوانند اطمینان حاصل کنند که خدمات فناوری اطلاعات انتظارات مشتری را برآورده میکند یا از آن فراتر میرود. این میتواند به بهبود رضایت و حفظ کارکنان کمک کند زیرا کارمندان کمتر از مشکلات خدمات فناوری اطلاعات ناامید میشوند.
مدیریت حوادث
مدیریت رخداد فرآیند بازیابی عملیات عادی سرویس در سریعترین زمان ممکن پس از یک حادثه است. ITIL دستورالعملهایی را برای مدیریت موثر حادثه ارائه میدهد که میتواند به کاهش زمان خرابی و ناامیدی برای کارکنان کمک کند. تخصیص درخواستهای مرتبط نیز ارتباط دقیقی با روحیهی فرد دارد زیاد او به هرکاری گمارده نمیشود و صرفاً وظایفی را میبیند که باید انجام دهد. با پیروی از بهترین شیوههای ITIL برای مدیریت حوادث، سازمانها میتوانند اطمینان حاصل کنند که حوادث به سرعت و کارآمد حل میشوند، که میتواند به بهبود رضایت و حفظ کارکنان کمک کند.
محاسبه ماندگاری کارکنان گام مهمی در به حداکثر رساندن حفظ کارکنان فناوری اطلاعات است. معیارها و روشهای مختلفی برای محاسبه ماندگاری کارکنان وجود دارد. رایجترین روش محاسبه نرخ ابقای کارکنان است. نرخ حفظ کارکنان از تقسیم تعداد کارکنانی که در سازمان ماندهاند بر تعداد کل کارکنان محاسبه میشود. به عنوان مثال، اگر یک سازمان ۱۰۰ کارمند داشته باشد و ۹۰ نفر از آنها یک سال بمانند، نرخ ماندگاری کارکنان ۹۰٪ است.
معیارهای دیگر برای محاسبه ابقای کارکنان شامل نرخ گردش مالی، مدت تصدی و تعهد است. نرخ گردش مالی محاسبه میشود.
با تقسیم تعداد کارکنانی که سازمان را ترک کردند بر تعداد کل کارکنان. دوره تصدی مدت زمانی است که یک کارمند در سازمان بوده است. مشارکت معیاری است که نشان میدهد کارکنان چقدر متعهد و راضی از کار خود و سازمان هستند.
استفاده از استراتژیهای ITIL برای حفظ کارکنان شامل اجرای اجزای کلیدی استراتژیهای موثر ITIL برای حفظ کارکنان است. این شامل ارتباطات موثر، SLA ها و مدیریت حوادث میشود. علاوه بر این، سازمانها میتوانند از استراتژیهای ITIL برای حفظ کارکنان با سرمایه گذاری در توسعه و آموزش کارکنان استفاده کنند. با فراهم کردن فرصتهای رشد و توسعه برای کارکنان، سازمانها میتوانند فرهنگ بهبود مستمر و یادگیری را ایجاد کنند که کارکنان برای آن ارزش قائل هستند.
یکی از مطالعه موردی موفق اجرای استراتژیهای ITIL برای حفظ کارکنان، سیستم بهداشت دانشگاه میشیگان (UMHS) است. UMHS بهترین شیوههای ITIL را برای مدیریت حوادث، مدیریت مشکل و مدیریت تغییر پیاده سازی کرد. این سازمان همچنین در توسعه و آموزش کارکنان سرمایه گذاری کرد. در نتیجه، UMHS زمان خرابی را کاهش داد، کیفیت خدمات را بهبود بخشید و حفظ کارکنان را افزایش داد.
یکی دیگر از مطالعه موردی موفق، وزارت امور کهنه سربازان (VA) است. VA بهترین شیوههای ITIL را برای مدیریت حوادث، مدیریت مشکل و مدیریت تغییر اجرا کرد. این سازمان همچنین در توسعه و آموزش کارکنان سرمایه گذاری کرد. در نتیجه، VA باعث کاهش زمان خرابی، بهبود کیفیت خدمات و افزایش ماندگاری کارکنان شد.
هنگام اجرای استراتژیهای ITIL برای حفظ کارمندان چندین اشتباه رایج وجود دارد که باید از آنها اجتناب کرد. این شامل:
عدم پشتیبانی اجرایی
اجرای موثر استراتژیهای ITIL برای حفظ کارکنان نیاز به حمایت اجرایی دارد. بدون حمایت رهبران ارشد، اجرای تغییرات و بهبودها میتواند دشوار باشد. حمایت از نیرو برای پیشبرد پروژهها و استقلال عمل و تصمیمگیری، به او انگیزه و قدرت لازم را میدهد همچنین حمایت مالی با فعالیتهایی که منجر به خلق ارزش میشوند گامی در جهت تامین نیازهای پولی نیروهاست. در سازمانهایی که نیرو احساس کند فاقد تصمیمگیری، فاقد قدرت عمل است و یا فعالیتهای او توسط مدیران ارشد دیده نمیشود بیتردید ریزش میکند.
عدم آموزش و توسعه
سرمایه گذاری در توسعه و آموزش کارکنان برای حفظ کارمندان ضروری است. بدون فرصت برای رشد و توسعه، کارمندان ممکن است خسته یا ناامید شوند و در جای دیگری به دنبال فرصت باشند. این آموزش میتواند راهاندازی یک لابراتوار آزمایشگاهی باشد، آموزش سازمانی، آموزش برون سازمانی و یا حتی درگیر کردن نیرو با پروژههای عملیاتی باشد.
عدم ارتباط
ارتباط موثر برای حفظ کارمندان بسیار مهم است. بدون ارتباط واضح و مختصر، کارمندان ممکن است از تغییرات در خدمات، فرآیندها و فعالیتها سردرگم یا ناامید شوند. این ارتباط صرفا حضوری نیست بلکه گفتگوی تلفنی، تخصیص درست وظایف و عدم محول کردن فعالیتهای غیرمرتبط بر اساس ساختار تخصیص درخواست/کار میتواند منجر به افزایش روحیهی وفاداری افراد شود. از طرفی رسیدگی به احوالات انسانی و مدیریت وظایف و عدم انباشت کردن حجم زیادی از کارهای موازی سبب افت کارایی و در نتیجه سرخوردگی او میشود.
سرمایه گذاری در آموزش و صدور گواهینامه ITIL یک راه عالی برای بهبود حفظ کارکنان است. آموزش و صدور گواهینامه ITIL میتواند به کارکنان کمک کند تا مهارتها و دانش لازم را برای پیاده سازی و استفاده از بهترین شیوههای ITIL برای مدیریت خدمات توسعه دهند. با فراهم کردن فرصتهای رشد و توسعه برای کارکنان، سازمانها میتوانند فرهنگ یادگیری و بهبود مستمر را ایجاد کنند که کارکنان برای آن ارزش قائل هستند.
بهبود مستمر برای حفظ کارکنان ضروری است. با بهبود مستمر استراتژیهای ITIL برای مدیریت خدمات، سازمانها میتوانند فرهنگ یادگیری، رشد و توسعه را ایجاد کنند که کارکنان برای آن ارزش قائل هستند. علاوه بر این، بهبود مستمر میتواند به سازمانها کمک کند تا از منحنی جلوتر بمانند و در چشمانداز دائماً در حال تغییر فناوری رقابتی باقی بمانند.
به حداکثر رساندن حفظ کارکنان فناوری اطلاعات نیازمند یک رویکرد استراتژیک است که استراتژیهای موثر ITIL برای مدیریت خدمات را در خود جای دهد. با سرمایه گذاری در توسعه و آموزش کارکنان، ارتباطات موثر، SLA ها و مدیریت حوادث، سازمانها میتوانند یک محیط کاری مثبت ایجاد کنند که کارکنان برای آن ارزش قائل هستند. علاوه بر این، با بهبود مستمر استراتژیهای ITIL، سازمانها میتوانند فرهنگ یادگیری و رشد ایجاد کنند که به حفظ استعدادهای برتر کمک میکند. اگر به دنبال بهبود حفظ کارکنان فناوری اطلاعات در سازمان خود هستید، بهترین شیوههای ITIL برای مدیریت خدمات و سرمایه گذاری در توسعه و آموزش کارکنان را در نظر بگیرید.
با اینحال ممکن است علیرغم تمهیدات فوق، یک فرد بدلایلی نظیر مشکلات بسیار شخصی، زیادهخواهی علیرغم خلق ارزش بیشتر، توهم حرفهای بودن، راهاندازی کسبوکار شخصی، مهاجرت، عدم داشتن نقشهی راه، نفع کوتاهمدت و … سازمان را ترک کند. درصورتیکه فرایند حفظ افراد در سازمان بکار رفته اما بازهم سازمان شاهد ریزش است دیگر ایرادی بر سازمان وارد نیست زیرا قرار نیست سازمان نیروهایشان را به زور و با چنگ و دندان نگه دارد چراکه ممکن است هرگونه اصرار و تلاشی سبب عدم توفیق فرد در جای دیگری شود.
هر سازمانی ویژگیهایی دارد که برای کارکنان جذاب است. بنابراین انتخاب نهایی با آنان است و نه سازمان.
سازمانهای موفق فرایند کار را به شکلی نمیچینند که در صورت ریزش یا ترک نیروها دچار چالش و یا هزینهکرد بیشتر شوند با این وصف نگهداشتن نیروی حرفهای هزینهای به مراتب کمتر از جذب مکرر نیروهای ناشی و یا نیروهای حرفهای دیگر است.
[…] مدیریت مشکل و رابطه آن با حفظ کارکنان […]