چگونه ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات را بالا ببریم؟

پیگیری و مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات ممکن است همیشه مورد توجه واقع نشود، اما مدیریت صحیح این دارایی‌ها در نهایت می‌تواند خط اصلی سازمان شما را بهبود بخشد. اما چطور!؟

هر کسب و کاری امروزه برای پیشبرد اهداف تجاری و ارایه‌ی محصولات و خدمات نیازمند تجهیزات ارتباطی، زیرساختی سخت‌افزاری و نرم‌افزاری است و هزینه‌های زیادی برای تامین، نگهداری و ارتقای این دارایی‌‌ها که همواره سنگین است به شما تحمیل می‌شود. کافی است دارایی که کلی برایش هزینه کرده‌اید هم آورده و بازگشت هزینه‌ هم نداشته باشد آنگاه شما می‌مانید و جدال فرسایشی با کارکنان فناوری اطلاعات و مدیران ارشد! 

با رشد سازمان و افزایش حجم دارایی‌های انفورماتیکی، برای کار در اوج بهره‌وری، بخش‌های IT باید روی به‌حداقل رساندن ضایعات و رعایت اصول مربوطه متمرکز شوند زیرا مدیریت دستیابی موثر سبب مدیریت بهتر چرخه‌ی حیات تجهیزات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری می‌شود.

درک تصویر کامل از یک مدل جامع، سازنده و یکپارچه‌ی مدیریت دارایی فناوری اطلاعات یا ITAM و همچنین قرار دادن بهترین روش‌های مدیریت دارایی، سازمان شما را قادر می‌سازد تا اهداف خاص ITAM خود را تحقق بخشد زیرا مزایای بی‌شماری به ارمغان خواهد آورد.

افزایش ارزش‌ها و مزایای مدیریت دارایی IT

در بحث مدیریت مالی سه روش برای پس‌انداز وجود دارد:

1. بازیابی هزینه: در ازای هزینه‌ی انجام شده باید ارزش، پول یا اعتباری را بتوانید پس بگیرید.
2. کاهش هزینه: جلوگیری از هدر رفت هزینه‌ی بیشتر و کاهش نرخ هزینه‌کرد در آینده
3. اجتناب از هزینه: تعهدات احتمالی آینده برای هزینه‌هایی که هنوز انجام نشده و ضرورتی هم ندارد را حذف کنید.

سناریو: اگر شما دانشجوی رشته‌ی گرافیک هستید و می‌خواهید در کنار تحصیل کسب درآمد هم بکنید. اما نوت‌بوک ندارید احتمالاً این پرسش‌ها را با خود مطرح کرده‌اید:

• آیا با خرید نوت‌بوک حرفه‌ای و گران‌قیمت، پروژه‌های بزرگتر و پول بیشتری نصیب من می‌شود؟
• آیا هما‌ن‌قدر که قصد دارم هزینه ‌کنم، برایم آورده‌ هم دارد؟
• آیا می‌توانم یک نوت‌بوک با قیمت مقرون به‌صرفه در حد وسع تهیه کنم چون ممکن است فعلاً پروژه‌‌ای بدست نیاوردم و یا پروژه‌های ریز احتمالی داشته باشم؟
• یا فعلاً نوت‌بوکی خریداری نکنم چون ضرورتی ندارد.

پاسخ منطقی و درست به هر کدام از موارد بالا، شما را به یکی از روش‌های پس‌انداز هدایت می‌کند چه شما نوت‌بوک قدرتمندی بخرید از کنارش پول در بیاورید (بازیابی هزینه)، چه نوت‌بوک ضعیفی بخرید و بیشتر از آنچه که در توان دارید هزینه نکنید(کاهش هزینه)، و چه آنکه فعلاً نوت بوکی را خریداری نکنید(اجتناب از هزینه). در هر صورت شما بر مبنای: پولی که الان دارید، توانایی و تخصصی که دارید، زمان بازگشت سرمایه‌ای که در نظر دارد، پروژه‌های محتملی که ممکن است بدست آورید به این تصمیم و نتیجه خواهید رسید که الان باید نوت‌بوک حرفه‌ای داشته باشید یا معمولی و یا اصلاً نداشته باشید! در نهایت شما با خریدن یا نخریدن یک نوت‌بوک باید یک تصمیم منطقی برسید، حتی اگر تصمیم بگیرد هیچ کاری را انجام ندهید باز هم شما یک تصمیم گرفته‌اید.

اینکه شما در چنین شرایطی چه تصمیمی گرفته‌اید تفکر پس‌انداز شما را برای ارزشمند کردن دارایی را نشان می‌دهد که در هر سه روش صحیح است.

در جدول فوق پذیرش ریسک سرمایه‌گذاری معقول‌تر و با احتمال بازگشت هزینه و صرف هزینه‌ی کمتر را می‌تواند بهترین انتخاب باشد.

تجربه‌ی شخصی: من تا زمانی که پروژه نگرفتم، نوت‌بوک گران‌قیمتی نخریدم! این یعنی ردیف ۴ در جدول فوق.

اگرچه در برخی سناریوها امکان دریافت آورده پیش از سرمایه‌گذاری وجود ندارد اما در کل به میزان توانایی شما و اطمینان‌تان باز می‌گردد. استیوجابز از جمله‌ی افرادی بود که ردیف ۴ را در نظر گرفته بود زیرا او زمانی‌که چندین سفارش فروش کامپیوترهای مکینتاش را ابتدا گرفت سپس سراغ تولید این سیستم ها با هزینه‌ی بالا رفت.

این سناریو پس‌انداز و مدیریت مالی هزینه نه تنها در مدیریت مالی شخصی بلکه در سازمان‌ها نیز کاربرد دارد بخصوص در بحث دارایی‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات. بر همین اساس نیاز هست تا قوانین نظارتی و قراردادی (که براساس کشور و سازمان متفاوت است) را در نظر داشته باشید و برای اطمینان از انطباق سازمان خود از این موارد استفاده کنید:

• الزامات قانونی جهت تامین زیرساخت‌های ارتباطی، نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
• الزامات قانونی پیرامون جمع‌آوری و حفاظت از داده‌ها ، افشای نقض امنیت اطلاعات و تجهیزات
• الزامات نظارتی با تأکید بر حسن حاکمیت و انطباق با کلیه قوانین و مقررات مربوط به ITAM
• الزامات نظارتی توافقات برون‌سپاری خدمات و محصولات و خدمات ابری.
• اقدامات سایبری برای جلوگیری از فراگیرتر شدن و خطرناکتر شدن حملات سایبری با هدف مدیریت امنیت اطلاعات، محافظت از اطلاعات مورد نیاز سازمان برای انجام امور تجاری
• استفاده از ITSM – چارچوب ITIL ، با پشتیبانی خوب از ITAM، از طریق هم ترازی دارایی‌های IT بر اساس نیازهای تجاری و همچنین از طریق ارائه کارآمد و موثر (با کیفیت) خدمات، ارزش و مزایایی را فراهم می کند.

این الزامات یعنی آنکه شما در بازگشت هزینه‌های خرید تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، محصولات و خدمات ابری باید به مهم توجه کنید که لزوم بازگشت هزینه، هزینه‌ی کمتر و اجتناب از هزینه سبب می‌شود قدرت مدیریت دارایی‌ها بهتر و بیشتری داشته باشید.

بطور مثال در بحث انتخاب ابزار ITIL به‌عنوان یک دارایی ارزشمند سازمانی، شما با این رویکردها مواجه می‌شوید:

1. آیا یک محصول گران‌قیمت با تمامی قابلیت‌ها و تمرینات خریداری کنید؟ (بازیابی هزینه)
2. آیا یک محصول متوسط با قیمت مناسب که تمرینات کلیدی مورد نیاز شما و بر اساس سطح بلوغ سازمانی را تامین می‌کند خریداری کنید؟ (کاهش هزینه)
3. و یا اصلاً دست به هیچ خریدی نزنید و هیچ ابزار ITIL انتخاب نکنید…(اجتناب از هزینه)

بدیهی است در این موضوع خاص می‌دانید که داشتن ابزار ITIL آورده‌های بسیاری برای سازمان شما دارد اگرچه این آورده‌ها پیش از خرید (ردیف ۴ و۵ ) بدست نمی‌آید زیرا شما بدون ابزار مناسب عملاً از عهده‌ی کار و کسب مزایای و آورده‌های آن بی‌بهره خواهید ماند بنابراین شما این سناریو را در جدول زیر می‌توانید برای تصمیم‌گیری بهتر لحاظ کنید:

شکی نیست چیزی که گران است بی‌دلیل نیست، خدمات پشتیبانی، قابلیت‌ها، امکانات و ویژگی‌های یک محصول یا یک خدمت همیشه تفاوت‌هایی را رقم می‌زند که بسیار قابل توجه است و سبب افزایش قیمت خدمت یا محصول می شود. پس در جدول فوق علاوه بر معیار آورده و هزینه، وضعیت بلوغ ارایه‌ی خدمات فناوری اطلاعات در سازمان شما بسیار اهمیت دارد این یعنی اگر بلوغ سازمانی شما باید در نقطه‌ای باشد که دست به خرید یک ابزار ITIL‌ گران‌قیمت بزنید تا از تمامی خدمات پشتیبانی، قابلیت‌ها، امکانات و ویژگی‌های آن بهره‌مند شوید پس باید این کار را بکنید و اگر چنین نیست شکی نیست که در جدول فوق ردیف ۲ بهترین انتخاب است.

استفاده از این سه روش در پس‌انداز و مدیریت مالی با استفاده از ابزارهای ITSM و ITAM برای هر خدمت و محصولی قابل تعمیم و گسترش است بنابراین در هنگام سرمایه‌گذاری روی تجهیزات و دارایی‌های فناوری اطلاعات مقوله‌های اشاره شده را باید مورد توجه قرار داد تا مدیریتی حرفه‌ای‌تر را پیش ببریم.

در نظر بگیرید سازمانی که تمام پرسنل کارهای اداری مرسوم و حداکثر با چند نرم‌افزار میزکار معمولی انجام می‌دهند استفاده از زیروکلاینت (تین کلاینت‌ها) بهترین گزینه است و….

ITAM یا مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری جهت بالا بردن ارزش دارایی‌های سازمان منسجم‌تر و دقیق‌تر برخورد کنید.

هادی احمدی