هفت مزیت مدیریت دارایی ها

مزیت شماره ۴: صرفه جویی در هزینه ها

سازمانها معمولاً بین داراییهای گزارش شده خود و آنچه در واقع در دنیای واقعی دارند، اختلاف معنی داری دارند. عملکرد مؤثر ITAM ، تصویری شفاف تر از میزان و نوع دارایی ها، به کسب و کار شما می دهد و باعث می شود برنامه ریزی برای آینده آسان تر شود.

اگر در سازمانی هستید که حداقل ۵ سرویس مهم و یا بسیار مهم ارایه می کنید با دانستن اینکه دقیقاً چه نرم افزار و یا سخت افزاری برای ارایه این سرویسها در حال استفاده است شما می توانید با دقت بیشتری، تقاضاهای آتی را پیش بینی کنید و در موقعیت قوی تری قرار بگیرید و در زمان مذاکره با فروشندگان سخت افزار و نرم افزار پیش بروید. علاوه بر این ، با دانستن موقعیت مکانی (محل استقرار اقلام) و استفاده تجاری از دارایی های سخت افزاری و نرم افزاری خود، می توانید به جای هزینه کردن در خرید دارایی های جدید، از دارایی های بلااستفاده یا استفاده نشده استفاده نمایید.

بنابراین اشراف شما بر ساختمان ها، مکان های قرارگیری دارایی ها، حجم نیازمندی ها براحتی قادر به مدیریت هزینه ها خواهید شد و همین امر ضمن کاهش خرید تجیهزات جدید، سبب صرفه جویی در خرید، استفاده از تجهیزات بلا استفاده می شود.

مزیت شماره ۵: افزایش حاکمیت

نظارت و کنترل کلیه دارایی ها در یک تصویر بزرگ سبب افزایش دید شما جهت مدیریت مؤثرتر می شود. با دانستن اینکه چه چیزی در دست چه کسی است و در  کجا قرار دارد براحتی دارایی های اصلی را کنترل خواهید کرد و از احتمال کمتر گم شدن یا جابجایی آنها و یا حتی سرقت (مفقودی) آنها می توانید ممانعت کنید و یا در بدترین حالت از این اتفاق مطلع شوید.

یک دارایی خصوصیات منحصر خود را خواهد داشت اما بطور پیش فرض در هنگام افزودن یک نوع دارایی یا CI حتما ویژگی های زیر را در نظر داشته باشید:

ویژگی های هنگام افزودن دارایی عبارتند از:

• مرجع دارایی (تعیین مادر دارایی- مثلا  ماشین های لینوکسی و ماشین های ویندوزی میتوانند فرزندان، مرجعی دارایی (مادر) بنام "ایستگاه کاری" باشند.
• تعیین روابط دارایی و پیوند آن با سرویس (در صورت ایده آل اگر از پایگاه داده مدیریت پیکربندی خود (CMDB استفاده می کنید روابط دارایی ها را به سرویس ها و سایر CI ها برحتی امکانپذیر خواهد بود)
• نام دارایی
• شرح دارایی
• نام تولید کننده
• اطلاعات لایسنس
• جزئیات مربوط به پشتیبانی و گارانتی (از جمله هر تاریخ انقضا برای ضمانت یا پشتیبانی اولیه)
• هزینه خرید
• هزینه استهلاک
• هزینه تعمیرات
• تیم پشتیبانی مرتبط
• مالک دارایی
• جزئیات فروشنده شخص ثالث (و هرگونه اسناد پشتیبانی در صورت لزوم).

مزیت شماره ۶: میانگین زمان سریعتر برای بازیابی خدمات (MTTRS)

پیشتر گفتم که از طریق ITAM قادر به حل و فصل سریع حوادث خواهیم شد اما چگونه!؟ شما با پیوند سرویسها به سخت افزارها و نرم افزارها و تعیین ارتباط (مالکیت دارایی به کاربر نهایی) قادر خواهید بود تا زمانیکه کاربر نهایی/مشتری با میز خدمات IT تماس می گیرد، تمام دارایی های مربوطه به او در هنگام ثبت حادثه، مشاهده شود همین امر کمک می کند تا دقیقا بدانید که این حادثه از چه دارایی و مربوط به چه کاربری مطرح شده. داشتن دارایی های مرتبط به مالک! به این معنی است که درخواست ها به طور مؤثر مسیریابی شوند – هم سریعتر و هم با وضوح بیشتر- و همین مطلب یعنی حل و فقصل سریعتر حوادث و صرفه جویی در زمان.

مزیت شماره ۷: بهبود مستمر در ارایه خدمات

مهم نیست که قابلیت های نرم افزار مدیریت خدمات فناوری اطلاعات سازمان شما در حال حاضر چقدر عالی هستند، اما مهم است بدانید که قطعاً با ITAM بهتر است! روش های بسیاری وجود دارد که در آن هم افزایی لازم بین ITSM و ITAM انجام شده اما خیلی از شرکت های تولید کننده ابزار پیاده سازی ITIL مدیریت دارایی ها را جداگانه عرضه می کنند که اکثرا ادغام این قابلیت با سرویس دسک را ارایه میکنند تا کارکنان فناوری اطلاعات از یک درگاه واحد و با استفاده از دارایی ها قادر به سرعت بخشیدن به زمان حل و فصل حوادث شوند و همچنین یک تحلیلگر میز خدمات که دسترسی آسانی به اطلاعات مربوط به دارایی IT را داراست و اگر بخواهد گزارشی تهیه کند او درک درستی از وضعیت دارایی ها، درخواست های مربوطه و هزینه های ناشی از تجهیزات را رصد و ارزیابی کند و راهکارهای متناسب را جهت بهبود مستمر ارایه کند.

هادی احمدی

[۱] IT Asset Management

[۲] Definitive Media Library

[۳] Definitive Hardware Store