چرا انفورماتیک سازمان ها از نرم افزار اتوماسیون اداری استفاده میکنند!؟
از زمان ظهور کامپیوترها، لزوم خودکارسازی بسیاری از کارهای دست و پا گیر و سنتی در جهان تکنولوژی و دنیا صفر و یک اهمیت بسزایی پیدا کرد اما فقط این نبود، اشتراک اسناد، ارسال مکاتبات، ارجاع پیام ها، زمانبندی تاریخ جلسات، مدیریت کارهای روزمره و بسیاری دیگر از نیازمندیها باعث شد تا دنیا به سمت ارایه تولید نرم افزارهایی برای ارایه این نیازها پیش برود که مهمترین آنها شد سیستم های مدیریت مکاتبات اداری.
لذا غول های نرم افزاری نظیر مایکروسافت، از مدت ها پیش بسته های نرم افزاری Office را برای مدیریت و تولید اسناد سازمانی و نرم افزار Outlook را برای مدیریت مکاتبات عرضه کرد که کلیه موارد فوق به انضمام قابلیت های بی شمار دیگری را پوشش می داد، نرم افزار Outlook در حقیقت همان نرم افزار مدیریت مکاتبات سازمانی است که هسته آن بر پایه ایمیل است. اگرچه قابلیت های دیگری نظیر مدیریت کارها، مدیریت زمانبندی تقویم جلسات، مدیریت اسناد، دفترچه تلفن، و... را نیز داشت. اما نیازهای دیگری هم بود که بطور پیش فرض در این نرم افزار وجود نداشت مثلا مشاهده گردشکار یا شماره بندی خودکار مکاتبات، بنابراین برخی تولیدکنندگان نرم افزار بخصوص در داخل کشور، دست به کار شدند تا برای ارایه این نیازها نرم افزار جدیدی بنویسند، ولیکن علاوه بر آن، مهمترین هدف آنها، نیز مشخص بود تبدیل روال های کاغذی و سنتی به شیوه نرم افزاری بود! پس نرم افزارهایی را تولید کردند که اکثر آنها نام اتوماسیون[۱] را برای آن در نظرگرفتند. رفته رفته قابلیت ها و اجزای متنوعی به نرم افزار اتوماسیون افزوده شد و بخش‌های گوناگون فرایندهای اداری را پوشش داد. طیف وسیعی از روشهای مبادله مکاتبات، اسناد و اطلاعات را برعهده گرفتند و در نهایت تحت عناوینی نظیر: نرم افزار اتوماسیون اداری، نرم افزار مکاتبات سازمانی، نرم افزار مدیریت اسناد، نرم افزار آرشیو الکترونیکی، یکپارچه سازی علمیات گردش نامه، کارتابل الکترونیکی، امضاء دیجیتالی، نرم افزار مدیریت گردش کار و مکاتبات اداری و ... در تمامی سازمان ها جولان دادند و بازار فناوری کشور را در دست گرفتند که البته ماهیت تمام آنها فقط یک چیز بود نامه‌نگاری نرم‌افزاری!
مثلا اگر قبلا برای درخواست مساعده یک فرم کاغذی را پر می کردید و پس از اخذ تایید و امضای چند مدیر موفق به اخذ مساعده می شدید همکنون با نرم افزارهای اتوماسیون اداری دقیقا همان شکل فرم کاغذی را بصورت یک فرم دیجیتالی و یا در محیط شبه Word طراحی و دقیقا فرایند اخذ تایید و امضا (فایل عکس امضا یا امضای الکترونیکی) را باید طی کنید، فقط بجای این اتاق و آن اتاق، مدیران نامه شما را به دیگری برای نظر یا امضا ارجاع می دهند. تا اینجا همه چیز بظاهر خوب است ماهیت کار خیلی خوب عوض شده اما شکل کار همان است! با این نرم افزارها عملا سرعت و سهولت بیشتری بهمراه آمد و به شدت در میان سازمان ها مورد استقبال قرار گرفت و به خوبی در تمامی واحدها و دپارتمان های سازمان ها جای خود را باز کرد خیلی زود جایگزین مکاتبات مبتنی بر ایمیل و بخصوص Outlook شد. بعدها قابلیت های و مدیریت فرایندها و گردشکار و برخی چیزهایی دیگر به آن افزوده شد اما با تمام استقبالی که از آنها شد متاسفانه نتیجه و اثربخشی چندانی جز تسهیل در امور اداری و سازمانی به ارمغان نیاورد.
اتفاق بدی این وسط افتاد این بود که واحد فناوری اطلاعات نیز خود را مجبور به استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری بجای یک نرم افزار مدیریت خدمات فناوری کرد! و داستان چالشهای فناوری دقیقا از همین‌جا شروع شد...!
انفورماتیک یا IT یک واحد ارایه دهنده خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات است این واحد شدیدا نیازمند ابزاری برای ارتباط با کاربران داخل سازمان، پیمانکاران و مشتریان بیرون سازمان، ارزیابی عملکرد کارشناسان فناوری، ارایه خدمت مهندسی شده، راهکارهای بهبود مستمر در ارایه خدمات، افزایش کیفیت کار، مدیریت تجهیزات فناوری، مدیریت دارایی هایی که بر ارایه خدمات موثر هستند و خیلی چیزهای دیگر بود اما متاسفانه گاهی به دلیل بی اطلاعی مدیران انفورماتیک و گاهی با اغواگری برخی فروشندگان و گاهی عدم تامین مالی، بجای استفاده از یک ابزار صحیح، سراغ اتوماسیون های اداری رفتند. آنها می خواستند فرایند مدیریت درخواستها را پیاده سازی کنند، دم دستی‌ترین چیزی که بود یک نرم افزار اتوماسیون اداری بود که با این تعریف به واحد انفورماتیک رسوخ کرد: "این یک نرم‌افزار جامع تحت وب با ظاهر کاربری بسیار ساده و حرفه‌ای طراحی شده و برای سازمان امکان ثبت، گردش، بایگانی و مدیریت انواع مکاتبات درون و برون سازمانی، مستندات و فرمها را بدون محدودیت زمانی و مکانی با سرعت بالا، سهولت کاربری و در محیطی امن فراهم می‌کند." همین شد که انفورماتیک بدون اثربخشی، از این قبل نرم افزارها استفاده کرد.
متاسفانه انفورماتیک سازمان ها به اشتباه از نرم افزار اتوماسیون اداری برای ارایه خدمات فناوری اطلاعات و ارتباطات استفاده میکنند در حالیکه این نرم افزار صرفا یک سیستم مکاتبات سازمانی است و حداکثر استفاده انفورماتیک از آن در حد نامه‌نگاری بطور نرم‌افزاری است!
ادامه مطلب در صفحه بعد…
