۵ - وقتی اولویت‌های دیگر همیشه اولویت‌دارند.
اگر از راه‌حل‌ها و سایر اولویت‌های فناوری صحبت می‌کنید، اگر از ابزارهای جدیدی مانند سامانه‌های CRM برای بخش‌های مختلف استفاده می‌کنید، اما هنوز در انتظار سرمایه‌گذاری در ابزار مدیریت خدمات قدیمی خود هستید، وقت آن است که موضع‌گیری کنید. راه‌حل‌های مدیریت خدمات به‌ندرت به‌عنوان مأموریت بحرانی در نظر گرفته می‌شوند. مدیران فناوری اطلاعات اغلب این را به‌خوبی می‌دانند، اما انتقال این مزایا به رهبری سازمانی می‌تواند یک چالش باشد. زیرا سازمان دنبال خلق پول و ارزش است و همیشه چیزهای دیگری هست که اولویت بیشتری دارند بخصوص زمانی که محدودیت بودجه هم این وسط باشد چیزی که آنان همیشه می‌گویند این است که فناوری اطلاعات "مرکز سود" نیست بنابراین اولویت استفاده از یک راه‌حل مدیریت خدمات، کم پنداشته می‌شود و از آن چشم‌پوشی خواهند کرد درحالی‌که این نیاز در طولانی‌مدت، هزینه زیادی برای شما خواهد داشت. اگر بتوانید مجهز به ابزار به‌روز مدیریت خدمات شوید علاوه بر توانمندسازی گروه خود و یا جلوگیری از سوختن قطعاً کل سازمان شما سود می‌برد.
۶ - وقتی بینش و همکاری گروه خدمات، کند می‌شود.
اگر یکی از اعضای گروه خدمات شما ساعت‌ها روی حل درخواست کاربر وقت صرف کرد بدون آنکه بداند که یکی از همکارانش نیز روی همین مسئله کار می‌کند. یعنی وقتش رسیده! زیرا اینجا اتلاف زمان و بی‌اطلاعی موج می‌زند مدیریت خدمات بینش موردنیاز شما را برای تقویت گروه و سازمان شما فراهم می‌کند - به‌عنوان‌مثال، کدام نماینده چه زمانی روی چه چیزی کار می‌کند؟ یا وقتی یک همکار خارج از دفتر است یا در دسترس نیست، چه پروژه‌ها و وظایفی باید انجام شود؟ گردش کار باکیفیت و با بینش دقیق نه‌تنها برای گروه شما بلکه برای موفقیت کل سازمان شما مهم است.
۷ - وقتی هیچ دانش و تجربه مشترکی وجود ندارد.
بسته نگاه‌داشتن دانش و قبضه شدن اطلاعات و تجربیات در هارد کامپیوتر و یا مغز افراد بدون اشتراک‌گذاری آن‌ها، حل مسائل را برای سایر اعضای گروه دشوار می‌کند، به‌ویژه برای اعضای کم‌تجربه گروه خدمات. راه‌حل این مشکل یک پایگاه دانش قوی است که به افراد کمک می‌کند با چند کلیک سریع به اطلاعات موردنیاز دسترسی پیدا کنند و به گروه خدمات اجازه می‌دهد اطلاعات جمع‌آوری‌شده را به‌سرعت با کاربران نهایی به اشتراک بگذارند. بنابراین اگر هنوز اشتراک‌گذاری اطلاعات نیست و هرکسی یک سیلوی دانش مجزاست. پس باید به دنبال راه‌حل جدید باشید زیرا با رفتن یک متخصص، دستتان در پوست گردو خواهد ماند برای پرهیز از این چالش به راهکار مدیریت خدمات نیازمندید.
۸ - وقتی که در مواقع ضروری باید تغییر کنید.
تغییر هرگز آسان نیست، صرف‌نظر از سن، تجربه یا موقعیت شما. حتی وقتی‌که منتظر آن هستید، کار آسانی نخواهد بود. هنگامی‌که شما زمان، تلاش و منابع خود را برای راه‌حل فعلی خود سرمایه‌گذاری می‌کنید، حرکت از این راه دشوار است. سؤالی که ممکن است بپرسید این است: "وقتی مجبور باشم زمان زیادی را صرف تهیه یک راه‌حل جدید بکنم، چه فایده‌ای دارد؟" این سؤال دشمن تغییر است. مطمئناً برای حرکت به راه‌حل جدید و ایجاد فهرستی از موارد ضروری در راه‌حل جدید خود، مدتی زمان نیاز دارید، اما اجتناب از تغییر به دلیل این‌که راه‌حل فعلی شما "به‌اندازه کافی خوب" است و یا زمان کافی ندارید برای جایگزینی پس دارید بهانه‌تراشی می‌کنید. باید وقت کافی بگذارید و ایرادات راه‌حل فعلی را استخراج و نیازهای خود را برابر با راهکاری نوین مدیریت خدمات تطبیق دهید تا سریع‌تر انتخاب کنید.
اگر این ۸ نشانه در سازمان شما و در ارائه خدمات موجود بود یعنی وقتش رسیده که سراغ سیستم مدیریت خدمات و یا ابزارهای پیاده‌سازی ITIL بروید. لزوماً نیازی نیست که هر ۸ نشانه باهم دیده شود گاهی نیاز مبرم شما به یکی از این علائم بهترین دلیل برای مهاجرت از وضعیت فعلی به وضعیت جدید است!
