تسلط بر مدیریت تغییر سازمانی در ITIL4 با مدل ۸ مرحله‌ای جان پی کوتر

مرحله ۶: خلق پیروزی‌های کوتاه مدت

گام ششم ایجاد پیروز‌ی‌های کوتاه مدت است. این شامل شناسایی و جشن گرفتن موفقیت‌های اولیه برای ایجاد حرکت و حفظ انگیزه است. پیروزی کوتاه مدت می‌تواند به نشان دادن مزایای طرح تغییر و جلب رضایت سهامداران کمک کند.

برای پیروزی‌های کوتاه مدت سه پرسش را روی تخته سیاه بنویسید: چه؟ چرا؟ و چگونه؟

این گام بسیار مهم است زیرا مشوقی برای تمام افراد درگیر تغییر است. برای درک اینکه یک پیروزی کوتاه مدت چیست؟ باید آنان بدانند به چه چیزی رسیدند؟ کلمه "چه" نوشته شده بر روی تخته سیاه یک پیروزی کوتاه مدت در یک تغییر سازمانی است که شما و سازمان می‌توانید در ۶ تا ۱۸ ماه انجام دهید. یک پیروزی کوتاه مدت مؤثر یک ترفند نیست بلکه یک پیشرفت سازمانی قابل توجه است.

یک پیروزی کوتاه مدت باید سه معیار زیر را برآورده کند:

1. موفقیتان باید بدون ابهام باشد.
2. موفقیت بدست آمده باید در سراسر سازمان قابل لمس و مشاهده باشد.
3. موفقیت حاصل شده باید به وضوح مربوط به تلاش برای آن تغییر باشد.

هیچ چیز بیشتر از موفقیت، به انسان انگیزه نمی‌دهد. به سازمان خود طعم پیروزی را در همان اوایل فرایند تغییر بدهید. در یک چارچوب زمانی کوتاه (این می‌تواند یک ماه یا یک سال باشد، بسته به نوع تغییر)، شما می‌خواهید برخی از "‍پیروزی‌های سریع"که کارکنان شما می‌توانند ببینند. بدون این، منتقدان و متفکران منفی ممکن است به پیشرفت شما آسیب برسانند.

پیروزی کوتاه مدت یعنی ایجاد اهداف کوتاه مدت نه فقط یک هدف بلند مدت. شما در هنگام رسیدن به تک تک اهداف کوتاه مدت به یک هدف بزرگ بلنند مدت دست خواهید یافت! بنابراین هر هدف کوچکی که قابل دستیابی باشد، افراد را تشویق می‌کند تا برای پیروزی‌های بیشتر تلاش کنند، هر "پیروزی" که شما تولید می‌کنید می‌تواند انگیزه بیشتری برای کل کارکنان ایجاد کند.

برای پیروزی‌های کوتاه مدت این کارها را انجام دهید:

• به دنبال پروژه‌های مطمئن باشید که کمترین فضای شکست را در بدو شروع داشته باشند که می‌توانید بدون کمک منتقدان قوی تغییر، پیاده‌ازی کنید.
• اهداف اولیه را که گران و سنگین و زمانبر هستند را انتخاب نکنید.
• جوانب مثبت و منفی اهداف خود را به طور کامل تجزیه و تحلیل کنید. اگر با یک هدف اولیه موفق نشوید، می‌تواند به کل ابتکار تغییر شما آسیب برساند.
• به افرادی که به شما در رسیدن به اهداف کمک می‌کنند، پاداش دهید.

چرا پیروزی‌های کوتاه مدت ضروری هستند؟

ایجاد پیروزی‌های کوتاه مدت برای جلوگیری از از دست دادن شتاب اجرای تغییر و درگیر نگه داشتن سازمان، بسیار ضروری است. در واقع، اجرای تغییرات بزرگ زمان می‌برد. بنابراین افراد اگر به نتایجی در بازه‌های زمانی کوتاه نرسند دلسرد می شوند. شما و ائتلاف هدایت کننده‌تان از پیروزی‌های کوتاه مدت برای از بین بردن هر گونه دلسردی سازمانی با سرعت آهسته اجرای تغییرات عمده سازمانی استفاده می‌کنید. پیروزی‌های کوتاه مدت همچنین می‌تواند بدبینان و مقاومت‌های محتمل را از بین ببرد. زیرا پیروزی‌های کوتاه مدت شما شواهد واقعی در مورد اعتبار چشم‌انداز تغییر شما را ارائه می‌دهد.

چگونه از پیروزی‌های کوتاه مدت استفاده کنیم؟

برای استفاده از پیروزی‌های کوتاه مدت، شما و ائتلاف هدایت کننده خود، تلاش‌های سازمانی امکان پذیر را شناسایی می‌کنید که هر سه معیار برای پیروزی مؤثر کوتاه مدت را براورده می‌کند. این می‌تواند یک تلاش سازمانی کوتاه باشد که منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه‌ها، افزایش در‌آمد، روش‌های ساده، استفاده موثرتر از تکنولوژی موجود و غیره می‌شود.

مانند تمام مراحل دیگر مدل تغییر پیشرو، تعامل مداوم شما بسیار مهم است.

شما باید از تخصیص منابع سازمانی به پیروزی‌های کوتاه مدت حمایت کنید. این منابع سازمانی شامل تخصیص مدیران و کارکنان مؤثر است که قادر به برنامه ریزی، سازماندهی و اجرای پیروزی‌های کوتاه مدت به طور مؤثر هستند. از لحاظ ساختاری، این مدیران و کارکنان با ائتلاف هدایت کننده شما هماهنگ خواهند بود. پیروزی‌های کوتاه مدت، بخش مهمی از هر تغییر در مقیاس بزرگ است. آنها مانند استراحتگاه‌های بین راهی است. وقتی که شما سفر طولانی در پیش دارید قطعاً نمی‌توانید تخته‌گاز بروید. چون هم خسته می‌شوید و هم احتمال تصادف هست و هم از مسیر سفر لذت نمی برید. کافیست در استراحتگاه‌های بین‌راهی بایستید یک قهوه بخورید. با خانواده غذا بخورید، سوخت‌گیری کنید و بعد از استراحتی که شبیه یک نیروی مشوق دوباره است به راه خود ادامه دهید!

مرحله ۷: شتاب را حفظ کنید

قدم هفتم حفظ شتاب است. این شامل ایجاد شتاب ایجاد شده توسط پیروزی‌های کوتاه مدت و ادامه پیشبرد ابتکار تغییر است. حفظ انگیزه و حرکت برای اطمینان از موفقیت آمیز بودن طرح تغییر ضروری است. کاتر استدلال می‌کند که بسیاری از پروژه‌های تغییر شکست می‌خورند زیرا پیروزی خیلی زود اعلام می‌شود. تغییر واقعی عمیق است. پیروزی‌های سریع تنها اغاز ان چیزی است که باید برای دستیابی به تغییرات بلند مدت انجام شود.

راه اندازی یک محصول جدید با استفاده از یک سیستم جدید عالی است. اما اگر بتوانید ۱۰ محصول را راه اندازی کنید، به این معنی است که سیستم جدید کار می‌کند. برای رسیدن به این موفقیت دهم، باید به دنبال پیشرفت باشید.

هر موفقیت فرصتی را برای ساختن آنچه که درست پیش رفته است و شناسایی آنچه که می‌توانید بهبود بخشید، فراهم می‌کند.

چه کاری می‌توانید انجام دهید:

• پس از هر پیروزی، تجزیه و تحلیل کنید که چه چیزی درست پیش رفت و چه چیزی نیاز به بهبود دارد.
• تعیین اهداف تا به پیشرفتی که بدست اوردید ادامه بده
• اطلاعات بیشتر در مورد کایزنایده بهبود مستمر
• ایده‌ها را با آوردن عوامل تغییر و رهبران جدید برای ائتلاف تغییر خود تازه نگه دارید.

ادامه مطلب در صفحه بعد...