سناریو ۳
یک سازمان قصد خرید یک نرم افزار بنام "دشبورد مدیریت شبکه Microsoft"دارد، این بار علاوه بر درج عنوان دقیق اسم برند یا ارایه کننده محصول ، تمامی نیازمندیهای خود را شامل: هزینه های نصب، راه اندازی، استقرار، آموزش، پشتیبانی، لایسنس و تمامی ماژولهای نرم افزار به وضوح مطرح می کند در درخواست های خرید خود، یک RFP کامل و چند ده صفحه ای از تمامی چیزهایی که آن نرم افزار دارد را مطرح می کنند.
این بار شرکت ارایه دهنده A و شرکت B نرم افزار" دشبورد مدیریت شبکه Microsoft " با آن جزییات و نیازمندی ها طی یک RFP به صورت کامل با یک قیمت بسیار بالا با تلورانس کمی ارایه می کنند.
در این حال ممکن است سازمان به برخی دلایل نظیر( داشتن رتبه شورای انفورماتیک و یا سابقه بیشتر و...) یکی از شرکت های A یا B را انتخاب می کند!
معایب این سناریو:
- سازمان بیش از آنچه که نیاز دارد هزینه میکند.
- هزینه بالا سبب کندی و زمانبر شدن فرایند خرید و تامین مالی می شود.
- سنگ بزرگ نشانه نزدن است! محصول بزرگ پیاده سازی دشوارتری هم خواهد داشت.
- افزایش رانت و رقابت ناسالم برای برنده شدن یک شرکت با پورسانت بالاتر پدیدار می شود.
- در نهایت سازمان محصولی دارد که از ۱۰% آن استفاده می کند در حالیکه هزینه ۱۰۰% پرداخت کرده است! و مابقی امکانات بلااستفاده ای بوده که سالیان سال، لاینفک باقی می ماند.
ایراد اصلی: انفورماتیک باید بداند دقیقا چه میخواهد و چقدر باید هزینه کند در غیر اینصورت سازمان زیر بار هزینه بسیاری سنگینی رفته که اصلا توجیه دقیق و اقتصادی ندارد و در کوتاه مدت به ناکارآمدی مدیر فناوری پی می برند و از اینکه هزینه های سرسام آوری را بدون اخذ نتیجه و خروجی مطلوب روی دست سازمان گذاشته را شایسته یک پُتک دیگر می بینند.
می پرسید خُب چه باید کرد هر سناریوی ما مطرح کردیم شما آنرا نقد کردید!
می گویم فقط با مهندسی خرید پیش بروید:
همان سناریو ۳ را دنبال کنید با این تفاوت که مطابق با نیازمندیهای جاری و نیم نگاهی به چشم انداز بلندمدت در نظر بگیرید.
- ریز دقیق نیازمندیها را بنویسید.
- کلیه هزینه های نصب، پشتیبانی، پیاده سازی، استقرار، توسعه، یکپارچه سازی، آموزش، لایسنس و... را لحاظ کنید و بطور تخمینی برآورد کنید. حتی برای بازه زمانی ۵ ساله.
- بازار محصولات/تجهیزات مورد نظر را دقیقا مطالعه نمایید.
- فروشندگان مختلف را در حوزه مورد نظر شناسایی و پیش از طرح استعلام و مناقصه، آنها را ارزیابی نمایید.
- به نسبت نرخ رشد سازمان و حجم نیازهای آتی در ۵ سال آینده را در خرید خود لحاظ کنید.
- امکانات/ خدمات و افزودنی های قابل ارایه آن محصول یا تجهیز را بخوبی بشناسید.
- اگر با شناسایی نیازمندی ۱۰۰% دقیق، دو شرکت، قیمت هایی را پیشنهاد کردند اینجاست که در شرایط مساوری، ارزانترین را انتخاب نمایید.
- انتظارات خود را با اخذ ضمانت های الزام آور از برنده به برآورده سازی نزدیک کنید.
- طوری برنامه ریزی کنید که هم از نظر هزینه به نفع سازمان باشد و هم از اینکه دقیقا همان چیزی که میخواستید را خرید باشید.
در یک کلام شما همان قدر باید پول بدهید که آش می خواهید! آنهم یک آش خوشمزه از یک آشپزخوب.
در این صورت شما یک مدیر فناوری موفق هستید. داستان های بی شماری از ناکارآمدی مدیران فناوری هست که علاوه بر اینکه نتوانسته اند به هدف اصلی برسند سبب تخریب وجه خود و دپارتمان انفورماتیک بعنوان یک واحد هزینه بر شده اند.
- سازمانی را می شناسم که ۲ میلیارد تومان هزینه ERP کرد در حالیکه ضروری نبود و در نهایت با شکست مواجه شد.
- سازمانی را می شناسم که ۱ میلیارد تومان هزینه طراحی یک فرشگاه اینترنتی کرد در حالیکه هنوز مطالعات جذب مشتری و خرید البسه بصورت آنلاین هنوز پانگرفته بود!
- سازمانی را می شناسم که ۲۰۰ میلیون تومان هزینه راه اندازی VOIP برای حذف تلفن های سنتی کرد در حالیکه بدلیل ناکارامدی لینک ارتباطی اینترنت و قطع و وصل شدن های مکرر از تلفن های سنتی هم بطور موازی! استفاده می کنند و کل پروژه و در نهایت با شکست مواجه شد.
- سازمانی را می شناسم که ۵۰ میلیون تومان هزینه یک سرور جدید کرد در حالی که به اندازه یک کیس معمولی از آن استفاده نمی کنند.
- سازمانی را می شناسم که ۹۰ میلیون تومان هزینه خرید نوت بوک برای تمامی مدیران کرد در حالیکه استفاده ۹۰% این نوت بوک ها شخصی شده بود.
- سازمانی را می شناسم که ۹۵۰ میلیون تومان هزینه خرید یک نرم افزار سرویس دسک کرد در حالیکه فقط از بخش Ticketing آن استفاده می کنند.
- سازمانی را می شناسم که ۶۵۰ میلیون تومان هزینه پیاده سازی فرایندهای ITIL کرد در حالیکه چیزی جز دهها فایل بلا استفاده چیزی نصیب سازمان نشد.
- سازمانی را می شناسم که ۳۷۰ میلیون تومان هزینه خرید یک نرم افزار خدمات پس از فروش کرد در حالیکه فروشنده ۳ سال فقط یک صفحه لاگین به آنها فروخته بود.
- سازمانی را می شناسم که ۱۲۰ میلیون تومان هزینه ۲۴ کانال خطوط E1 مخابرات می کرد در حالیکه کل ترافیک سازمان فقط از ۱ کانال عبور می کرد.
- سازمانی را می شناسم که ۳ میلیارد تومان هزینه زیرساخت و دیتاسنتر کرد در حالیکه کل سرویس ها و سرورهای مورد نیاز به ۱۰ مورد هم نمی رسید.
- سازمانی را می شناسم که ۸۰ میلیون تومان هزینه خرید تجیهزات ذخیره سازی SAN کرد در حالیکه بازهم بک آپ گیری اطلاعات را بر روی DVD هم رایت می کردند!
- سازمانی را می شناسم که سه سال ۴۵۰ میلیون تومان هزینه بابت یک نرم افزار (۳ نسخه) می کند که فروشنده آنرا با یک نسخه ۱۰۰% متفاوت با نسخه قبلی!! ارایه می کند به نحوی که نسخه قبلی را باید دور انداخت. یا بطور موازی همراه با نسخه جدید ادامه حیات دهد.
- سازمانی را می شناسم که ۲۵ میلیون تومان هزینه خرید ۵ سوییچ ۲۴ پورت کرده بودند در حالیکه تعداد پورت های مورد نیاز ۴۰ کاربر بود.
- سازمانی را می شناسم که ۳۰۰ میلیون تومان هزینه خرید ۱۰۰۰ لایسنس یک نرم افزار سازمانی کرده بودند در حالیکه تعداد کاربران استفاده کننده در نهایت به ۴۰۰ نفر می رسید!.
- سازمانی را می شناسم که ۷ سال است که منتظر خرید یک نرم افزار مدیریتی هستند.
- سازمانی را می شناسم که واحد تدارکات بجای واحد انفورماتیک تصمیم می گیرد چه چیزی بخرد!
- و...
من سازمان هایی می شناسم که میلیون ها تومان خرج ها بیخود می کنند در حالیکه برای افزایش ۱۰۰ هزارتومانی سرمایه های انسانی! هزار اما و اگر می آورند!
من مدیران انفورماتیک بسیاری را می شناسم که تصمیمات بالا را یا خود گرفته اند یا به امضای آنها رسیده! آنها عملا اعتبار خود، انفورماتیک را به معنای واقعی زیر سوال برده اند
شما هم می شناسید اینجا بنویسید....
هادی احمدی
