چه چیزی پروژه است چه چیزی نیست؟
در این مقاله می‌خوانید:
- مدیریت پروژه چیست؟
- گام‌های کلیدی تعریف پروژه
- پروژه چیست؟
- عوامل موفقیت در پروژه
- سازماندهی پروژه
- ساختار سازمانی (تعریف وظایف و مسئولیت‌های پروژه)
- ساختار عملیاتی (برنامه ریزی ساختار پروژه)
- مراحل پروژه: اهداف و وظایف
- استانداردهای مدیریت پروژه
- مدیریت پروژه در ITIL
در سال‌های اخیر، مدیریت پروژه بیشتر از قبل مهم شده است. دلیل آن این است که برای شرکت‌های مدرن ضروری است که به سرعت و انعطاف‌پذیری به نیازهای جدید پاسخ دهند.
مدیریت پروژه چیست؟
هنگامی که یک کسب و کار باید به یک کار کاملاً جدید بپردازد، معمولاً لازم است که متخصصان از مناطق بسیار مختلف و بخش‌های شرکتی با هم کار کنند. در اینجا تعریف یک پروژه منطقی خواهد بود: این درجه بالاتری از انعطاف پذیری را تضمین می‌کند زیرا فراتر از عملیات روزانه است. کار پروژه مزایای پیدا کردن راه حل‌های مشترک را به سرعت و به طور مؤثر فراهم می‌کند.
بر خلاف عملیات تجاری که تکراری است و مدتهاست در شرکت انجام می‌شود پروژه‌ها یک عملیات غیرتکراری‌اند. حتی زمانی که چندین رویکرد برای رسیدن به هدف پروژه توسعه یافته است، نتیجه اغلب غیر قابل محاسبه است.
به همین دلایل، دسترسی به برنامه ریزی پروژه قابل اعتماد، تعهد مشخص منابع لازم و مهمتر از همه، قوانین روشن برای کار پروژه ضروری است.
تمام این فعالیت‌ها تحت عنوان "مدیریت پروژه" خلاصه می‌شوند:
- مدیریت پروژه شامل سازماندهی، برنامه ریزی، کنترل و نظارت بر تمام وظایف و منابع مورد نیاز برای دستیابی به اهداف و اهداف تعریف شده پروژه است.
- مدیریت پروژه یک وظیفه مدیریتی است و باید از وظایف عملی کار پروژه عملیاتی متمایز شود.
گام‌های کلیدی تعریف پروژه:
- چه چیزی...؟
چه چیزی پروژه است؟ چه کاری باید انجام داد و فاکتورهای موفقیت پروژه چیست؟
- چه کسی...؟
چه کسی پاسخگوست؟ چه کسی چه کاری باید بکند؟ نقش‌های پروژه کدامند؟
- چگونگی ساختار...؟
ساختار پروژه چگونه است؟ ساختار عملیات اجرایی چگونه است؟مراحل اجرای پروژه چگونه است؟
- چگونگی مدیریت...؟
چگونگی مدیریت پروژه چگونه است؟ چک لیست‌ها و الگوهای کار و پروژه چگونه است؟
یک پروژه چیست؟
اغلب، هر کار بزرگی را به اشتباه به عنوان یک "پروژه" طبقه بندی می‌کنند درحالی‌که اینگونه نیست. به عنوان یک قاعده، شرایط عمومی زیر باید برای تکمیل وظایف در قالب یک پروژه انجام شود:
- وظیفه آن باید منحصر به فرد باشد، یعنی هیچ کار معمولی به عنوان بخشی از کسب و کار عملیاتی روزانه تکمیل نمی‌شود.
- جدید و نوآورانه است.
- منوط به محدودیت‌های زمانی، بودجه و کارکنان است،
- دارای ساختار فنی و سازمانی پیچیده‌ای است.
- اهداف عملکرد روشن با توجه به مشخصات و کیفیت توافق شده دارد.
- در کار گروهی، به طور کلی توسط تیم‌های پروژه بین رشته‌ای و متقابل سلسله مراتبی اجرا می‌شود.
عوامل موفقیت در پروژه
یک پروژه را می‌توان "موفق" در نظر گرفت اگر خروجی تعریف شده در سفارش پروژه در چارچوب زمانی و بودجه برنامه ریزی شده و با منابع برنامه ریزی شده تحویل داده شود.
اما مراقب باشید: با توجه به این واقعیت که یک پروژه منحصر به فرد و پیچیده است، خطر عدم دستیابی به نتایج مورد نظر را نیز دارد.
با این حال، خطر شکست را می‌توان به طور قابل توجهی از طریق مدیریت دقیق پروژه کاهش داد تا اطمینان حاصل شود که:
- افراد مختلف درگیر به شیوه‌ای هماهنگ عمل می‌کنند.
- پیچیدگی وظایف از طریق ساختار کاهش یافته.
- محتویات پروژه در واحدهای معنی دار تقسیم شوند تا اطمینان حاصل شود که سهولت مدیریت شفاف است
- اهداف آن به دست آمده باشد
و در نهایت، عوامل بسیار متفاوت به موفقیت یک پروژه کمک می‌کنند. این عوامل از مسائل فنی تا توافقات سازمانی و جنبه‌های بین فردی متغیر است.
ادامه مطلب در صفحه بعد...
