مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL چه کمکی به بهبود ارائه خدمات می‌کند؟

 مزایای مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در  ITIL

مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL می‌تواند مزایای بی شماری را برای سازمان‌ها فراهم کند.

• اولاً، کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که فروشندگان با نظارت بر عملکرد آنها در برابر معیارهای توافق شده، توافقات سطح خدمات (SLAs) را رعایت می‌کنند. این تضمین می‌کند که سازمان خدمات با کیفیت بالایی را از فروشندگان خود دریافت می‌کند.
• ثانیاً، مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL امکان ارتباط بهتر بین سازمان و شرکای آن را فراهم می‌کند. با داشتن فرآیندهای کاملاً تعریف شده برای برقراری ارتباط با فروشندگان، می‌توان مسائل را سریعتر و کارآمدتر حل کرد و منجر به تجربه کلی مشتری بهتر شد.
• ثالثاً، مدیریت فروشنده در ITIL با شناسایی مناطقی که می‌توان از طریق ساده‌سازی یا مذاکره مجدد قراردادها، کارایی را به دست آورد، بهینه‌سازی هزینه را ارتقا می‌دهد. این منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی برای سازمان در عین حال حفظ می‌شود

دریافت خدمات با کیفیت از فروشندگان آن

 اجرای بهترین شیوه‌های مدیریت فروشنده تحت ITIL همچنین به انطباق با مقررات کمک می‌کند، زیرا پیروی از الزامات قانونی مانند قوانین حفاظت از داده‌ها یا استانداردهای صنعتی مانند گواهینامه‌های ISO 27001 را اعمال می‌کند.

 مدیریت مؤثر فروشنده تحت ITIL چندین مزیت کلیدی را فراهم می‌کند که سازمان‌ها را قادر می‌سازد به کارایی بیشتر دست یابند و در عین حال از خدمات با کیفیت بالا از طرف شرکای خود اطمینان حاصل کنند.

چالش‌های مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL

مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL به دلیل چالش‌های مختلف می‌تواند یک کار دلهره آور باشد. یکی از بزرگترین چالش‌ها ارتباط است. اغلب، ممکن است بین فروشنده/تأمین کننده و سازمان ارتباط نادرست وجود داشته باشد که منجر به سوء تفاهم‌هایی می‌شود که می‌تواند عواقب قابل توجهی در ارائه خدمات داشته باشد.

 چالش دیگر اطمینان از انطباق فروشنده با استانداردهای ITIL است. ممکن است فروشندگان همیشه به بهترین شیوه‌های ITIL پایبند نباشند یا درک خوبی از نحوه عملکرد آن نداشته باشند. این امر سازمان‌ها را برای همسویی فرآیندهای مدیریت فروشنده خود با استانداردهای ITIL دشوار می‌کند.

 اندازه گیری عملکرد فروشنده نیز چالش برانگیز است زیرا نیاز به نظارت و ارزیابی مداوم دارد. سازمان‌ها باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را ایجاد کنند که عملکرد فروشنده را در برابر اهداف تعیین‌شده اندازه‌گیری می‌کند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای در رابطه با روابط مستمر با فروشندگان بگیرند.

 علاوه بر این، مدیریت چندین فروشنده به طور همزمان می‌تواند بسیار طاقت فرسا باشد و اغلب منجر به سردرگمی می‌شود، به خصوص اگر هر کدام مجموعه‌ای از رویه‌ها و پروتکل‌های خود را داشته باشند که با یکدیگر همسو نیستند.

 مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL نیازمند برنامه ریزی فعال، کانال‌های ارتباطی مؤثر، پایبندی به استانداردها، ارزیابی منظم KPI و هماهنگی بین چندین طرف درگیر در ارائه خدمات است.

چگونه بر چالش‌های مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL غلبه کنیم؟

مدیریت فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL می‌تواند کیفیت خدمات ارائه شده را تا حد زیادی بهبود بخشد. با این حال، بدون چالش نیست. سازمان‌ها باید از این چالش‌ها آگاه باشند و برای غلبه بر آنها تلاش کنند.

• برای غلبه بر چالش عدم ارتباط بین فروشندگان و مشتریان، سازمان‌ها باید کانال‌های ارتباطی شفافی را برای تبادل اطلاعات ایجاد کنند. این شامل جلسات منظم، گزارش‌ها، ایمیل‌ها یا هر وسیله کارآمد دیگری است که تضمین می‌کند همه افراد درگیر به اطلاعات لازم دسترسی دارند.
• راه دیگر برای غلبه بر چالش‌های مدیریت فروشنده، ایجاد یک سیستم متمرکز است که از طریق آن می‌توان تمام داده‌های مربوط به فروشنده را مستند، ردیابی و تجزیه و تحلیل کرد. با ایجاد یک مخزن مرکزی برای ذخیره این داده‌ها، سازمان‌ها به راحتی می‌توانند عملکرد خود را در برابر استانداردهای تعیین شده نظارت کنند.
• علاوه بر اسناد و سیستم‌های ردیابی، نظارت و ارزیابی منظم برای اطمینان از برآورده شدن انتظارات از سوی فروشندگان بسیار مهم است. ارزیابی‌های منظم به شناسایی حوزه‌هایی که نیاز به بهبود دارند کمک می‌کند و در عین حال بینش‌هایی را درباره آنچه به خوبی کار می‌کند ارائه می‌کند.
• ایجاد روابط قوی با فروشندگان مستلزم تلاش‌های اعتمادسازی است که فراتر از مذاکرات رسمی یا توافقات قراردادی است. سازمان‌ها باید تلاش کنند تا تعاملات مثبت با تأمین کنندگان خود را تقویت کنند، زیرا آنها به دنبال اهداف مشترک برای منافع متقابل هستند.

مطلب مرتبط: تمرین مدیریت تامین کننده در ITIL4

مدیریت مؤثر فروشندگان و تأمین کنندگان در ITIL نیازمند تعهد هر دو طرف درگیر است. با استراتژی‌های برنامه‌ریزی مناسب مانند موارد ذکر شده در بالا همراه با کانال‌های ارتباطی باز در طول فرآیند - کسب‌وکارها می‌توانند سطوح ارائه خدمات را به میزان قابل توجهی بهبود بخشند!