نرم‌افزار عالی چه نرم‌افزاری است؟
هیچ نرم‌افزاری، عالی نیست! عالی، صفتی است که شما پس از استفاده به آن نرم افزار می چسبانید! یک نرم‌افزار علاوه برداشتن طیف قابلیت‌ها، امکانات، هزینه، خدمات پشتیبانی، خدمات پس از فروش و.. باید بر اساس نیاز ما باشد تا به‌درستی پیاده‌سازی و به‌درستی هم مورداستفاده قرار بگیرد در آن صورت می‌شود یک نرم‌افزار عالی! در غیر این صورت با دنیایی قابلیت و فنّاوری روز و هزاران ویژگی، نمی‌تواند مفهوم عالی بودن را برای شما یدک بکشد.
تصور کنید برای کوبیدن میخ به دیوار، به یک نادان بهترین چکش دنیا را بدهید زمانی که دقیقا نداند و یا نخواهد که چگونه از آن استفاده کنند هنوز هم یک نادان باقی می‌ماند...
بنابراین اگر فنّاوری پاسخ نباشد، پس چه چیزی است؟
پاسخی که واقعاً چالش های سازمانی را حل می‌کند و فرایندهای کسب‌وکار را به وجود می‌آورد، شامل سه بخش می‌شود که وقتی به‌درستی در همکاری انجام شود، به کسب نتایج خوب در طولانی‌مدت، منجر می‌شود:
1. قبل از تهیه هر گونه نرم افزار، طراحی فرایند کسب و کار را مستقیم بررسی کنید.
اولین قدم به‌سوی اجرای فن‌آوری هوشمند این است که روشن شود که چه اطلاعاتی واردشده است و چه تحلیلی می‌آید که هیچ ارتباطی با نرم‌افزار ندارد. این فرآیند طراحی کسب‌وکار نامیده می‌شود. متأسفانه، بسیاری از شرکت‌ها نتوانستند فناوری را با فرآیندهای خودشان هماهنگ کنند. این به این دلیل است که برخی از شرکت‌ها فرایندی ندارند، درحالی‌که برخی، فرایندهای اعلام‌شده دارند (آن‌هایی که در مورد آن‌ها صحبت می‌کنند) و فرآیندهای اورژانسی (آن‌هایی که واقعاً انجام می‌دهند!). پس باید بدانید که فرایند کسب‌وکار چطور است و چطور طراحی می‌کنید؟
یک فرآیند، مانند یک دستور است. شبیه یک دستورالعمل خوب برای درست کردن نیمرو! اگر شما کاری را بیش از دو بار در سازمان انجام می‌دهید، باید برای آن‌یک فرآیند تعریف کنید. پس از انجام این کار، باید به بهبود آن ادامه دهید. در غیاب یک فرآیند تعریف‌شده و مستند، اقدامات بعدی عملیات تجربی است. طراحی فرآیند، سرمایه‌گذاری است که به‌راحتی قابل‌درک است.
بنابراین پیش از تهیه و اجرای هرگونه نرم‌افزاری، فرایندهای کسب‌وکارتان را شرح دهید و موارد زیر را تعریف کنید:
- آیا وقت آن رسیده که ما برای فرایندهای خود نرم‌افزاری باید تهیه کنیم؟
- آیا برای این نیاز نرم‌افزاری هم در بازار هست؟!
- ما از نرم‌افزار چه می‌خواهیم؟
- چگونه این نرم‌افزار به‌طور روزانه در سازمان ما مورداستفاده قرار می‌گیرد؟
- این ابزار بر روی کدام فرآیندهای کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد؟
- چه کسی از نرم‌افزار استفاده خواهد کرد؟
- چه کسی دارای اختیار تصمیم‌گیری درباره تولید اطلاعات و نرم‌افزار است؟
- چه کسی مسئول ورود اطلاعات موردنیاز و اطمینان از صحت آن خواهد بود؟
- چه کسی داده‌ها را دریافت می‌کند و بر اساس آن عمل می‌کند؟
- چگونه داده‌ها، ما را از تصمیمات کسب‌وکار در آینده مطلع می‌کنند؟
بهتر است که شما در طراحی فرآیند کسب‌وکار و نحوه پیروی از نرم‌افزار، بهترین نتایج خود را داشته باشید.
2. ابزار را به سازمان بیاورید.
هیچ شرکتی نمی‌تواند کارهایی که به آن نیاز دارد را بدون فن‌آوری، بتواند به‌خوبی انجام دهد، بنابراین یک نوع فنّاوری مناسب لازم است. همه ما به ابزار نیاز داریم اگر مرحله اول را انجام داده‌اید، شما یک تصویر واضح از کسب‌وکار خوددارید و اینکه چگونه نرم‌افزار جدید باید نقش داشته باشد. اکنون زمان آنالیز گزینه های نرم‌افزاری خود را بررسی کرده و یکی از آن‌ها را که فرآیندهای کسب‌وکار شمارا تکمیل می‌کند انتخاب می‌کند و نتایجی را که شما مشخص کرده‌اید ارائه می‌دهد.
در این حال این پرسش برای انتخاب ابزار متناسب با نیاز شما اهمیت پیدا می‌کند:
- نرم‌افزار چگونه کار می‌کند؟
- فرایندهای ما را چطور پیاده‌سازی و اجرا می‌کنند؟
- هزینه آن چقدر است؟
- خدمات پشتیبانی آن چگونه است؟
- رقبای آن کدام است؟
- مجوز استفاده یا لایسنس آن چگونه است؟
- خدمات پس از فروش آن چیست؟
- از چه فنّاوری در نرم‌افزار استفاده‌شده؟
- مهم‌ترین مزایای آن نسبت به رقبا کدام است؟
- فروشنده و یا ارائه‌کننده آن کیست؟
- مجوزات و گواهینامه های آن کدم‌اند؟
- چگونگی پیاده‌سازی آن در یک نمونه سازمان مشابه چطور بوده است؟
ادامه مطلب در صفحه بعد…
