پیاده‌سازی و نظارت بر پیشرفت‌ها
گام پنجم برای شناسایی بهبود فرایند مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، پیاده‌سازی و نظارت بر پیشرفت‌ها است.
باید پروژه‌های بهبود را با توجه به برنامه اجرا کنید و اطمینان حاصل کنید که تغییرات ارتباط برقرار، آزمایش، تأیید و مستند شده است.
همچنین باید عملکرد، کیفیت و نتایج فرایندهای بهبودیافته را نظارت کنید و بازخورد و داده‌ها را از مشتریان و ذینفعان جمع‌آوری کنید.
می‌توانید از ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای پیاده‌سازی و نظارت بر پیشرفت‌ها مانند فرایندهای مدیریت تغییر، روش‌های آزمایش و اعتبار سنجی، مکانیسم‌های بازخورد و شاخص‌های عملکرد کلیدی (KpIs) استفاده کنید.
درگیر شدن ضروری است. البته، تعریف KPI های خوب، آزمایش و مستندسازی گام‌های مهمی هستند، اما آنچه واقعاً تفاوت ایجاد می‌کند بازخورد است. با تیم‌ها و بخش‌های مناسب درگیر در فرایند نظارت، بازخوردها را می‌توان جمع‌آوری و مستند کرد تا تجزیه‌وتحلیل شود تا ورودی بعدی برای فرایند CI باشد.
داشتن معیارها و KPI ها برای اندازه‌گیری تأثیر این تغییرات در دنیای واقعی بسیار مهم است. این نه‌تنها تلاش‌هایی را که برای اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی انجام می‌شود، تأیید می‌کند، بلکه یک پایه داده محور برای بهبود مستمر فراهم می‌کند.
به یاد داشته باشید، آنچه اندازه‌گیری می‌شود مدیریت می‌شود!
هنگامی‌که اولویت‌ها تعیین می‌شوند و یک برنامه در محل قرار می‌گیرد، مرحله اجرای معمولاً شامل موارد زیر است: اجرا: پیشرفت‌های برنامه‌ریزی‌شده، که می‌تواند فن‌آوری‌های جدید، فرایندها یا ساختارهای سازمانی و غیره باشد. ارتباطات: اطمینان از اینکه همه ذینفعان از تغییرات آگاه هستند و نقش خود را در آن‌ها درک می‌کنند.
تنظیم KPI ها و معیارها برای اندازه‌گیری مداوم عملکرد تغییرات تازه اجراشده در برابر نتایج موردنظر؛ و تنظیم آمادگی برای ایجاد تنظیمات تکراری بر اساس بازخورد و داده‌های جمع‌آوری‌شده برای اطمینان از بهبود مؤثر است.
بررسی و ارزیابی پیشرفت‌ها
گام ششم و نهایی برای شناسایی بهبود فرایند مدیریت خدمات فناوری اطلاعات، بررسی و ارزیابی پیشرفت‌ها است.
باید نتایج و مزایای فرایندهای بهبودیافته را اندازه‌گیری کنید و آن‌ها را با خط پایه و اهداف مقایسه کنید.
همچنین باید درس‌های آموخته‌شده و بهترین شیوه‌های پروژه‌های بهبود را شناسایی کنید و آن‌ها را با طرف‌های مربوطه به اشتراک بگذارید.
شما می‌توانید از ابزارها و تکنیک‌های مختلف برای بررسی و ارزیابی پیشرفت‌ها مانند بررسی‌های پس از پیاده‌سازی، نظرسنجی‌های رضایت مشتری، حسابرسی، گزارش‌ها و داشبورد استفاده کنید.
دریافت بازخورد از کاربران / مشتریان برای پردازش بهبود در هر عملکرد ضروری است. مفیدتر این است که بر انتظارات کاربران خاص خود تمرکز کنید، نه اینکه فقط آنچه را که شیوه‌های صنعت نشان می‌دهد، اجرا کنید. برای فناوری اطلاعات، یک فرایند برای دریافت بازخورد از کاربران به‌صورت دوره‌ای داشته باشید و پس از تجزیه‌وتحلیل مناسب، یک نقشه راه برای بهبود داشته باشید. لازم به ذکر است که انتظارات کاربر با گذشت زمان تغییر می‌کند.
