دلایل کاهش ارزش فرآیندهای پشتیبانی در واحدهای غیر انفورماتیکی

دلایل کاهش فرآیندهای پشتیبانی در واحدهای غیر انفورماتیکی

یک چتر زرد در میان چترهای سیاه!

حمایت از فرآیندها و یا ارایه خدمات و عملکرد سازمانی در هر کسب و کاری مانند دپارتمان های منابع انسانی (منابع انسانی)، فناوری اطلاعات، تدارکات، تسهیلات، اداری، مالی، حقوقی، به معنای "پشتیبانی" است. آنها از فرایند اصلی برای ارایه پشتیبانی استفاده می کنند. این فرآیند اصلی از سرعت، چابکی، ثبات و عدم اشتباهات (مکرر) بهره مند است. به عبارت دیگر - فرآیند اصلی، نیازمند مقدار مشخصی از این موضوعات است. و این ارزش از IT خوب، کارکنان خوب، امکانات خوب و قراردادهای تجاری خوب حاصل می شود.

آیا عملکرد کسب و کار های مختلف واقعا متفاوت است؟

از دیدگاه فرآیند، هیچ تفاوت قابل توجهی بین (مدیریت) این فرایندهای پشتیبانی در تمامی دپارتمان های یاد شده وجود ندارد. این به این دلیل است که همه آنها دارای فرآیندهای مشترکی هستند: که می خواهند تا ورودی را به فعالیتهایی که منجر به خروجی می شوند، تبدیل کنند. و شما این را مدیریت می کنید در حالیکه ارزش سازمان را به خاطر داشته باشید.
صرفنظر از روند پشتیبانی، ۹۵% زمان شما احتمالا صرفا با موارد زیر صرف می شود:
۱٫ نگهداری فرآیند (به عنوان مثال نظارت بر فناوری اطلاعات، جلسات ارزیابی کار و بررسی قراردادهای تأمین کننده)
۲٫ انحراف از روند (حل اختلالات IT، کشف علائم خرابی و خروج ماشین آلات و تجهیزات مستهلک و ...
۳٫ درخواست تغییر ظرفیت در فرایند (یک فضای کاری جدید، یک شغل، یک سمت جدید، یک ماشین جدید اجاره ای، یا یک تامین کننده جدید).
با این حال، اگرچه زمان شما برای این موارد در روند پشتیبانی در هر دپارتمانی در حال صرف کردن است اما متاسفانه همگی آنها به روش خود این فرایندهای پشتیبانی را انجام می دهند در حالیکه می تواند به روش مشابهی هدایت شوند.
هستند شرکت هایی که از تنوع نرم افزاری خاصی برای IT ها و سایر دپارتمان ها بعنوان یک نقطه تماس استفاده می کنند این یعنی فرایندی مشابه با ابزارهای متفاوت.
اما چگونه می توان ارزش پشتیبانی سایر دپارتمان های غیرانفورماتیکی را افزایش داد؟
چه چیزی در مورد گرفتن نتیجه موثر به جای رویکرد فرایند گسسته می تواند موثر باشد؟
قطعا در هر سازمانی، نمونه هایی از یک مدل پروسه برای رسیدگی به مسائل یا حوادث است، مهم نیست که آیا این حوادث مربوط به اختلالات IT، است یا علائم بیماری، مکاتبات داخلی، پرونده های قضایی، اتومبیل های شکسته، شرکت یا پروژکتور های معیوب چیزی که مهم است اینست که چرا شما از یک فرایند مدیریتی واحد برای یک مشکل از هر نوع و جنسی استفاده نمی کنید تا به صورت ساختاری حل اختلالات تکراری IT و کاهش ساختاری کاهش بیماری را کاهش دهید؟
به این ترتیب، شما بیش از پیش، زمان و هزینه های سازمانی را صرفه جویی خواهید کرد. شما با ایجاد ارزش از طریق یک منحنی یادگیری به سازمان کمک می کنید تا روند مشابه ای را تجربه کنند. همچنین تمامی تعهدات مربوط به حفظ، تعمیر و تنظیم این فرایندهای پشتیبانی را در یک چشم اندازی مشابه برای همه دپارتمان ها تدوین می کنید که باید بهترین فرصت را برای بهینه سازی استفاده از این فرآیندها برای حمایت از فرآیند اصلی یک سازمان فراهم آورد.
شاید جاه طلبی باشد اما به واقع دنیا در حال حرکت به این سمت و سو است و می خواهد تا بر تمامی فرایندهای متنوع داخلی هر دپارتمان، استایل مشابه و همگی را زیر پوشش یک چتر زرد قرار دهد.

سازمانها چه اهدافی برای بهینه استفاده کردن از این فرایندهای پشتیبانی دارند؟

بسیاری از شرکت ها عملیاتی بیشتر از هلپ دسک یا میز کمک ندارند حتی واحد IT آنها فاقد ابزار سرویس دسک و چشم اندازی برای رسیدن به بهترین ابزار هستند. آنها به عینه غافلند که باید برای رسیدن به ارزش بیشتر، باید هزینه کنند یا چشم انداز میزخدمت را تنظیم نمایند. همانطور که تنها با در نظر گرفتن یک دیدگاه تجاری یا ارزش فکری، سازمان ها به نقطه ای می رسند که می توانند ارزش افزوده را ایجاد کنند.
موارد زیر کمک می کند تا هنگام ارایه راه حل مشابه برای فرایندهای ارایه خدمات در تمام سازمان به اهداف مشترک برسید:

1. جاه طلبی برای مدیریت فرایند یکپارچه
2. کاهش ارزش منفی
3. مدیریت فرآیند منحصر به فرد مدیریت ایجاد ارزش بیشتر
4. یکنواختی ابزار ساده سازی ایجاد ارزش
5. بهبود فرایندهای ارتباطی بین حوزه ها
6. ساده سازی درخواست ها و حوادث حتی فراتر از دامنه سازمان
7. ایجادیک تجربه مشترک برای تمامی کارکنان سازمان
8. ایجاد یک نقطه تماس مشترک بعنوان یک ورودی واحد

در نهایت، ممکن است پی برده باشید که در هنگام خواندن مطالب فوق بالا، منظور ما از ایجاد یک رویه مشابه و یک چارچوب واحد چیست! بنابراین با چارچوب ITIL که در حال گسترش به سمت تمامی واحدهای حتی غیرانفورماتیکی است می توانید رویه مشابهی را برای همه سازمان در پیش بگیرید.
بسیاری از این مدیریت خدمات را می توان با استفاده از مدیریت خدمات یا ITSM که پشت آن تجربه مدیران موفق جهان و تفکر فناوری اطلاعات جاری هست می توانید بهترین روش و تکنولوژی در دیگر خط مشاغل (مانند HR و تدارکات و..) را در همین چارچوب جای بدهید.
اما نکته اینجاست که شما با فراخواندن تمامی دپارتمان ها برای استفاده از سیستم های مدیریت خدمات مبتنی بر ITIL یک رویکرد مشابه را گسترش می دهید و از چشم اندازهای مبتنی بر تکرار و تنوع ابزارها و چارچوب های غیر استاندارد جلوگیری خواهید کرد شما با این نگرش سازمان خود را به سوی بهبود و رشد حرفه ای پیش می برید در حالیکه سازمان های دیگر به طور بالقوه برای چندین راه حل غیرمتعارف تلاش می کنند و میلیون ها تومان زمان و هزینه را دور می ریزند.

حال مشکل این تنوع استفاده از ابزارها در واحدهای غیرانفورماتیکی که سبب کاهش ارزش ارایه خدمات می شود کدامند؟

1.  استفاده از ابزارهای غیر استاندارد و نامتعارف
2. پراکندگی و تنوع نرم افزاری خاص که پشتیبانی و فروشندگان خاص را هم می طلبد
3. نداشتن چارچوب بهترین تمرینات ITIL
4. تجربه ناخوشایند کاربر/مشتری در ارتباط با درگاههای مختلف
5. نبود یک درگاه مشترک نقطه تماس

یک راه حل صرفا استفاده از ابزار نیست شما باید تفکر ITIL داشته باشید تا بتوانید ابزار مناسب را نیز انتخاب نمایید، یک راه حل که ممکن است ادامه یابد و یک راه حل که قادر به بهینه سازی ارزش کسب و کار نخواهد شد و از گردون استفاده خارج می شود.

با ابزار موفق سرویس دسک پلاس Manageengine Servicedesk یک راه حل دائم و ماندگار برای ایجاد تفکر واحد و استفاده یکپارچه در تمام سازمان ایجاد خواهید کرد سرویس دسک پلاس بهترین ابزار پیاده سازی ITIL در جهان است و شما با استفاده از EMS آن قادر به ایجاد یک درگاه مشترک تماس برای تمامی خدمات سازمان خواهید شد.

اطلاعات بیشتر در خصوص Servicedesk Plus EMS

#MedaNet #ServiceDesk #ITIL #ITSM #ITAM #ITOM #Manageengine #Zoho #Webtick #Agile