چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات

رویکردهای اکتساب می‌تواند بر اساس استراتژی کسب‌وکار و محیط‌زیست متفاوت باشد. آن‌ها عبارت‌اند از:

• تدارکات از طریق خرید آشکار: در اینجا، سازمان دارایی فناوری اطلاعات را از طریق بودجه سرمایه‌گذاری خود از یک فروشنده تهیه می‌کند و مالکیت کاملان را دارد. بسته به توافقنامه خرید، پرداخت می‌تواند یک مبلغ واحد باشد یا به‌صورت اقساط انجام شود. خرید آشکار ممکن است با مدت گارانتی محدود همراه باشد و سازمان ممکن است در آینده نیاز به پرداخت هزینه‌های اضافی برای پشتیبانی یا قطعات یدکی داشته باشد.
• تدارکات از طریق اجاره: در این رویکرد، سازمان مالکیت کامل نخواهد داشت، بلکه دارایی فناوری اطلاعات را از فروشنده اجاره می‌دهد. این ممکن است در کوتاه‌مدت به دلیل کاهش هزینه‌های اولیه ارزان‌تر به نظر برسد و استفاده از opex ممکن است سازمان را از استهلاک نجات دهد، زیرا می‌تواند دارایی فناوری اطلاعات را برای مدل‌های جدیدتر یا بهتر در آینده مبادله کند. بااین‌حال، هزینه‌های بلندمدت می‌تواند برای اجاره بالاتر باشد.
• BYOD به‌عنوان یک‌شکل از اکتساب: برخی از سازمان‌ها ممکن است از کاربران بخواهند که دارایی‌های IT خود را برای استفاده به ارمغان بیاورند. این بیشتر برای دستگاه‌های کاربر نهایی اعمال می‌شود. در اینجا کاربران با یک سیاست BYOD (که به‌عنوان بخشی از برنامه‌ریزی ساخته‌شده است) مطابقت دارند و به تیم فناوری اطلاعات اجازه می‌دهند تا دستگاه‌ها را برای دسترسی به نرم‌افزار و اطلاعات تجاری تأییدشده پیکربندی کنند.

پس از دریافت، دارایی‌های IT به‌دست‌آمده در آمادگی برای تخصیص به محیط فناوری اطلاعات قرار می‌گیرند.

بخش اول این فرایند ثبت دارایی در موجودی است که در اجزای آن را می‌توان در برابر الزامات درخواست تأیید کرد. از دیدگاه مالی، دارایی‌های فناوری اطلاعات که مواد مصرفی نیستند در ثبت دارایی‌های ثابت ثبت می‌شوند تا ارزش مالی آن‌ها از طریق ترازنامه ردیابی شود.

این دارایی همچنین با یک برچسب و شناسه برای ردیابی برچسب‌گذاری شده است. بسیاری از سازمان‌ها دارایی‌ها را با استفاده از بارکد، کدهای QR یا برچسب‌های RFID برچسب‌گذاری می‌کنند. سپس دارایی فناوری اطلاعات به ثبت دارایی فناوری اطلاعات وارد می‌شود که پس از ان تسهیل و ردیابی استقرار و استفاده می‌شود. ثبت دارایی دیجیتال در این زمینه مفیدتر از ثبت دستی است زیرا می‌تواند دارایی‌های فناوری اطلاعات را کشف کند، اطلاعات بیشتری را (مانند نام، نوع، مکان، فروشنده و غیره) ضبط کند، جستجوی آسان را تسهیل کند و وضعیت را به‌طور خودکار ردیابی کند.

ثبت دارایی IT

• تخصیص

در این مرحله، دارایی فناوری اطلاعات ثبت‌شده آماده استقرار در خدمت است. برخی از دارایی‌های فناوری اطلاعات از قبل از فروشنده پیکربندی می‌شوند، درحالی‌که دیگران نیاز به کارکنان فناوری اطلاعات برای آماده‌سازی آن‌ها برای استفاده با قرار دادن یک تصویر سطح پایه مطابق باسیاست‌های فناوری اطلاعات شرکت دارند. این آماده‌سازی شامل پیکربندی سیستم‌عامل‌های تأییدشده، نصب برنامه‌های کاربردی کسب‌وکار مبتنی بر نقش و تنظیم کنترل‌های امنیتی است.

دارایی‌های IT ممکن است در یک انبار یا مرکز داده در انتظار اعزام نگهداری شوند یا به‌طور مستقیم از فروشنده به کاربر تحویل داده شوند. ثبت دارایی IT باید با تغییر دولت پس از انتساب به‌روز شود.

برای دستگاه‌های کاربر نهایی، تخصیص از طریق انجام درخواست‌های مطرح‌شده از طریق سیستم مدیریت خدمات فناوری اطلاعات در حال استفاده انجام می‌شود که دستگاه را به یک کاربر متصل می‌کند. برخی از سازمان‌های فناوری اطلاعات از کاربران می‌خواهند قبل از دسترسی به دستگاه ، باسیاست‌های استفاده قابل‌قبول موافقت کنند. برای دارایی‌های فناوری اطلاعات مرکز داده، پیکربندی و استقرار یک تمرین برنامه‌ریزی‌شده در راستای سیاست‌های تغییر سازمان خواهد بود. دارایی‌های ابری را می‌توان به‌طور خودکار با استفاده از ادغام و تحویل مداوم (CI / CD) پیکربندی و مستقر کرد، اما باید هزینه‌های مالی را در نظر گرفت.

• بهره‌برداری و بهینه‌سازی

پس از استقرار برای خدمات، دارایی‌های فناوری اطلاعات برای اطمینان از استفاده مؤثر و کارآمد در راستای نیازهای کسب‌وکار و الزامات انطباق نظارت می‌شود. نظارت از طریق گزارش‌های استفاده و همچنین حسابرسی‌های مالی و انطباق منظم انجام می‌شود.

نظارت بر استفاده برای اطمینان از اینکه دارایی‌ها و مجوزهای به‌دست‌آمده به‌طور کامل مورداستفاده قرار می‌گیرند، حیاتی است. در غیر این صورت، سازمان متحمل کاهش ROI خواهد شد. جنبه‌های دیگری که باید نظارت شوند عبارت‌اند از انقضای گارانتی، قراردادهای پشتیبانی یا گواهینامه‌های SSL، الزامات ارتقاء، آسیب‌پذیری‌ها، الزامات انطباق و غیره. ارزیابی ریسک منظم و فعالیت‌های ارزیابی تأثیرات کسب‌وکار می‌تواند بینش عمیقی در مورد ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات ارائه دهد و اقدامات مناسب را برای بهینه‌سازی استفاده از آن‌ها انجام دهد.

دارایی‌های IT باید به‌طور منظم بهینه‌سازی شوند تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها برای هدف مناسب باقی می‌مانند. از طریق عمل فعال‌سازی تغییر، آن‌ها باید سرویس، ارتقاء و نگهداری بر اساس برنامه‌های توافق شده و یا هر زمان که نیاز به وجود می‌آید.

تیم مدیریت دارایی IT باید روابط نزدیک با فروشندگان را حفظ کند تا اطمینان حاصل شود که آن‌ها فرصت‌های خدمات ارائه‌شده از طریق گارانتی را همان‌طور که در قراردادهای دارایی مشخص‌شده است، از دست نمی‌دهند. هر زمان که حوادث یا مشکلاتی که بر دارایی‌های فناوری اطلاعات تأثیر می‌گذارد، باید به‌سرعت و به‌طور مؤثر موردتوجه قرار گیرد، با هر رویداد ثبت‌شده در برابر دارایی فناوری اطلاعات و به‌عنوان بخشی از نظارت بر سطح خدمات برای تأیید تناسب برای استفاده گزارش‌شده است.

دستگاه‌های کاربر نهایی ارتباط نزدیکی با چرخه عمر کارکنان خواهند داشت: اگر یک کارمند نقش خود را تغییر دهد یا سازمان را ترک کند، دارایی باید دوباره پیکربندی شود و به یک کاربر جدید منتقل شود یا به ذخیره‌سازی ارسال شود. نظارت بر دارایی‌های ابری، تعطیلی هر نمونه یا پس گرفتن مجوزهایی را که در حال استفاده نیستند، تسهیل می‌کند و درنتیجه هزینه‌ها را بهینه می‌کند.

ادامه مطلب در صفحه بعد...