رایج‌ترین ابزارها، رایج‌ترین مشکلات؛ اما راهکار چیست؟
هر سازمانی، بدون استثنا، به مجموعه‌ای از ابزارهای فناوری متکی است—از رایانه‌های شخصی گرفته تا ایمیل‌های سازمانی و شبکه‌های ارتباطی. اما آیا تا به حال به این فکر کرده‌اید که همین ابزارهای ضروری، رایج‌ترین منبع مشکلات کاربران نیز هستند؟ کندی سیستم، قطعی شبکه، پرینترهای دردسرساز، یا ایمیل‌هایی که در زمان حساس از کار می‌افتند، تنها بخشی از این چالش‌ها هستند.
اما یک حقیقت مهم را نباید فراموش کرد: رایج بودن یک ابزار، به‌معنای اجتناب‌ناپذیر بودن مشکلات آن نیست! با به‌کارگیری راهکارهای نوین، مانند مدیریت خدمات ITIL و ابزارهای حرفه‌ای مثل ServiceDesk Plus، می‌توان از همین ابزارهای پرکاربرد، بیشترین بهره‌وری را گرفت و کمترین هزینه را پرداخت.
در این مطلب مدانت، نگاهی انداخته به مشکلات رایج سازمانی و راهکارهایی که می‌توانند هزینه‌ها را کاهش داده و بهره‌وری را افزایش دهند.
هر سازمانی مجموعه‌ای از سرویس‌ها، نرم‌افزارها و سخت‌افزارهای مشخصی را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. در بیش از ۹۵٪ سازمان‌ها، کاربران معمولاً به ابزارهای رایجی مانند:
- یک رایانه شخصی (PC)
- سیستم‌عامل‌های رایج مانند ویندوز
- پرینتر
- صندوق پستی ایمیل سازمانی
- دسترسی به اینترنت
دسترسی به این ابزارها برای انجام امور روزمره ضروری است، اما نکته جالب اینجاست که رایج‌ترین مشکلات کاربران نیز معمولاً از همین ابزارهای پرکاربرد ناشی می‌شود. البته این گزاره که «رایج‌ترین ابزارها، علت اصلی مشکلات سازمانی هستند» چندان دقیق نیست؛ چراکه با استفاده از راهکارهای نوین، می‌توان از این ابزارها حداکثر بهره‌وری را داشت و مشکلات را به حداقل رساند.
یکی از مؤثرترین راهکارها، به‌کارگیری سیستم‌های مدیریت خدمات فناوری اطلاعات (ITIL) است. یکی از محبوب‌ترین این سیستم‌ها، ManageEngine ServiceDesk Plus است که به سازمان‌ها کمک می‌کند مشکلات رایج را شناسایی کرده و برای کاهش هزینه‌ها، زمان از دست‌رفته و اتلاف انرژی منابع انسانی، راهکارهای عملیاتی ارائه دهد.
استفاده از میز خدمت یا سرویس دسک، نقش کلیدی در کاهش نرخ خرابی‌ها و مشکلات فناوری اطلاعات دارد. داده‌های جهانی نشان می‌دهند که بسیاری از مشکلات رایج در سازمان‌ها دارای راهکارهای بهینه‌ای هستند که می‌توانند بهره‌وری را افزایش داده و مسیر پیشرفت را هموارتر کنند.
با ServiceDesk Plus، امکان دریافت گزارش‌های دقیق از وضعیت فناوری اطلاعات سازمان فراهم می‌شود و می‌توان با تحلیل این گزارشات، راهکارهای بهینه‌سازی و کاهش نرخ خرابی‌ها را شناسایی و اجرا کرد.
جدول آماری زیر از درصد مشکلات رایج در سازمان‌ها بر اساس گزارش‌های جهانی ارائه شده است:
| نوع مشکل | درصد فراوانی (تقریبی) |
|---|---|
| مشکلات مرتبط با شبکه (اینترنت، VPN، وای‌فای) | 30% |
| مشکلات سخت‌افزاری (رایانه، پرینتر، تجهیزات جانبی) | 25% |
| مشکلات نرم‌افزاری (سیستم‌عامل، کرش برنامه‌ها، ناسازگاری) | 20% |
| مشکلات ایمیل (دسترسی، ارسال/دریافت، اسپم) | 10% |
| مسائل مربوط به احراز هویت و رمز عبور | 8% |
| سایر مشکلات (دسترسی به سرویس‌ها، تغییرات سیستمی، درخواست‌های جدید) | 7% |
این آمار بسته به نوع سازمان، زیرساخت فناوری اطلاعات و میزان استفاده از ابزارهای مدیریت سرویس ممکن است متفاوت باشد. با استفاده از سیستم‌های مدیریت خدمات ITIL مانند ServiceDesk Plus، می‌توان روند بروز این مشکلات را تحلیل کرده و برای کاهش آنها اقدامات موثری انجام داد.
در ادامه، یک جدول شامل مشکلات رایج در سازمان‌ها و هزینه‌های تقریبی پشتیبانی آنها ارائه شده است. این هزینه‌ها بر اساس متوسط زمان و منابع موردنیاز برای رفع هر مشکل تخمین زده شده‌اند:
| نوع مشکل | میانگین زمان رفع | هزینه پشتیبانی (تقریبی به ازای هر مورد) |
|---|---|---|
| مشکلات شبکه (اینترنت، VPN، وای‌فای) | 1.5 ساعت | 50 تا 150 دلار |
| مشکلات سخت‌افزاری (رایانه، پرینتر، تجهیزات جانبی) | 2.5 ساعت | 100 تا 300 دلار |
| مشکلات نرم‌افزاری (سیستم‌عامل، کرش برنامه‌ها، ناسازگاری) | 2 ساعت | 80 تا 250 دلار |
| مشکلات ایمیل (دسترسی، ارسال/دریافت، اسپم) | 1 ساعت | 40 تا 120 دلار |
| مشکلات احراز هویت و رمز عبور | 30 دقیقه | 20 تا 80 دلار |
| سایر مشکلات (دسترسی به سرویس‌ها، تغییرات سیستمی، درخواست‌های جدید) | 1 تا 3 ساعت | 60 تا 200 دلار |
🔹 نکته: هزینه‌های پشتیبانی به فاکتورهایی مانند سطح مهارت تیم IT، میزان پیچیدگی مشکل، و ابزارهای استفاده‌شده برای مدیریت درخواست‌ها بستگی دارد. استفاده از سیستم‌های مدیریت خدمات ITIL مانند ServiceDesk Plus می‌تواند زمان و هزینه‌های پشتیبانی را به‌طور قابل‌توجهی کاهش دهد.
