چگونه فرایند بهبود مستمر را در ۷ مرحله انجام دهیم؟

۴- داده‌ها را پردازش کنید.

همچنان که بدون اندازه‌گیری نمی‌توان مدیریت کرد بدون KPI نمی‌توانید اندازه‌گیری کنید. هر سازمانی ممکن است دریابد که شاخص‌هایی را برای اندازه‌گیری دارد اکنون داده‌ها به صورت همسو با CSF ها ( عوامل موفقیت حیاتی ) و KPI ها ( شاخص های عملکرد کلیدی ) مشخص شده را باید پردازش کرد به‌عبارتی باید واقعی‌سازی کنید. این بدان معنی است که بر اساس چارچوب‌های زمانی بررسی کنید که آیا داده‌ها همسو و سازگار هستند؟ تا شکاف‌های موجود در داده‌ها مشخص کنید. هدف ساده این مرحله پردازش داده‌ها از چندین منبع متفاوت بطور مقایسه‌ای است. هنگامی که داده‌ها را منطقی کردیم، می‌توانیم تجزیه و تحلیل را شروع کنیم.

در این مرحله داده‌های حاصل شده برای بهبود خدمت چاپ را با معیارها و KPI-های مورد نظر ارزیابی می‌کنید.

۵. داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید.

داده‌های خامی که بدست آورده‌اید هنگامی که برای شناسایی شکاف خدمات، فرایندها و تأثیر بر تجارت تجزیه و تحلیل می‌شوند، به اطلاعات تبدیل می‌شوند. این مرحله‌ی داده‌کاوی و تجزیه و تحلیل است که اغلب در هنگام تعجیل برای ارائه گزارش به مدیریت نادیده گرفته می‌شود یا فراموش. در کل بدون تجریه و تحلیل داده‌ها نمی‌توانید برنامه‌ای برای ارسال گزارش و تحلیل شما از داده‌ها را به گروه‌ها و افراد ذینفع ارایه کنید.

در این مرحله داده‌ها برای تبدیل به اطلاعات تجزیه و تحلیل می‌کنید مثلاً سازمان ما بیشترین مصرف کارتریج را در بازه‌ی سه‌ماهه تابستان دارد.

۶- اطلاعات را ارائه دهید.

پاسخ به اینکه "آیا ما به آنجا رسیدیم؟" به هر طریقی که لازم باشد برای ذینفعان مختلف شکل گرفته و ابلاغ می‌شود. این ارائه یک گزارش مستند رسمی است که باید تصویری دقیق از نتایج تلاش‌های بهبودیافته را ترسیم کند. تا اشتراک‌گذاری داده‌ها انجام  و نیازهای ذی‌نفعان را منعکس کند که این دریافت بازخورد کمک می‌کند تا در تعیین مرحله‌ی بعدی یعنی اقدامات اصلاحی مثمر ثمر واقع گردد.

در این مرحله اطلاعات را مستند و منسجم به ذینفعان ارایه می‌کنید مثلا ارسال گزارش به مدیر فناوری اطلاعات، مدیریت ارشد و یا مدیر دپارتمانی که بیشترین مصرف کارتریج را داشته.

۷- اقدامات اصلاحی را انجام دهید.

اکنون شما بر اساس داده‌ها، KPI‌ها و تجزیه و تحلیلی که کرده‌اید دانش لازم را دارید. دانش به دست آمده برای بهینه‌سازی، بهبود و اصلاح خدمات استفاده می‌شود. مدیران و مسئولین مرتبط مسائل را شناسایی می‌کنند و بر اساس آن راهکارهای مناسب ارائه می‌دهند. این راهکارها مجموعه‌ای از اقدامات اصلاحی است که باید انجام شود. پس از این مرحله، سازمان یک خط پایه جدید ایجاد می‌کند و چرخه‌ی بهبود مستمر تا رسیدن به نقطه‌ی بلوغ ارایه‌ی خدمات باید دوباره از سر گرفته شود ...

در آخر نیز در کارگروه‌های فنی تخصصی بر اساس اطلاعات کسب شده اقدام به دریافت بازخورد و راهکارهای بهبود می‌دهید مثلاً حذف کلیه‌ی پرینترهای کاربران و نصب یک پرینتر مرکزی.

هادی احمدی