هفت گناه مرگبار در مدیریت تغییر

هفت گناه مرگبار در مدیریت تغییر

بررسی چالش ها و راهکارها در مدیریت موثر تغییر

نداشتن فرایند مدیریت تغییر[۱] یک چیز است و پیاده سازی غلط آن یک چیز دیگر!

واحد فناوری اطلاعات و ارتباطات بیش از ۹۰٪ از سازمان های کشور، فاقد مدیریت تغییر هستند و کارشناسان زیرساخت، برنامه نویسان، سرپرستان و مدیران انفورماتیک همه و همه طبق تحربیات قبلی، علاقمندی شخصی، نظرات فردی و یا صرفا بر اساس اجرای بی چون و چرا دستورات مافوق خود، تغییراتی را در شبکه، نرم افزارهای سازمانی و یا سخت افزارها و حتی در روال های و فرایندهای انجام کار، اعمال میکنند غافل از اینکه با این کار بظاهر خوب! چه بار ترافیکی ناخواسته ای را به سمت کارشناسان واحد پشتیبانی سرازیر میکنند!

طبق آمارهای رسمی، بیشترین حجم و ترافیک درخواست های کاربران، نارضایتی آنها و افت عملکرد انفورماتیک، ناشی از تغییرات ناموفق، غلط و بدون اطلاع رسانی است که تمام این موارد نیز به جهت نداشتن فرایند مدیریت تغییر است!

آن دسته از سازمان هایی هم که مدیریت تغییر دارند اگر دقت لازم را در برنامه ریزی اجرا و پیاده سازی تغییرات را نداشته باشند مرتکب گناه مرگبار خواهند شد به نحوی که خود مدیریت تغییر بجای آنکه یک ارزش را خلق کند تبدیل به یک چالش و مانع خواهد شد که همه را مایوس خواهد کرد! بنابراین بدون یک مدیریت تغییر خوب عملا بسیاری از کسب و کارها و سازمان های فناوری اطلاعات بدلیل عدم سرعت و چابکی از اجرا و پاسخگویی به فرآیند مدیریت تغییر ناامید می شوند. مجددا تاکید می کنم که فرآیند مدیریت تغییر اغلب به جای اینکه به عنوان یک "ارزش گذار" مورد توجه قرار گیرد، به عنوان یک "سد راه"، "توپ را در زمین دیگری انداختن"، "بروکراسی اداری" یا "مرحله سازی برای ایجاد وقفه بیشتر" که فقط مانعی برای انجام کارهاست، یاد می شود.  که البته طبق تجربه، تمامی این مسائل معمولا به اجرای ضعیف مدیریت تغییر و یا سوء برداشت از هدف مدیریت تغییر، بازمیگردد.

بنابراین مدیریت غلط تغییر، علاوه بر سرخوردگی تمامی ذینفعان، خود، تبدیل به یک کار بیهوده مازاد و فاقد ارزش می شود که نه تنها حجم کار کارشناسان و مدیران فناوری را زیاد خواهد کرد بلکه رهاوردی جز اتلاف وقت و انرژی نخواهد داشت و علاوه بر آنها، کاربران و کل سازمان نیز ار اجرای تغییرات مایوس خواهند کرد؛ آنگونه که اعتماد کاربران برای انجام هرگونه تغییری ولو اندک توسط انفورماتیک یک "داستان دیگر!" تلقی خواهد شد و افزایش نارضایتی و بی اعتمادی دست از سر IT برنخواهد داشت!

لذا باید ابتدا بدقت ببینم هدف ما از مدیریت تغییر چیست با درک درست از سوبرداشت ها جلوگیری می شود ضمن اینکه میتوان مدیریت موثری پیاده سازی نمود تا بعنوان ارزش گذار هموار مطرح گردد....

هدف از مدیریت تغییر چیست؟

فرایند مدیریت تغییر سه هدف اصلی دارد:

1. اطمینان از برنامه ریزی مناسب، بررسی، هماهنگی و ارتباط تغییر

هر تغییری که قرار است ایجاد شود باید دارای سطح مناسب برنامه ریزی، ارزیابی، تایید، هماهنگی و ارتباطات موزون فی مابین باشد. بدون این عناصر، هیچ گونه کنترلی و مدیریتی بر محیط تغییر وجود نخواهد داشت در نهایت بدان معنی است که کسب و کار سازمان نمی تواند به انفورماتیک متکی باشد.

2. حفظ آنچه که در حال حاضر، محافظت شده است.

یک تغییر، همیشه برای بهبود است بنابراین نباید بر خدماتی که از قبل مدیریت شده، تاثیری منفی بگذارد اگر تغییری سبب بروز وقایع ناخوشایند می شود و تأثیر منفی بر خدمات مدیریت شده فعلی می گذارد این معنی را القا می کند که مدیریت صحیح این تغییر بدرستی انجام نشده است!

3. اطمینان از این که خروجی تغییر، نتیجه مورد نظر را فراهم می کند.

کل دلیل اینکه یک تغییر در حال انجام است ارائه یک نتیجه برنامه ریزی شده است. اگر یک تغییر انجام شود، اما نتیجه نهایی را ارائه نکند، قطعا به مسائل بزرگتر مربوط می شود که باید مورد توجه قرار گیرد. عدم دریافت نتیجه دلخواه از تغییر، یعنی آب در هاون کوبیدن! البته شاید بدتر چون زمانی که نتیجه دلخواه را تولید نکند نتایج اسفباری بجای آن نمایان خواهد شد که واحد فناوری را زیر بار درخواست های ناشی از تغییر ناموفق خواهد برد.

بنابراین اگر در خروجی مورد نظر از یک تغییر، آن نتیجه ای که انتظار داشته اید را به دست نیاوردید حتما یک جایی از کار اساسی می لنگد و حاصل این بی نتیجه بود چیزی جز ناامیدی، ناراحتی و سردرد نخواهد بود بنابراین اگر صدای زنگ این چالش به گوشتان آشناست دلایل ناموفق بودن یک تغییر را که شبیه گناهان مرگبار است بخوانید.

ادامه مطلب در صفحه بعد…