چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات

• انحلال

هنگامی‌که یک دارایی فناوری اطلاعات دیگر برای سازمان مفید نیست، باید از خدمات حذف شود. محرک‌های انحلال شامل پایان زندگی، استهلاک، انقضای گارانتی، آسیب، از دست دادن، کمبود قطعات یدکی یا دلایل دیگر است.

خلع سلاح به نظر می‌رسد یک فرایند ساده است، اما عدم پاسخگویی، دید یا جهت می‌تواند مانع تلاش شود. برنامه‌ریزی وضع می‌تواند به سازمان فناوری اطلاعات کمک کند تا برای انحلال آماده شود و اطمینان حاصل شود که مالکیت و راهنمایی روشن در مورد آنچه، چه زمانی و چگونه باید انجام شود و چه کسی باید مسئول باشد.

برای دارایی‌های فناوری اطلاعات که از برنامه‌های کاربردی و داده‌های کسب‌وکار پشتیبانی می‌کنند، حذف از خدمات یک فرایند کنترل‌شده از طریق عمل فعال‌سازی تغییر است. ریسک‌ها باید ارزیابی شوند تا تعیین شود که آیا از بین بردن خدمات زنده قبل از حذف دارایی‌ها از تولید تأثیر می‌گذارند. دارایی‌های فناوری اطلاعات از کاربران یا محیط فناوری اطلاعات بازیابی می‌شود و وضعیت آن‌ها در ثبت دارایی‌های فناوری اطلاعات به‌روز می‌شود. در طول این دوره، رسانه‌ها از طریق انتقال داده‌ها به دستگاه‌های ذخیره‌سازی یا جایگزینی یا حذف کامل به شیوه‌ای کنترل‌شده برای جلوگیری از حوادث امنیتی از طریق از دست دادن یا دسترسی نامناسب، پاک می‌شوند. پس از پاک‌سازی، دارایی‌های فناوری اطلاعات باید درحالی‌که منتظر دفع هستند، به‌طور ایمن ذخیره شوند.

مجوزهای نرم‌افزاری باید ردیابی شوند و به استخر مجوز برای استفاده مجدد در تاریخ بعد بازگردند یا برای بهینه‌سازی هزینه‌ها به فروشنده بازگردانده شوند. برای دارایی‌های ابری، انحلال شامل خاموش کردن یا حذف موارد پس از تعیین اینکه دیگر بر خدمات زنده تأثیر نمی‌گذارند. برای دستگاه‌هایی که گم‌شده یا به سرقت رفته‌اند، قابلیت پاک کردن از راه دور برای از بین بردن دارایی‌ها و جلوگیری از دست دادن داده‌ها ایجاد می‌شود.

• اختیار

دارایی‌های فناوری اطلاعات که ازکارافتاده‌اند و دیگر نمی‌توانند به کار گرفته شوند، آماده دفع هستند. تصمیم‌گیری در مورد دفع به رویکردهای خرید، الزامات پایداری و انطباق و سیاست‌های سازمانی مربوط به حذف دارایی و واگذاری گره‌خورده است. گزینه‌های دفع دارایی IT شامل موارد زیر است:

• فروش: اگر ارزش مالی دارایی فناوری اطلاعات قابل‌توجه باشد، می‌توان آن را برای فروش به بالاترین پیشنهاد ارائه داد. دارایی ابتدا باید تحت ارزیابی رسمی قرار گیرد و جزئیات فروش در ثبت دارایی ثابت ثبت شود.
• کمک مالی: برخی از سازمان‌ها ممکن است تصمیم بگیرند که دارایی‌های فناوری اطلاعات را به مؤسسات آموزشی یا خیریه اهدا کنند تا استفاده از آن‌ها را گسترش دهند.
• بازگشت: دارایی‌های IT اجاره‌ای به فروشندگان خود بازگردانده می‌شود. بازگشت همچنین ممکن است به دستگاه‌های BYOD اعمال شود که به صاحبان مربوطه بازمی‌گردد.
• بازیافت: از دیدگاه پایداری، دارایی‌های فناوری اطلاعات می‌توانند بازیافت شوند و قطعات به‌طور بالقوه برای استفاده مجدد در دستگاه‌های دیگر نجات یابد.
• تخریب: اگر گزینه دیگری پیدا نشود، دارایی‌های فناوری اطلاعات نابود می‌شوند. در راستای مقررات زباله‌های الکترونیکی و سیاست‌های پایداری، تخریب باید کنترل شود تا تأثیر منفی بر جامعه و محیط‌زیست محدود شود. فقط شرکت‌های معتبر تأییدشده باید تخریب ایمن دارایی‌های فناوری اطلاعات را انجام دهند و باید گواهینامه‌های دفع را به‌عنوان اثبات ارائه دهند.

صرف‌نظر از روش دفع، وضعیت دارایی فناوری اطلاعات باید همچنان در ثبت دارایی فناوری اطلاعات ردیابی و به‌روز شود. گزارش‌ها نیز باید به رهبری سازمان با توجه به تأثیر مالی و پایداری ارائه شود.

برای استفاده بیشتر از چرخه عمر مدیریت دارایی فناوری اطلاعات، اقدامات زیر توصیه می‌شود:

• پیاده‌سازی یک چارچوب حاکمیت برای مراحل چرخه عمر دارایی IT.
• از یک ثبت خودکار دارایی IT برای ردیابی وضعیت در طول چرخه عمر استفاده کنید.
• در یک راه‌حل مدیریت دارایی IT سرمایه‌گذاری کنید که می‌تواند به‌طور مؤثر دارایی‌های IT و وضعیت چرخه عمر آن‌ها را کشف کند.
• به‌طور مستقل وضعیت چرخه عمر دارایی IT را به‌طور منظم تأیید کنید.
• ادغام چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات با سایر شیوه‌های ITSM، یعنی مدیریت پیکربندی، تغییر، مدیریت مالی خدمات، مدیریت حادثه، مدیریت مشکل و غیره

ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات تنها می‌تواند با ردیابی وضعیت آن‌ها در سراسر چرخه عمر دارایی‌های فناوری اطلاعات و در دسترس قرار دادن اطلاعات به‌موقع و دقیق به ذینفعان تضمین شود. سرمایه‌گذاری در ابزارهای مناسب تفاوت بزرگی در مدیریت مؤثر دارایی‌های فناوری اطلاعات، چه در محل و چه در میزبانی ابری، ایجاد می‌کند و درنتیجه اطمینان حاصل می‌کند که الزامات مالی، نظارتی و قراردادی همیشه برآورده می‌شود.

همه‌چیزهای خوب درنهایت به پایان می‌رسند و در چرخه عمر دارایی فناوری اطلاعات، سازمان‌ها درنهایت باید دستگاه‌های فناوری اطلاعات را جایگزین کنند. با گذشت زمان، دارایی‌های فناوری اطلاعات ارزش کمتری نسبت به گذشته ارائه می‌دهند. به همین دلیل است که برج‌های PC با درایوهای فلاپی، دستگاه‌های دورنگار و صفحه‌نمایش CRT دیگر جزء اصلی محیط‌های شرکتی مدرن نیستند.

اما خلاص شدن از دارایی‌های قدیمی فناوری اطلاعات به‌آسانی رها کردن آن‌ها در زباله نیست. فرایند واگذاری دارایی‌های فناوری اطلاعات (ITAD) باید نکاتی مانند حسابداری مالی، امنیت اطلاعات و نگرانی‌های زیست‌محیطی را در نظر بگیرد.

ادامه مطلب در صفحه بعد...