ویترین شکسته سازمان!

ویترین شکسته سازمان!

مدیران ارشد کجا را دقیقاً نمی بینند!؟

هر سازمانی دارای چندین واحد کلیدی است که برای پیشبرد کسب و کار سازمان چه در داخل و چه در خارج از آن، خدماتی را ارایه می کنند نظیر واحد مالی، فروش، قطعات، تدارکات، انفورماتیک و...

هر کدام از آنها به روش خودشان یک سری اقدامات و تمهیدات لازم را برای رسیدگی و تسریع در امور به کار می گیرند برخی استاندارد و برخی هم کاملا سنتی و بصورت کوچه بازاری!

رشد کسب و کار به استخدام نیروهای بیشتر، توزیع خدمات گسترده تر، شکل گیری واحد های جدید و صد البته استفاده روز افزون و رو به رشد ماشین آلات، سرویس ها، نرم افزارها و تجهیزات رایانه ای منجر خواهد شد. مهم نیست شما در چه واحدی انجام وظیفه می کنید قطعا واحد شما یک سری از خدمات را به کاربران داخل و یا مشتریان خارج از سازمان ارایه می کند بجز انفورماتیک که سعی دارد مدیریت خدمات مبتنی بر ITSM را داشته باشد متاسفانه مابقی واحدها از این چارچوب به روش ITIL اطلاع درستی ندارند و آنهایی هم که مطلع هستند می پندارند که این ابزار صرفاً ماهیت انفورماتیکی دارد و به کار آنها نخواهد آمد! که البته تصوری کاملاً غلط است.

جدای از این موضوع شاید یکی از دلایل گرایش فقط واحد انفورماتیک به ابزار سرویس دسک هست در این است که حجم نیازمندیها و درخواست های کاربران مرتبط با سرویس ها، تجهیزات و زیرساخت های ارتباطی با رشد سازمان، چندین برابر به سوی این واحد در حال سرازیر شدن است که البته در حقیقت همینطور هم هست. پس بیراه نگفته ایم که انفورماتیک درگاه اتصال سازمان برای پایداری کسب و کار است حتی برای شرکت هایی که موضوع فعالیت های متفرقه ای دارند بحث فناوری اطلاعات کلیدی ترین موضوع در توسعه و تداوم کسب و کار سازمان است.

در سازمان های بسیار کوچک تمام  تقسیم بندی انفورماتیک در یک واحد کوچک چند نفره یا فقط یک مسئول IT جمع می شود! اما در واحدهای انفورماتیک یک سازمان بزرگ، ترکیبی از واحد پشتیبانی کاربران، واحد زیرساخت شبکه و ارتباطات، واحد برنامه نویسی (نرم افزار) و... را خواهید دید که هر کدام به نوبه خود یک سری فعالیت و وظایف کلیدی را بازی می کنند.

• مثلا بدون وجود واحد زیرساخت شبکه، عملا ارتباطات سازمان مبتنی بر فناوری کند و بی رمق خواهد شد.
• بدون واحد نرم افزار، سازمان از پس تولید یا توسعه نرم افزارهای سفارشی و مختص به خود برنخواهد آمد.
• و بدون واحد پشتیبانی کاربران، سازمان چیزی به عنوان درگاه رسیدگی به درخواست های کاربران را نخواهد داشت.

این سه مورد مثال زده شده، هر کدام اهمیت بسزایی دارند و هرکدام چیزی ارایه می کند که دیگری در ارایه آن به خوبی قادر نیست.

اما چیزی که جای بحث دارد بودجه های تخصیص داده شده به این سه مثال است حدود ۵۰% بودجه انفورماتیک متعلق به واحد زیرساخت شبکه است که نیازمند خرید تجهیزات سخت افزاری، سرورها، روترها، تجهیز دیتاسنتر و... است و ۳۰% مربوط به واحد نرم افزار برای خرید نرم افزار یا جذب برنامه نویسان گرانقیمت برای توسعه نرم افزارند و شاید باور نکنید که پس از کسر خرید سخت افزار کاربران (ابزار ضروری و اداری)! ارایه خدمات پشتیبانی تنها با ۲۰% و یا کمتر در حال ارایه است...

بی شک سازمان هم بر این مهم واقف است که از واحد دیگری نمی توان بکند تا به واحد دیگری بپردازد.

و همچنین مدیران ایرانی بر این تفکر باور دارند که کارشناسان پشتیبانی نیروهای متخصصی نیستند بنابراین نیازی به حفظ و تلاش برای نگهداری و ارتقای آنها وجود ندارد بلکه به راحتی می توان آنها را جایگزین دیگری کرد تفکری ۱۰۰% غلط و همانطور که در مقاله ای تحت عنوان " یک سوپر مدیر برای سرویس دسک سازمان بسازیم" یکی از خطیرترین و پر مسئولیت ترین تخصصها در واحد پشتیبانی مدیر سروسی دسک است!

خُب برگردیم به بودجه ها! آیا به واحد پشتیبانی بودجه بیشتری باید اختصاص داد!؟

قطعا همین ۲۰% کافی است و البته کمتر هم می تواند باشد و بودجه های سرسام آور سایر واحدها نیز به شدت زیاد است! اما رسیدگی به انگیزه ها و افراد فعال در بخش پشتیبانی باید بیشتر از سایر بخش ها باشد حتما می پرسید چرا!؟

برای پاسخ به این پرسش ببنید که سازمان چه میخواهد؟ بی شک می دانید که بدون مشتری و بدون کسب رضایت او از محصول یا خدمات، هر کسب و کاری محکوم به فنا است.

ادامه مطلب در صفحه بعد…