هیات مشاورین تغییر یا CAB در مدیریت تغییر

هیات مشاورین تغییر یا CAB در مدیریت تغییر

بسیاری از تغییرات برای ارزیابی و برنامه‌ریزی اجرا نیازمند کسب مجوز و تاییدیه‌های فنی و مدیریتی هستند. به منظور نظارت دقیق و کنترل بر چرخه‌ی حیات یک تغییر و جلوگیری از پیامدهای مخرب، جلوگیری از کاهش کیفیت ارایه‌ی سرویس و افزایش سطح تعامل و ارتباط و همچنین اطلاع‌رسانی و شراکت دادن افراد فنی یک تغییر بر اساس مدیریت تغییر نیازمند حضور یک کمیته‌ی تغییر هستیم تا بدون آسیب رساندن به ماهیت و ارزش کسب و کار، بتوان تغییرات مثبتی را در ارائه‌ی خدمات ایجاد کرد. به این تیم یا کمیته، هیات مشاورین تغییر یا به اختصار CAB[1] می‌گویند. هیات مشاورین تغییر (CAB) در حقیقت مجموعه‌ای از کارکنان فناوری اطلاعات هستند که در ارزیابی، اولویت‌بندی و برنامه‌ریزی اجرای یک تغییر به تصمیم‌گیری آگاهانه‌ی مدیر تغییر کمک می‌کنند. اعضای CAB بر اساس تخصص و توانایی خود برای ارزیابی مناسب یک تغییر چه از نظر تجاری و چه از نظر فنی در فرایند مدیریت تغییر نقشی بسیاری کلیدی و مهم را ایفا می‌کنند. این گروه از افراد، وظیفه‌ی ارزیابی تغییرات محیط فناوری اطلاعات را برعهده دارند. CAB متشکل از کادر فنی و تصمیم‌گیرندگان اصلی و کلیه‌ی ذی‌نفعان سازمان است و به‌طور اخص هیچ قانونی برای نوع یا سمت حضور افراد که در CAB وجود ندارد. مدیر تغییر افراد مناسب را با اطلاعات، دانش و پیش‌زمینه‌ی مناسب برای بررسی موثر هر تغییر تضمین می‌کند.

به دلیل ماهیت تغییر، همواره، کارشناسان موضوع تغییر برای کمک به بررسی و مشاوره در مورد درخواست‌های تغییر خاص فراخوانی می‌شوند. (به عنوان مثال مهندس ارشد شبکه برای تغییر روتر.) مدیریت تغییر توانایی گسترده‌تری است که کل فرآیند افزایش، بررسی، ارزیابی، تأیید، پیگیری و نظارت بر کلیه‌ی تغییرات را مدیریت می‌کند بنابراین لازم است تا کلیه‌ی روند آن با تصمیم و نظر صاحب‌نظران و ذی‌نفعان بخوبی کنترل شود. در ITIL، مدیریت تغییر بر کاهش ریسک تجاری ایجاد شده متمرکز است زیرا دو هدف زیر از این چارچوب در رقابت هستند:

هدف ۱: ارائه‌ی خدمات قابل اعتماد با ثبات که مشتریان می‌توانند به آن اعتماد کنند.

هدف ۲: ارائه‌ی خدمات انعطاف‌پذیر است که می‌تواند به سرعت با نیازهای مشتری تغییر کند.

برخی از سازمان‌ها در برابر به‌رسمیت شناختن یک هیات مشاورین تغییر مقاومت می‌کنند، تحقق هر دو هدف فوق به وجود و تعیین چنین هیاتی بستگی دارد که حضور آنها برای اتخاذ تصمیمات درست در روند مدیریت تغییر ITIL بسیار ضروری است. مدیریت تغییر یک فرایند کنترلی است و هدف آن کنترل تغییرات در محیط است و کمیته‌ی CAB بخشی مهمی از این فرایند است.

 نکته: اگرچه تیم CAB قادر به ارایه‌ی مشاوره، اثرگذاری، ارزیابی و تصدیق فرایند پیاده‌سازی یک  مرحله و یا مراحلی از تغییر هستند. اما تصمیم‌گیرنده‌ی نهایی برای اجرای/عدم اجرای یک تغییر نیستند. بلکه در نهایت خود مدیر تغییر، مسئول تأیید/ رد تغییرات است.

از طرفی مدیر تغییر معمولاً از توصیه‌های CAB پیروی می‌کند و می‌تواند تغییراتی که CAB در برابر آنها توصیه کرده است را تصویب کند و یا بنا به اقتضای استراتژی کلان سازمان، تغییری را علیرغم تایید کمیته‌ی CAB، مردود اعلام کند. باید دقت داشت که هیات مشاورین تغییر اعضای یک شورا برای اجماع نظر بر اساس خردجمعی‌اند و ماحصل نظرات و پیشنهادات آنها می‌تواند منجر به تصمیم‌گیری درست برای مدیر تغییر شود. اما نه بصورت الزامی! بنابراین بهتر است این موضوع را زودتر و دقیق‌تر شفاف‌سازی کنید تا از پیامدهای آتی آن جلوگیری شود. شفافیت در مالکیت و مسئولیت‌پذیری درITIL  بسیار مهم و ضروری است.

ادامه مطلب در صفحه بعد…