کاهش هزینه‌های خدمات پشتیبانی با استفاده از ITIL

برای محاسبه هزینه‌های پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات، یک مثال را در نظر بگیریم:

فرض کنید یک شرکت فروش آنلاین محصولات الکترونیکی دارید. هزینه‌های پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات شما ممکن است شامل موارد زیر باشد:

1. هزینه دستمزد پرسنل: این شامل دستمزد مهندسان شبکه، توسعه‌دهندگان و پشتیبانی فنی می‌شود.
2. هزینه‌های زیرساخت: این شامل هزینه‌های مرتبط با سرورها، شبکه، نرم‌افزارها، و تجهیزات مرتبط با فناوری اطلاعات می‌شود.
3. هزینه‌های آموزش پرسنل: برای اطمینان از آنکه پرسنل به روز با فناوری‌های جدید هستند و قادر به ارائه خدمات بهتر هستند.
4. هزینه‌های از دست رفته: این شامل از دست رفتن فرصت‌های فروش، از دست رفتن مشتریان به دلیل مشکلات فنی، و هزینه‌های مرتبط با اصلاحات و تعمیرات غیرمنتظره است.

با محاسبه و جمع آوری این هزینه‌ها، شما می‌توانید هزینه‌های کلی پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات را محاسبه کنید و به این ترتیب اقدامات مناسبی برای کاهش این هزینه‌ها را انجام دهید.

البته می‌دانیم دستمزدهای کشور به ریال است و بسیار ناچیز است و به نسبت تورم روزافزون و تغییرات سالانه مجبور شدیم مثال دلاری بزنیم تا نتایج بهتری بدست آید! 🙂

خب برای ارائه یک تخمین از هزینه‌های پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات بر اساس مثالی که ارائه دادید، ما می‌توانیم به طور تخمینی به ارقام زیر برسیم:

1. هزینه دستمزد پرسنل: ممکن است به طور میانگین هر ماه 10 نفر پرسنل فنی را استخدام کنید، با میانگین دستمزد ماهی 5000 دلار برای هر فرد. پس هزینه دستمزد پرسنل ماهیانه تقریباً 50000 دلار خواهد بود.
2. هزینه‌های زیرساخت: فرض کنید هر ماه باید حدود 20000 دلار برای خرید و نگهداری تجهیزات فناوری اطلاعات (شامل سرورها، شبکه و نرم‌افزارها) صرف کنید.
3. هزینه‌های آموزش پرسنل: برآورد می‌شود که هر ماه حدود 5000 دلار برای آموزش پرسنل صرف می‌شود.
4. هزینه‌های از دست رفته: مثلاً برآورد می‌شود که هر ماه به دلیل مشکلات فنی، حدود 10000 دلار از دست می‌روید.

با جمع این ارقام، هزینه کلی پشتیبانی خدمات فناوری اطلاعات برای شما حدوداً 85000 دلار در ماه خواهد بود.

حالا با استفاده از استانداردهای ITIL، می‌توانید این هزینه‌ها را کاهش دهید:

1. مدیریت تغییرات: با اجرای فرآیند مدیریت تغییرات، احتمال وقوع مشکلات فنی و از دست رفتن فرصت‌ها کاهش می‌یابد که می‌تواند به توفیر هزینه‌های مربوط به تعمیرات و از دست رفته‌ها کمک کند.

• ارائه خدمات: با بهبود فرآیندها و ارتباط با مشتریان، می‌توانید بهبودهایی در عملکرد خود داشته باشید که منجر به کاهش هزینه‌های از دست رفته و افزایش فروش شود.
• بهینه‌سازی منابع: با بهینه‌سازی استفاده از منابع، می‌توانید هزینه‌های مرتبط با دستمزد پرسنل و هزینه‌های زیرساخت را کاهش دهید.

با اجرای این اقدامات و فرآیندهای ITIL، می‌توانید هزینه‌های پشتیبانی خود را به طور قابل توجهی کاهش دهید، که می‌تواند تا حدودی به افزایش سودآوری شما کمک کند. البته، با اجرای فرآیندها و رویکردهای ITIL می‌توانید هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات را به طور قابل توجهی کاهش دهید. این کاهش‌ها به طور تقریبی می‌تواند به صورت زیر باشد:

1. کاهش هزینه دستمزد پرسنل: با بهبود فرآیندهای مدیریت تغییرات، مدیریت مشتریان و بهینه‌سازی فرآیندها، می‌توانید به توفیر هزینه‌های مرتبط با دستمزد پرسنل بپردازید. به عنوان مثال، با بهبود فرآیندهای مدیریت تغییرات، می‌توانید تعداد خطاها و مشکلات فنی را کاهش داده و نیاز به استخدام پرسنل اضافی را کاهش دهید. این می‌تواند منجر به کاهش هزینه دستمزد پرسنل شود.
2. کاهش هزینه‌های زیرساخت: با بهینه‌سازی استفاده از تجهیزات و منابع موجود، می‌توانید هزینه‌های مرتبط با زیرساخت‌های فناوری اطلاعات را کاهش دهید. به عنوان مثال، با استفاده از فرآیندهای بهینه‌سازی منابع می‌توانید استفاده بهینه از سرورها و تجهیزات شبکه را بهبود دهید و هزینه‌های مرتبط با تهیه و نگهداری این تجهیزات را کاهش دهید.
3. کاهش هزینه‌های آموزش پرسنل: با اجرای فرآیندهای مدیریت تغییرات و آموزش مداوم پرسنل، می‌توانید هزینه‌های مرتبط با آموزش و ارتقاء مهارت‌های پرسنل را کاهش دهید. با افزایش دانش و مهارت‌های پرسنل در ارائه خدمات فناوری اطلاعات، نیاز به آموزش‌های مکرر و هزینه‌های مرتبط با آنها را کاهش دهید.
4. کاهش هزینه‌های از دست رفته: با بهبود عملکرد سیستم‌ها و فرآیندهای ITIL، می‌توانید هزینه‌های مرتبط با از دست رفتن فرصت‌ها و مشکلات فنی را کاهش دهید. به عنوان مثال، با اجرای فرآیندهای مدیریت تغییرات و پیش‌بینی بهبودهای لازم، می‌توانید از دست رفتن فرصت‌ها و خسارات مرتبط با آنها را کاهش دهید.

با اجرای این اقدامات، می‌توانید هزینه‌های خدمات فناوری اطلاعات را به طور معمول به حدود 20 تا 30 درصد کاهش دهید.