تسلط بر مدیریت تغییر سازمانی در ITIL4 با مدل ۸ مرحله‌ای جان پی کوتر

آشنایی با مدل ۸ مرحله‌ای جان پی کوتر

در دنیایی زندگی می‌کنیم که کسب و کار به طور معمول درحال تغییر است. ابتکارات جدید، کار مبتنی بر پروژه، بهبود تکنولوژی، پیشی گرفتن از رقابت - این چیزها با هم متحد می‌شوند تا تغییرات مداوم در نحوه کار ما را هدایت کنند.

احساس ترس، ناراحتی و نگرانی شما از این‌که در حال بررسی یک تغییر کوچک در یک یا دو فرایند یا یک تغییر گسترده سیستم در یک سازمان هستید، احساسی معمول است. شما می‌دانید که تغییر باید اتفاق بیفتد، اما واقعاً نمی‌دانید که چگونه آنرا اجرا و یا تحویل دهید. از کجا باید شروع کنید؟ با چه کسانی باید درگیر شوید؟ چگونه پایان تغییر را تجسم و رقم بزنید؟

نظریه‌های زیادی در مورد چگونگی "انجام" تغییر وجود دارد. بسیاری از آنها با رهبری و مدیریت تغییر، جان کاتر، سرچشمه می‌گیرند. او استاد مدرسه کسب و کار هاروارد و متخصص مشهور تغییر در جهان است، کاتر فرایند تغییر هشت مرحله‌ای خود را در کتاب خود معرفی کرده.

مدل ۸ مرحله‌ای: راهنمای جامع برای رهبران کسب و کار

چیزهای بسیار بهتری از هر چیزی که پشت سر می‌گذاریم در پیش رو داریم.» - سی اس لوئیس

مدل ۸ مرحله‌ای جان پی کوتر برای مدیریت تغییر، چارچوبی برای مدیریت تغییر در سازمان‌ها است. مدل ۸ مرحله‌ای یک رویکرد جامع برای مدیریت تغییر ارائه می‌دهد و به طور گسترده توسط سازمان‌ها در سراسر جهان پذیرفته شده است. مدل ۸ مرحله‌ای شامل مراحل زیر است:

مرحله ۱: احساس فوریت ایجاد کنید

اولین قدم در مدل کوتر ایجاد حس فوریت است. این شامل شناسایی نیاز به تغییر و انتقال فوریت به همه ذینفعان است. ایجاد احساس فوریت برای جلب رضایت همه ذینفعان و اطمینان از اینکه همه‌ی افراد، اهمیت تغییر را درک می‌کنند ضروری است. بعبارتی باید این احساس منتقل شود که  اگر کل شرکت واقعاً آن را می‌خواهد باید برای اجرای آن احساس فوریت کند. همین احساس فوریت به شما کمک میکند انگیزه اولیه را برای حرکت دادن چیزها را ایجاد کنید.

برایا یجاد حس فوریت، صرفاً نشان دادن آمار فروش ضعیف یا عقب ماندن از رقبا و.. نیست. یک گفتگوی صادقانه و قانع کننده در مورد آنچه در بازار و با رقابت شما اتفاق می‌افتد، را باز کنید. هنگامی‌که بسیاری از مردم شروع به صحبت می‌کنند در مورد تغییری که شما پیشنهاد می‌کنید، خودبخود فوریت می‌تواند خود را ایجاد و تغذیه کند.

در این مرحله برای ایجاد حس فوریت کارهای زیر را انجام دهید:

• پتانسیل تهدیدات و سناریوهای موجود را شناسایی کنید و نشان دهید که این‌ها در آینده چه اتفاقی را رقم می‌زنند.
• فرصت‌هایی که ممکن است مورد سوء استفاده قرار بگیرد را مشخص کنید.
• صادقانه با افراد گفتگو کنید و دلایل قانع کننده‌ای برای صحبت کردن و فکر کردن مردم ارائه دهید.
• برای تقویت استدلال شما به درخواست‌های مشتریان، ذینفعان خارجی و افراد فعال در آن موضوع استناد کنید.

نکته:

کاتر برای موفقیت تغییر پیشنهاد کرده که باید در مرحله اول واقعاً سخت کار کنید و قبل از رفتن به مراحل بعدی، زمان و انرژی قابل توجهی را صرف ایجاد فوریت کنید. نترسید اما زود هم به مرحله‌ی بعدی نپرید زیرا قرار نیست در کوتاه مدتَ تلفات یشتری داشته باشید - اگر بدون آماده‌سازی مناسب عمل کنید، پس منتظر یک سواری پر از دست انداز باشید!

مرحله ۲: ایجاد یک ائتلاف

گام دوم ایجاد ائتلاف است. این شامل شناسایی ذینفعان کلیدی و ایجاد تیمی برای رهبری ابتکار تغییر است. در مدیریت تغییر ITIL، به این ائتلاف، هیات مشاورین تغییر یا CAB می‌گویند که شامل نمایندگانی از تمامی بخش‌ها و سطوح سازمان است. مردم را متقاعد کنید که تغییر، لازم است. این اغلب نیاز به رهبری قوی و حمایت قابل مشاهده از افراد کلیدی در سازمان شما دارد. مدیریت تغییر کافی نیست شما باید آنرا هدایت کنید. شما می‌توانید رهبران تغییر مؤثر را در سراسر سازمان خود پیدا کنید که لزوماً سلسله مراتب سنتی سازمان را دنبال نمی‌کنند. برای رهبری تغییر، شما باید یک ائتلاف یا تیم از افراد با نفوذ را که قدرت آنها از منابع مختلف، از جمله عنوان شغلی، موقعیت، تخصص و اهمیت سیاسی است، گرد هم بیاورید.

پس از تشکیل، "ائتلاف تغییر" شما باید به عنوان یک تیم کار کنید و به ایجاد فوریت و حرکت در مورد نیاز به تغییر ادامه دیهد.

برای تشکیل ائتلاف این کارها را انجام دهید:

• شناسایی افراد کلیدی شامل: مجریان، نمایندگان، رهبران واقعی سازمان و ذینفعان.
• ایجاد یک تعهد عاطفی بین افراد کلیدی.
• بررسی نقاط ضعف در میان تیم ائتلاف
• سپس اطمینان حاصل کنید که ترکیب خوبی از افراد از بخش‌های مختلف و سطوح مختلف را در اختیار دارید.

ادامه مطلب در صفحه بعد...