چه چیزی پروژه است چه چیزی نیست؟

سازماندهی پروژه

بنابراین همانطور که از بالا می‌بینیم، یک پروژه نمی‌تواند به عنوان بخشی از کسب و کار معمول روزانه اجرا شود، اما قوانین خود را دارد.

یک سازمان پروژه مناسب به حداقل رساندن تلفات اصطکاکی و تأخیر در پروژه کمک می‌کند. این خدمت کمک میکند به:

• اختصاص قدرت، وظایف و شفافیت در مسئولیت‌ها.
• مدیریت همکاری، ارتباطات و هماهنگی تمام افراد درگیر در پروژه،
• اطمینان از پاسخ سریع به تغییرات در شرایط عمومی یا اهداف و اهداف پروژه.

ساختار سازمانی (تعریف وظایف و مسئولیت‌های پروژه)

هنگامی که تیم‌های چند حوزه و چند بخش ورود می‌کنند و برای مدت زمان محدودی در وظایف فردی با هم کار می‌کنند، ضروری است که ساختارهای سازمانی در شرکت انعطاف پذیر باشند، به عنوان مثال اجازه همکاری مستقیم بین متخصصان.

 گنجاندن افراد از زمینه‌های مختلف تخصصی، ساختارهای سازمانی و سطوح سلسله مراتبی، مسئله مسئولیت‌های پروژه را به وضوح تعریف می‌کند. علاوه بر این، جریان سریع اطلاعات و ارتباطات نزدیک مورد نیاز است.

هنگام همکاری با یکدیگر در تکمیل موفقیت آمیز یک پروژه، بنابراین لازم است از ابتدا تعیین شود که چه کسی در پروژه شرکت خواهد کرد؟ باید تعریف شود که وظایف، مسئولیت‌ها و شایستگی‌های مربوطه انها چه خواهد بود. به همین ترتیب، جریان اطلاعات بین اعضای تیم پروژه باید تعیین شود.

مردم تمایل دارند فرض کنند که این کار بیشتر یا کمتر به طور خودکار عمل خواهد کرد. با این حال، دستورالعمل‌ها ممکن است در اینجا نیز مفید باشند و ممکن است در دراز مدت به طور قابل توجهی به کاهش زمان سرمایه گذاری اعضای تیم پروژه در پروژه کمک کنند.

تعریف وظایف و مسئولیت‌های متمایز، یعنی نقش‌های پروژه در یک ساختار سازمانی مفید است:

• مدیر اجرایی: شخص یا گروهی از افراد است که بودجه را به پروژه اختصاص می‌دهد. او تصمیم گیرنده کلیدی است و در نهایت مسئول موفقیت پروژه است.
• هیئت مدیره پروژه (که اغلب به عنوان کمیته راهبری نامیده می‌شود) نماینده اجرایی است و به عنوان بالاترین سطح، مسئول ارائه راهنمایی در مورد جهت کلی استراتژیک پروژه است. این مهم‌ترین تصمیمات را با توجه به هدف و دامنه پروژه می‌گیرد.
• مدیر پروژه مسئول مدیریت عملیاتی پروژه است.
• تیم پروژه مسئول کار پروژه فنی است.

ساختار عملیاتی (برنامه ریزی ساختار پروژه)

این عمل ثابت شده است که چرخه پروژه را به مراحل مختلف تقسیم می‌کند. این یک رویکرد برنامه ریزی است که امکان به دست آوردن نتایج موقت قابل اندازه گیری در طول اجرای پروژه را فراهم می‌کند، بنابراین خطرات پروژه را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد. علاوه بر این، بحث و تصمیم گیری در مورد دوره‌ای که برای پروژه تعیین می‌شود، بسیار اسان تر است، اگر داده‌های مربوط به نتایج نقطه عطف و انحراف از برنامه‌ها در دسترس باشد.

هدف از برنامه ریزی مرحله این است که پیشرفت پروژه شفاف باشد.

مراحل پروژه: اهداف و وظایف

استانداردهای مدیریت پروژه

سه استاندارد مدیریت پروژه زیر در سراسر جهان پذیرفته شده است:

• سازمان مدیریت پروژه دانش (PMBOK)، موسسه مدیریت پروژه (PMI)،
• PRojects IN Controlled Environments (PRINCE2)، استانداردی که مانند ITIL توسط دفتر بازرگانی دولتی (OGC) توسعه یافته است.
• پایه صلاحیت IPMA (ICB) انجمن بین المللی مدیریت پروژه (IPMA)

از سویی شما قادرید تا با چارچوب ITIL مدیریت پروژه را به نحو احسن پیش ببرید. برای این منظور مقالات مرتبط را حتماً بخوانید:

• تمرین مدیریت پروژه در ITIL
• هوش مصنوعی در مدیریت پروژه
• مدیریت پروژه در ITIL چگونه کار می‌کند؟
• تجزیه و تحلیل SOWT
• نقش‌های پروژه