سامانه‌های ERP اصولاً باید شامل حداقل ویژگی‌های زیر باشند:
- Enterprise- باشد یعنی: بتواند به صورت یکپارچه کلیه فرایندها و داده‌های چند شرکت را در قالب یک هُلدینگ (ممکن است برخی از شرکت‌ها در کشورهای دیگر باشند) پشتیبانی نماید لذا باید بتواند زبان‌ها، ارزها، تقویم و… بدون محدودیت پوشش دهد
- Resource-باشد یعنی: فرایندهای مربوط به کلیه منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
- Planning-باشد یعنی: قابلیت برنامه‌ریزی منابع سازمان (منابع مالی، منابع تولیدی ماشین آلات، مواد، منابع انسانی) را داشته باشد.
چند سالی است که موضوع یکپارچگی سرویس های نرم افزاری در سازمان ها مطرح است و بسیاری از شرکت های داخلی و خارجی به تولید نرم افزارهای جامعی تحت عنوان ایده ERP اقدام می کنند تا علاوه بر استفاده از مزایای یکپارچگی بتوانند تمام منابع سازمان را بصورت فرایندی و از یک درگاه واحد را دنبال کنند اما بسیاری از آنها غافل هستند که بیش از ۷۵% پروژه های ERP در تعریف ۱ در جهان شکست خورده است در این مقاله به چند و چون این شکست ها می پردازیم:
خطرات هنگام بهینه سازی پیاده سازی ERP شما چیست؟
تنها چیزی که برای ساده سازی و پشتیبانی از عملیات تجاری کار می کند قابلیت های برنامه نویسی منابع سازمانی (ERP) است. برای کسب و کار، یکی از مهم ترین جنبه های بهبود و تسریع فرایندها، انتخاب ERP است که به طور عمده بر موفقیت یک ابتکار نرم افزار سازمانی تاثیر می گذارد. با این حال، در عمل، نرم افزارهایی که با این هدف وارد سازمان ها می شوند به طور کامل توسعه نمی یابد و قادر به نیل به اهداف خود را نخواهد داشت
اغلب سازمانها توانایی های داخلی ندارند تا پیچیدگی ها و خطرات مرتبط با آن را مدیریت کنند. بنابراین، آنها توانایی یک فروشنده خارجی پیاده سازی ERP را در اختیار می گیرند. در حالی که پلتفرم ERP می تواند در تبدیل فرصت ها به نفع توسعه و سازمان باشد.
در یک تحقیق توسط گارتنر مشاهده شد که ۷۵ درصد از پروژه های ERP از مدار اجرای عملیاتی خارج می شوند و این تنها به دلیل میزان خطراتی است که در طول پیاده سازی رخ می دهد. در نهایت، این خطرات باعث ایجاد تاخیرهای گران قیمت می شود. این بدان معنی است که به طور کلی سازمان ضروری است برای رفع خطرات و تلاش برای کاهش کارایی پیاده سازی ERP موفق عمل کند.
برای کمک به کسب و کار در از بین بردن امکان هر گونه شکست به دلیل این خطرات، ما موارد بحرانی را شناسایی کرده ایم که باید قبل از آن، در طی و پس از اجرای ERP مورد توجه قرار گیرند:
کنترل کامل در پیاده سازی ERP
قدرت تصمیم گیری مربوط به بودجه و زمان بندی، استراتژی منابع، انتخاب نرم افزار و فروشنده و روش شناسایی در استقرارموفق این سامانه ها مهم است، بنابراین یک کسب و کار باید همه جنبه های پروژه پیاده سازی را مورد توجه قرار دهد. شکست در کنترل پروژه می تواند به دستیابی کمتر از آنچه که از اجرای ERP انتظار می رود، منجر شود از قبیل مسائل ارتباطی، تاخیر، عدم حمایت داخلی و بیش از همه بودجه.
هماهنگی با نیازهای اجرایی
عدم توجه به هماهنگی و انسجام نرم افزار با نیازهای اجرایی، مهمترین جنبه ای است که شرکت ها در اجرای ERP شکست می انجامد. راه حل اینست که ابتدا همه نیازهای و فرایندهای کسب و کار را که باید از طریق توانایی های ERP انجام شود، به طور کامل تهیه و تایید کنید. بدون در نظر گرفتن نیازهای دقیق که باید راه حل ERP را تامین کند، خطرات متعددی را ایجاد می کند. یک کسب و کار ممکن است از هماهنگی ضعیف سیستم ERP با عملیات تجاری، شکاف در جریان روند، مستند سازی ناقص خطاهای تست و قابلیت های غیر ضروری سفارشی رنج فراوانی ببرد.
فقط دسترسی و دسترسی داده های ضروری
پس از راه اندازی راه حل ERP، داده ها تحت هر درخواست و نیازی جمع آوری شده و قابل دسترسی هستند. بنابراین، باید طبقه بندی داده ها به خوبی برنامه ریزی شده، فیلتراسیون، نقشه برداری و مهاجرت از سایر نرم افزارها و در دسترس بودن داده ها برای عملیات مورد نظر قرار دهد. عدم انجام این کار باعث طبقه بندی نادرست داده های حساس، شناسایی صاحبان داده ها، مهاجرت و اعتبار نامناسب داده ها، فیلتر کردن اطلاعات نادرست و تجزیه و تحلیل نادرست به هنگام مهاجرت خواهد شد.
پیروی از پروتکل های نظارتی
پروتکل های نظارتی نقش مهمی در موفقیت پیاده سازی ERP بازی می کنند. پیوستن به آنها شامل پروتکل های امنیتی، داشتن اقدامات موثر امنیتی سایبری، جلوگیری از نشت اطلاعات، اطمینان از استفاده بهینه از توانایی های ERP، داشتن حقوق خودکار و دسترسی به اطلاعات حساس و از بین رفتن احتمالات درگیری های عملیاتی است. علاوه بر این، مطابق با الزامات قانونی، مشروعیت بخشیدن به شیوه های تجاری با توجه به استانداردهای صنعتی کمک می کند.
داشتن زیرساخت فناوری مناسب
هیچ راه حل پیشرفته و یا محصول نرم افزاری مورد نیاز برای کسب و کار شما بر روی سخت افزار و سیستم های قدیمی قابل ارایه نیست. درست مانند ERP که به طور خاص برای پاسخگویی به نیازهای شما طراحی شده و سفارشی شده، کسب و کار شما نیز از زیرساخت های مناسب پشتیبانی کند. هر گونه نرم افزار یا سخت افزاری که مورد استفاده قرار می گیرد، باید مطمئن شوید که آنها با توجه به پویایی کسب و کار شما به روز شده و افزایش یافته است. سیستم ها، شبکه ها و راه حل های شما باید قادر به محافظت از کسب و کار شما از نفوذ، ویروس ها، بدافزارها و تکنولوژی های مضر باشند که ممکن است شناسایی نامشخص اینترفیس ها و سیستم های شخص ثالث، عملکرد سیستم ناامید کننده، مشکلات عملکرد غیر برنامه ریزی شده و خطاهای داده باشد.
پشتیبانی مداوم
با تکنولوژی در حال رشد همیشه، مانند هر نرم افزار دیگر، عمر مفید برنامه های ERP وجود دارد. بسته به اندازه و نیاز سازمان شما، عمر مفید یک راه حل ERP تازه اجرا شده معمولا ۳ تا ۵ سال می باشد. با این حال، برای اجرای موفقیت آمیز، اغلب ارتقاء نسخه راه حل خوبی است. یک سیستم پشتیبانی قوی با حمایت حرفه ای های صنعت فناوری اطلاعات و ارتباطات که به طور مداوم برای به روز رسانی و ارتقاء ویژگی های راه حل ERP خود تلاش می کنند، پشتیبانی کسب و کار شما را بر عهده خواهد گرفت.
یکپارچگی چیست؟
همین که سازمان ها قدری توسعه پیدا می کنند نیاز به یک برنامه‌ریزی منابع سازمانی یکپارچه ه شدت احساس می شود. اما یکپارچگی چیست؟ چه ارتباطی با توسعه سازمان دارد؟ مزایای آن و معایب آن چیست؟ آن این ایده بواقع مرهم درد رشد سازمان است؟ در ادامه درباره مفهوم یکپارچگی، عملیات هایی که قابلیت یکپارچگی دارند و چگونگی پیشرفت کسب و کار ها با کمک یکپارچگی، خواهیم پرداخت.
یکپارچگی سیستم ERP اساسا به معنای متحد کردن عملیات های بخش های سازمان با یکدیگر است تا در نتیجه، فرآیندهای کسب و کار با تعادل بیشتری پیش بروند. این یکپارچگی توسط ماژول هایی به وجود می آید که در تعامل با یکدیگر به بخش های سازمانی مختلف، این اجازه را می دهند تا علاوه بر انجام عملیات های مرتبط، به اطلاعات سایر بخش های دیگر برای تکمیل عملیات ها دسترسی داشته باشند.
یکپارچگی چگونه شما را یاری می کند؟
در ابتدا ممکن است که به نظر برسد شما در مسئولیت های متفاوت هر بخش سازمانی دست درازی می کنید، اما در واقع مفهوم یکپارچگی افزایش تعامل بین بخش های سازمانی است. شرکت شما یک نهاد هم افزایی است؛ همه بخش های سازمان باید در عین اینکه به فعالیت های خود می پردازند، نیازهای کل سازمان را نیز در نظر داشته باشند.
به همین منظور هر بخش سازمانی باید قادر به تعامل با سایر بخش های مرتبط سازمان یا نهادهای بیرونی باشد تا بتوانند در کنار یکدیگر فعالیت معناداری را ترتیب دهند. یکپارچه سازی، ارتباط بین بخش های سازمانی را محیا کرده تا از طریق ماژول های مرتبط، دسترسی به تمامی اطلاعات افزایش یابد. در ادامه با چند مثال آشنا خواهیم شد.
بخش های حسابداری باید برای رسیدگی به امور پرداخت ها، به رسیدهای خدمات، هزینه ها و تنخواه گردان ها دسترسی داشته باشد. یکپارچگی با گزارش تنخواه کاربر و اطلاعات مربوطه می تواند زمان صرف شده برای پرداخت ها را کاهش و دقت کار را افزایش دهد.
پرسنل زنجیره تامین باید بدانند که منابع برای چه قسمتی مورد نیاز هستند، از کجا تامین می شوند و چه کسی مسئول تحویل آن هاست. وجود ارتباط بین کنترل موجودی و تدارکات می تواند از دوباره کاری امور و زمان ارسال منابع بکاهد.
کارشناسان بازاریابی باید از فعالیت کمپین های شان آگاهی داشته باشند. ایجاد دسترسی به اطلاعات فروش، مدیریت ارتباط با مشتری و رسانه های جمعی می تواند بینش ارزشمندی را برای رشد کسب و کار فراهم بیاورد.
ادامه مطلب در صفحه بعد…
[…] به طور کلی، در حالی که شما گاهی اوقات دیگران درگیر انجام کارهای خوب هستید، هنگامی که شما نیاز به درمان پزشکی هستید خود درمانی نمی کنید بلکه بجای هزینه،زمان و خوددرمانی به سراغ پزشک خوب می گردید. مقاله مرتبط […]