هزینه واقعی ERP تعریف ۱ چقدر است؟
اخیرا درباره هزینه کل مالکیتERP تعریف ۱) شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار، خدمات حرفه‌ای و کارشناسان داخلی مطالعاتی را انجام گرفته است. از بین ۶۳ شرکتی که مورد بررسی قرار گرفته‌اند، ازجمله شرکت‌های کوچک -متوسط و بزرگ صنعتی، مبلغ موردنظر به طور متوسط ۱۵ میلیون دلار بوده است. و پس در نهایت به این نتیجه میتوان رسید که پیاده سازی ERP بسیار گران است و به نوع فعالیت سازمانی که از آن استفاده می‌کند، بستگی چندانی ندارد.
علاوه بر آن پیاده سازی این سرویس در سازمان دارای هزینه‌های پنهان بسیاری است شامل:
- آموزش
- آزمایش و یکپارچه سازی
- سفارشی سازی
- تبدیل داده‌ها
- تجزیه و تحلیل داده‌ها
- جایگزینی بهترین‌ها
- به نحوی که هرگز گویی فعالیت تیم‌های پیاده سازی اتمام نمی‌پذیرد
چرا اغلب پروژه‌هایERP تعریف ۱ شکست می‌خورند؟
ERP تعریف ۱- مجموعه‌ای از عملیات خوب برای انجام وظایف شرکت نظیر مالی، ساخت و.... است. شما به منظور بهره برداری بهتر از نرم‌افزار باید افرادی را در شرکت داشته باشید تا روشهای کاری را با نرم‌افزار تطبیق دهند.اگر افراد واحدهای مختلف درباره برتری روشهای کاری لحاظ شده در نرم‌افزار نسبت به روشهایی که آنها به کار می‌برند، به توافق نرسند، برای استفاده از نرم‌افزار مقاومت نشان می‌دهند یا از واحد تکنولوژی اطلاعات درخواست می‌کنند تا نرم‌افزاری تهیه نماید که متناسب با روشهای کاری آنان باشد. و در اینجاست که پروژه ERP شکست می‌خورد. از طرفی سفارشی سازی نرم‌افزار ،آن را ناپایدارتر و نگهداری اش را دشوار می‌کند.
معایب ERP- تعریف ۱)
- نصب و نگهداری این سیستم‌ها بسیار گران است.
- استفاده از بعضی از این سیستم‌ها دشوار است.
- برای به اشتراک گذاشتن برخی از اطلاعات حساس که برای یک فرایند ضروری است، با مقاومت افراد مواجه می‌شوید.
در پایان چه کنیم؟ آیا از ERP استفاده نکنیم!؟
صد البته رشد سازمان، رشد خدمات و پرسنل و فرایندها و کارکنان و مشتریان سبب بروز نیازی بنام یکپارچگی را می طلبد و بی تردید رسیدن به این نقطه عطف که از سالها بر روی آن کار شده بیهوده نیست اما با کمی بررسی دقیق، مطابق با حجم فعالیت و رشد سازمان می توان تعریف ۲ ازERP را ارایه داد:
- تهیه تمامی نرم افزارهای سازمان بصورت تحت وب با قابلیت های API و وب سرویس
- ایجاد یک صفحه وب پورتال و قرار دادن لینک دسترسی به نرم افزارهای متخلف در آن برای دسترسی سریعتر
- ایجاد ارتباط بین نرم افزارها از طریق وب سرویس و API با توجه به نیاز.
- تولید دشبوردهای مدیریتی مختلف از نرم افزارها و دیتابیس های مختلف
با این ۴ گام راحت می توان نمونه ای موفق از ERP در سازمان پیاده کرد که هم بسیار سریعتر است، هم ارزان تر و هم مطابق با رشد سازمان نیاز و استفاده تولید می شود و هم تنوع استفاده از نرم افزارها برای مقاصد مختلف گیراتر خواهد بود.
این نسخه عملیاتی هرگز با مفهوم ERP در تضاد نیست و مهمترین مزایای این روش:
- استفاده از نرم افزارهای روز و مدرن با اهداف و قابلیت های خاص و منحصر
- امکان یکپارچه سازی ساده تر با سایر نرم افزارها
- افزایش راندمان سرویس ها با توجه به دیتابیس ها و سخت افزار و سرور مجزا
- سفارشی سازی سریعتر و آسان تر
- بی نیاز به تبدیل داده‌ها
- کاهش بیش از ۹۹% هزینه در قیاس با سایر راهکارهای یکپارچه
- استفاده از ۱۰۰% امکانات خاص و ویژه هر نرم افزار بدون محدودیت
- استقرار سریعتر
تنوع استفاده از نرم افزار های جزیره ای
قبول دارید که هر نرم افزاری دارای اهداف، امکانات و ویژگی های خاصی است که ممکن است نرم افزار دیگری فاقد آن باشد. شما در نظر بگیرید که نرم افزاری که بر پایه مثلا ویرایش عکس نظیر Photoshop طراحی شده نمی تواند به همان خوبی در تولید کلیپ موسیقی توانایی نظیر Cubase داشته باشد به عبارتی هر کسی را بهر کاری ساختند!
همین سناریو در خصوص نرم افزارهای مدیریتی و سازمانی نیز حاکم است بی شک نرم افزاری که بر پایه ITIL برای مدیریت خدمات با هدف اندازه گیری و افزایش بهبود ارایه خدمات طراحی شده را نمی توان در یک نرم افزار مالی و حسابداری که با هدف نگهداری و ارایه اطلاعات مالی طراحی شده جستجو کرد!
عملا داشتن یک نگاه واحد به نرم افزارهایی که با اهداف مختلف ساخته شده اند بدلایلی نظیر: امکانات نرم افزار، معماری، ساختار و... اشتباه محض است!
پس سازمان برای حل نیاز کاربران و مدیران خود، نیازمند تنوع نرم افزاری هست اما این به معنای پراکندگی آنها نیست پراکندگی در اصل یعنی منقطع بودن و مستقل بودن هر نرم افزارآ اما در این نسخه پیشنهادی به رغم مستقل بودن نرم افزار آنها منقطع نیستند و با هم در ارتباط خواهند بود. یک نرم افزار مکاتبات سازمانی از طریق رابط برنامه نویسی API می تواند با یک نرم افزار منابع انسانی در ارتباط باشد و از دیتابیس های همدیگر در مواقع نیاز و ضرور استفاده کنند و تجمیع این داده ها می تواند در یک دشبورد مدیریتی در اختیار مدیران قرار داده شود بهمین سادگی! این یعنی یکپارچگی ولو با وجود تنوع! پس می توان گفت جزیره هایی از نرم افزارهای مختلف که باهم در ارتباط هستند.
متاسفانه اگرچه رویکرد ERP ایجاد یک فهم مشترک از تمامی فرایندهاست اما این درحقیقت به معنای اینست که شما از شخصی بخواهید تا تمامی نقش های سازمان را از حراست تا مدیریت را بازی کند!
برای آنکه به فهم درست اجرای ERP بپردازیم باید بپذیریم که ادغام و یکپارچگی به معنای استفاده تمام سازمان با تمام نیازهای مختلف از یک محیط و بستر نرم افزاری واحد نیست! بلکه به معنای استفاده تمام سازمان با تمام نیازهای مختلف از چندین محیط و بستر نرم افزاری مختلف است با این تفاوت که تمامی این نرم افزارهای قابلیت گفتگو، ارتباط با یکدیگر را در هر زمانی که نیاز دارید داشته باشندا که نیل به این هدف همان موضوع وب سرویس و یا رابط های برنامه نویسی API است!
اتصال نرم افزارهای جزیره ای سبب می شود تا بواقع مفهوم و درک یکپارچگی در سازمان پیاده و اجرا گردد به ویژه آنکه این درک بسیار سریعتر، ارزان تر و منطبق تر از نرم افزارهایی تحت عنوان ERP هست.
سیل پروژه های شکست خورده ERP در جهان خود گواه این موضوع است که مضرات داشتن یک سامانه تحت عنوان ERP به مراتب ناکارامدتر، سخت تر، گران تر از استفاده از نرم افزارهای جزیزه ای ولو بدون ارتباط با هم است!!
اساسا یکپارچگی به معنای یک بستر واحد نیست! یکپارچگی در اصل به معنی وحدت و همبستگی است موجودیت کامل یک مجموعه اطلاعات که عناصر آن با یکدیگر سازگارند در کنار هم بودن چندین مهارت برای یک هدف واحد است. نظیر آنچه که در کار تیمی Team Working می توان ببینم نرم افزار واحد ERP شبیه یک دولت بزرگ است که فاقد چابکی لازم است! نظیر دولت بزرگ ایران! بر اساس مفاهیم چابک سازی سازمان و اصول اسکرام هرچقدر بتوانیم خیل فرایندها و بروکراسی و پروژه ها و فعالیت را کوچک تر کنیم سازمان سریعتر و چابک تر خواهد بود. و بی شک با ابزارها و نرم افزارهای کوچک هم می توان به چابکی بیشتری رسید در حالیکه مفهوم انسجام را از دست ندهیم.
طبق مطالعات شرکت مدانت و اینجانب که در بیش از ۱۰۰۰ کسب و کار خصوصی و دولتی در ایران انجام دادیم به این نتیجه رسیدیم که حتی موارد بسیار کمی از سازمان ها که ادعای موفقیت آمیز بودن پیاده سازی ERP را داشته اند در حقیقت هر گز قادر به پوشش حتی ۲۰% نیازهای کاربران نبوده اند و به رغم هدر دادن ۱ تا چند میلیارد تومان باز سطح رضایتمندی مدیران و کاربران از تامین نیازها در یک بستر واحد و یکپارچه بنام ERP را هرگز نتوانسته اند بدست بیاورند! به همین دلیل علیرغم پیاده سازی چنین سرویسی باز هم بسیاری از این سازمان ها به سراغ راهکارهای سریعتر و نرم افزارهای دیگری نیز می روند! که در ضرب و المثل ما ایرانی ها، قوز بالای قوز است!
نمونه این موضوع در خصوص نرم افزار سرویس دسک پلاس ( سامانه تحت وب مدیریت خدمات انفورماتیک) است که باوجود ERP در سازمان ها، آن ERP قادر به جوابگویی و رضایتمندی کامل نبود و سازمان در کنار ERP هزینه ای بابت سرویس دسک پرداخت می کند! در ERP صرفا می توانند یک بخش مدیریت درخواست آنهم در پایه ای ترین حالت پیاده کنند. چراکه امکانات و قابلیت هایی که نرم افزار سرویس دسک ارایه می کند اگر بخواهیم در یکی از فرایندهای ERP پیاده اش کنیم به حداقل ۱۰ سال عملیات کامل و ۵۰ نیروی متخصص برنامه نویس برای پیاده سازی ابزار ITIL نیاز هست که به نظر اگر رویکردی اینچنینی داریم باید بپذیریم که چرخ را دوباره اختراع می کنیم آنهم نه دقیقا شبیه آن!
بسیاری از مدیران ارشد و بویژه مدیران انفورماتیک دلیل موجه خود را برای توجیه پیاده سازی ERP اینگونه توجیه کرده اند که:
با توجه به رشد سازمان میخواهیم از افزونگی اطلاعات تکراری در چندین نرم افزار جلوگیری کنیم!
که این توجیه بواقع قانع کننده نیست چراکه هنر نرم افزارها در ارتباط با همند حتی اگر تکرر اطلاعات داشته باشیم در حالیکه می تواند با ایجاد ارتباطات قدرتمند از پاس دادن دادهای بین دیتابیس های نرم افزارهای مختلف نهایت استفاده را برد.
اما توجه به مقاله قبلی بسیاری از مدیران ارشد و مشاوران انفورماتیک، به ایده من آوری بجای فن آوری بسنده می کنند بهمین دلیل بروز چنین چالش ها و پیامدهای ناکارمد و هزینه بر چیزی عاید سازمان نمی کند.
نمونه موفق این نوع استراتژی در ایده شرکت زوهو نهفته است که قرار است یک سیستم عامل تحت وب برای تمامی کسب و کارها ایجاد کند! این یعنی دقیقا همین مفهومی که ما شرح دادیم:
تنوع نرم افزارهای مختلف با کارایی و اهداف مختلف با دیتابیس های مجزا اما در یک بستر واحد (داشتن روابط با هم)
در سیستم عامل زوهو Zoho Operation System One چند ده نرم افزار تحت وب هستند که با هم یکپارچه اند!
در نهایت اگرچه ERP با هدف متحد کردن تمام فرایندهای سازمان مطرح شد اما چند سالی است که این مفهوم خود را جایگزین استفاده از یک نرم افزار شبیه SAP و.. کرده که به نظر اگر سازمانی مشتاق به استفاده از آنست باید پیه هزینه های سرسام آور، عدم تامین ۱۰۰% نیازها و طولانی شدن اجرای عملیاتی آن را به تن بمالد.
هادی احمدی
[…] به طور کلی، در حالی که شما گاهی اوقات دیگران درگیر انجام کارهای خوب هستید، هنگامی که شما نیاز به درمان پزشکی هستید خود درمانی نمی کنید بلکه بجای هزینه،زمان و خوددرمانی به سراغ پزشک خوب می گردید. مقاله مرتبط […]