چگونه ارزش دارایی‌های فناوری اطلاعات را بالا ببریم؟

در جدول فوق پذیرش ریسک سرمایه‌گذاری معقول‌تر و با احتمال بازگشت هزینه و صرف هزینه‌ی کمتر را می‌تواند بهترین انتخاب باشد.

تجربه‌ی شخصی: من تا زمانی که پروژه نگرفتم، نوت‌بوک گران‌قیمتی نخریدم! این یعنی ردیف ۴ در جدول فوق.

اگرچه در برخی سناریوها امکان دریافت آورده پیش از سرمایه‌گذاری وجود ندارد اما در کل به میزان توانایی شما و اطمینان‌تان باز می‌گردد. استیوجابز از جمله‌ی افرادی بود که ردیف ۴ را در نظر گرفته بود زیرا او زمانی‌که چندین سفارش فروش کامپیوترهای مکینتاش را ابتدا گرفت سپس سراغ تولید این سیستم ها با هزینه‌ی بالا رفت.

این سناریو پس‌انداز و مدیریت مالی هزینه نه تنها در مدیریت مالی شخصی بلکه در سازمان‌ها نیز کاربرد دارد بخصوص در بحث دارایی‌های فناوری اطلاعات و ارتباطات. بر همین اساس نیاز هست تا قوانین نظارتی و قراردادی (که براساس کشور و سازمان متفاوت است) را در نظر داشته باشید و برای اطمینان از انطباق سازمان خود از این موارد استفاده کنید:

• الزامات قانونی جهت تامین زیرساخت‌های ارتباطی، نرم‌افزاری و سخت‌افزاری
• الزامات قانونی پیرامون جمع‌آوری و حفاظت از داده‌ها ، افشای نقض امنیت اطلاعات و تجهیزات
• الزامات نظارتی با تأکید بر حسن حاکمیت و انطباق با کلیه قوانین و مقررات مربوط به ITAM
• الزامات نظارتی توافقات برون‌سپاری خدمات و محصولات و خدمات ابری.
• اقدامات سایبری برای جلوگیری از فراگیرتر شدن و خطرناکتر شدن حملات سایبری با هدف مدیریت امنیت اطلاعات، محافظت از اطلاعات مورد نیاز سازمان برای انجام امور تجاری
• استفاده از ITSM - چارچوب ITIL ، با پشتیبانی خوب از ITAM، از طریق هم ترازی دارایی‌های IT بر اساس نیازهای تجاری و همچنین از طریق ارائه کارآمد و موثر (با کیفیت) خدمات، ارزش و مزایایی را فراهم می کند.

این الزامات یعنی آنکه شما در بازگشت هزینه‌های خرید تجهیزات نرم‌افزاری و سخت‌افزاری، محصولات و خدمات ابری باید به مهم توجه کنید که لزوم بازگشت هزینه، هزینه‌ی کمتر و اجتناب از هزینه سبب می‌شود قدرت مدیریت دارایی‌ها بهتر و بیشتری داشته باشید.

بطور مثال در بحث انتخاب ابزار ITIL به‌عنوان یک دارایی ارزشمند سازمانی، شما با این رویکردها مواجه می‌شوید:

1. آیا یک محصول گران‌قیمت با تمامی قابلیت‌ها و تمرینات خریداری کنید؟ (بازیابی هزینه)
2. آیا یک محصول متوسط با قیمت مناسب که تمرینات کلیدی مورد نیاز شما و بر اساس سطح بلوغ سازمانی را تامین می‌کند خریداری کنید؟ (کاهش هزینه)
3. و یا اصلاً دست به هیچ خریدی نزنید و هیچ ابزار ITIL انتخاب نکنید...(اجتناب از هزینه)

بدیهی است در این موضوع خاص می‌دانید که داشتن ابزار ITIL آورده‌های بسیاری برای سازمان شما دارد اگرچه این آورده‌ها پیش از خرید (ردیف ۴ و۵ ) بدست نمی‌آید زیرا شما بدون ابزار مناسب عملاً از عهده‌ی کار و کسب مزایای و آورده‌های آن بی‌بهره خواهید ماند بنابراین شما این سناریو را در جدول زیر می‌توانید برای تصمیم‌گیری بهتر لحاظ کنید:

شکی نیست چیزی که گران است بی‌دلیل نیست، خدمات پشتیبانی، قابلیت‌ها، امکانات و ویژگی‌های یک محصول یا یک خدمت همیشه تفاوت‌هایی را رقم می‌زند که بسیار قابل توجه است و سبب افزایش قیمت خدمت یا محصول می شود. پس در جدول فوق علاوه بر معیار آورده و هزینه، وضعیت بلوغ ارایه‌ی خدمات فناوری اطلاعات در سازمان شما بسیار اهمیت دارد این یعنی اگر بلوغ سازمانی شما باید در نقطه‌ای باشد که دست به خرید یک ابزار ITIL‌ گران‌قیمت بزنید تا از تمامی خدمات پشتیبانی، قابلیت‌ها، امکانات و ویژگی‌های آن بهره‌مند شوید پس باید این کار را بکنید و اگر چنین نیست شکی نیست که در جدول فوق ردیف ۲ بهترین انتخاب است.

استفاده از این سه روش در پس‌انداز و مدیریت مالی با استفاده از ابزارهای ITSM و ITAM برای هر خدمت و محصولی قابل تعمیم و گسترش است بنابراین در هنگام سرمایه‌گذاری روی تجهیزات و دارایی‌های فناوری اطلاعات مقوله‌های اشاره شده را باید مورد توجه قرار داد تا مدیریتی حرفه‌ای‌تر را پیش ببریم.

در نظر بگیرید سازمانی که تمام پرسنل کارهای اداری مرسوم و حداکثر با چند نرم‌افزار میزکار معمولی انجام می‌دهند استفاده از زیروکلاینت (تین کلاینت‌ها) بهترین گزینه است و....

ITAM یا مدیریت دارایی‌های فناوری اطلاعات کمک می‌کند تا در تصمیم‌گیری جهت بالا بردن ارزش دارایی‌های سازمان منسجم‌تر و دقیق‌تر برخورد کنید.

هادی احمدی