مدیریت پروژه در ITIL چطور کار می‌کند!؟

مدیریت پروژه در ITIL چطور کار می‌کند!؟

در کنار تمرینات/فرایندهای دیگر ITIL مدیریت پروژه‌ آمده تا پوششی برای سایر فرایندها بصورت عملیاتی باشد این فرایند برای برنامه‌ریزی و پشتیبانی انتقال سرویس مورد استفاده قرار می‌گیرد و یکی از فرایندهای ITIL V3 و یک تمرین در بخش "تمرینات مدیریت عمومی" در ITIL نسخه ۴ است. در حقیقت مدیریت پروژه ITIL (برنامه‌ریزی و پشتیبانی انتقال سرویس) با هدف برنامه‌ریزی و هماهنگی منابع جهت استقرار و یا انتشار عمده در برآورد هزینه، زمان و کیفیت پیش‌بینی شده است. به زبان ساده‌تر مدیریت پروژه امکان برنامه‌ریزی منابع جهت پیشبرد فرایندهای مدیریت مشکل و مدیریت تغییر را برعهده دارد و صاحب این فرآیند، خود مدیر پروژه است که قادر است پروژه‌های مختلفی را در سرتاسر فناوری اطلاعات تعریف و به منابع مختلف واگذار کند.

هرچند ITIL توضیح دقیقی درباره‌ی همه‌ی جنبه‌های مدیریت پروژه ارائه نمی‌دهد. اما مهمترین فعالیت‌ها را برجسته می‌کند و در شناسایی وابستگی و رابطه‌ی این پروژه با سایر فرایندهای مدیریت خدمات کمک می‌کند. این یعنی لزوم طرح یک عنوان پروژه به رابطه‌ی آن پروژه با سایر فرایندهای مدیریت رخداد/مدیریت مشکل و مدیریت تغییر برمی‌گردد. بعبارتی مدیریت پروژه با چیزی که در نهایت از یک سیستم مدیریت و کنترل پروژه در ابزارهایی نظیر MS-Project و یا Primavera خواهید دید قدری متفاوت و کلی‌تر است. با این وجود، داشتن یک فرایند اصلی مدیریت پروژه که در ITIL تعریف شده، نقطه‌ی شروع خوبی برای اتخاذ چارچوب‌های مدیریت پروژه به بهترین شکل ممکن است. در کلامی دیگر پروژه‌ها زمانی آغاز می‌شوند که مدیریت خدمات، نمونه کارها یا خدمات جدید را اساساً تغییر داده باشد. بطور مثال اگر در پی ایجاد یک تغییر نیاز به تغییر تمامی سیستم‌عامل‌ تمام کلاینت‌های سازمان باشد یک پروژه در پیشبرد موثر و پشتیبانی و برنامه‌ریزی از این تغییر اساسی می‌تواند نقش مفیدی ایفا کند. فرایند مدیریت پروژه، فرایندهای دیگری مانند هماهنگی در طراحی سرویس و برنامه‌ریزی انتشار را فرا می‌خواند تا فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را در سطح دقیق انجام دهد.  بنابراین شبیه تمامی فرایندها، مدیریت پروژه نیز سرآغازی دارد که هدف از آغاز کردن آن: تعریف پروژه برای ذینفعان، تعیین مسئولیت‌ها و منابع موجود در پروژه و همچنین مستند سازی خطرات، محدودیت‌ها و مفروضات موثر بر پروژه است.

پس از تعریف پروژه برای ذینفعان، برنامه‌ریزی و هماهنگی پروژه به‌عنوان یک زیرفرایند از آن نقش بازی می‌کند این یعنی برای اطمینان از اینکه پروژه‌های انتقال خدمات مطابق با دستورالعمل‌های مدیریت پروژه‌ی سازمان، برنامه‌ریزی شده‌اند باید فعالیت‌ها و منابع بین پروژه‌ها را هماهنگ کرد. پس از آن مقوله‌ی کنترل پروژه مطرح است که هدف از آن نظارت بر پیشرفت پروژه و مصرف منابع، برای تسریع در پیشرفت در صورت لزوم و شروع اقدامات اصلاحی در صورت لزوم است و در انتها گزارش پروژه و ارتباطات پروژه است که با هدف ارائه‌ی خلاصه‌ای از کلیه پروژه‌های برنامه‌ریزی شده یا در حال انجام به عنوان اطلاعاتی برای مشتریان و سایر فرایندهای مدیریت خدمات.

یک پروژه طبق تعاریف رایج یعنی فعالیتی که معمولاً یکبار انجام می‌گیرد و منشور پروژه بیانگر دامنه، اهداف و شرکت‌کنندگان در یک پروژه است. این اهداف، پروژه را تشریح می‌کند، ذینفعان اصلی را مشخص می‌کند، اختیارات مدیر پروژه و منابع موجود در اختیار وی را مشخص می‌کند و هرگونه محدودیت و فرضیات مؤثر در پروژه را فهرست می‌کند.

مقاله مرتبط: ۵ تمرین موفق برای مدیریت پروژه را بخوانید.

یک پروژه بر اساس ساختار شکست کار Work Break Structure ‌ به عنوان پروژه، نقاط‌عطف و کارها تقسیم می‌شود. و بر اساس این ساختار، منابع، مسئولیت‌ها و برنامه زمانی اجرای پروژه تعریف و تخصیص داده می‌شود، هر نقطه‌ی‌عطف خود می‌تواند دارای چندین کار و هر کار می‌تواند برنامه‌ی زمانی و زمان صرف‌شده توسط منابع بر آن را داشته باشد. پروژه‌های تعریف شده به‌جهت امکان تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد قادر است گزارشات مناسبی را در اختیار مدیر خدمات قرار دهد تا بر اساس داده‌کاوی‌ها، نتایج حاصله از آن را اندازه‌گیری کند.

چه زمانی در ابزار پیاده‌سازی ITIL پروژه تعریف کنیم!؟

• هنگامی‌که یک تغییر بزرگ در حال انجام است.
• هنگامی‌که بر پایه‌ی درخواست‌ها و نیازهای مطرح شده‌ی کاربران نیاز به تعریف یک پروژه باشد.
• هنگامی‌که برای پیشبرد یک مشکل نیاز به تعریف پروژه باشد.
• هنگامی‌که عملیات قابل توجهی توسط چندین کارشناسان باید انجام شود.
• هنگامی‌که یک ایده‌ی جدید را شروع کرده‌اید.
• هنگامی‌که طیف حجیمی از راهکارهای پایگاه دانش را می‌خواهید تهیه و منتشر نمایید.

از آنجایی که در ابزارها و نرم‌افزارهای پیاده‌سازی ITIL وابستگی پروژه‌ی تعریف شده با درخواست‌ها، مشکلات، تغییرات میسر است این امکان را به شما می‌دهد که با مدیریت پروژه دیدی وسیع‌تر از عملیات فنی در حال اجرا را داشته باشید.

بهترین تمرین برای شروع یک نمونه پروژه‌، همین عنوان است"پروژه‌ی پیاده‌سازی ITIL"

هادی احمدی