چگونه یک پروژه را با استفاده از تجزیه و تحلیل های استاندارد در سازمان مطرح کنیم؟

چه زمانی از SWOT استفاده کنیم چه زمانی از GAP؟

همانطور که در ابتدای بحث مطرح شد هر کدام از این تجزیه و تحلیل ها می تواند خروجی یا ورودی دیگری باشد مثلا شما برای انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری ممکن است ابتدا بازار را بررسی و بر اساس تجزیه و تحلیل SWOT چندین انتخاب را پیش روی داشته باشید در این حال اطلاعات بدست آمد می تواند ورودی GAP باشد تا به نقطه صفر نیاز سازمان و رسیدن به یکی از انتخاب ها ( نرم افزار اتوماسیون اداری) سریعتر دست پیدا بکنید. یا اینکه ابتدا نیاز سازمان را برای داشتن یک نرم افزار اتوماسیون اداری بررسی و کلیه شکاف های پوشش این نیاز را از طریق تجزیه و تحلیل GAP ابتدا بدست می آورید و سپس اطلاعات آنرا بعنوان ورودی تجزیه و تحلیل SWOT قرار می دهید.

در هر صورت برای پیشبرد هر پروژه ای تحقیقاتی، توسعه ای و یا پیاده سازی شما عملا به این تجریه و تحلیل ها نیاز دارید اینکه ابتدا باید SWOT را انجام داد بعد GAP را و یا برعکس تفاوتی نمی کند در هر صورت شما نتایج یک تجزیه و تحلیل را بعنوان ورودی تجزیه و تحلیل دیگری می توانید بکار ببندید.

اما در این مثال با استفاده از به روش ها، نیاز هست شما ابتدا تجزیه و تحلیل SWOT را انجام دهید و سپس از اطلاعات آن برای ورودی GAP استفاده کنید چراکه تجزیه و تحلیل GAP بدون ارزیابی بازار و محصولات نتایج متفاوتی خواهد داشت!

یکی از مهم‌ترین نیازهای امروزی شرکت‌ها و سازمان‌ها در حوزه امنیت اطلاعات، مسئله استانداردسازی و میزان تطابق فرآیندها، مکانیزم‌ها و کنترل‌های امنیتی سازمانی با معیارهای معتبر جهانی است. در این خصوص معمولاً سازمان‌ها با بهره‌گیری از استانداردهای بین‌المللی اقدام به سنجش میزان تطابق فعالیت‌های خود با اصول و مفاهیم استانداردشده می‌نمایند.

بنابراین برای شناسایی شکاف بین نیاز سازمان تا اجرا از GAP استفاده می شود که بدین ترتیب یک سازمان می‌تواند از مزایای حاصل از نتایج این اقدام به شرح زیر بهره‌‌مند شود:

1. سنجش میزان آمادگی سازمان برای پیاده سازی استانداردهای امنیت اطلاعات نظیر ISMSو یا سایر استاندارها ITSM؛ ITIL؛ COBIT
2. برنامه ریزی دقیق‌تر و اختصاص بهینه منابع برای پروژه‌های بهبود ؛
3. برآورد هزینه و زمان پروژه‌های بهبود آینده؛
4. شناسایی نقاط ضعف امنیتی عمده که نیازمند رسیدگی و واکنش سریع هستند؛
5. آشنایی کارشناسان با اصول مدیریت مطابق با استانداردهای مرجع؛
6. آگاهی از میزان فاصله و مسیر پیش رو برای رسیدن به حد مطلوب ؛

تجسم و همکاری در برنامه ریزی

با  استفاده از SWOT و نمودارهای GAP، همکاری و تجسم نقش مهمی را ایفا می کنند. به عنوان مثال در مورد تجزیه و تحلیل SWOT، شما نیاز به دریافت ورودی از بسیاری از افراد دارید، بنابراین روند باید برای همه شفاف باشد. این جایی است که ابزارهای همکاری در زمان واقعی نقش مهمی را ایفا می کنند. شما می توانید نمودار SWOT یا GAP را با مجموعه ای از افراد تیم به اشتراک بگذارید و همزمان آن را ویرایش کنید. به دلیل همکاری در زمان واقعی، شما می توانید تغییرات یکدیگر را بلافاصله مشاهده کنید، و آن را بسیار آسان برای اصلاح آنها. برای این منظور از ابزار Created یا VISIO و سایر ابزارهای طراحی SWOT می توانید بهره بگیرید.

بنابراین اگر به دنبال ارزیابی نیاز سازمان به یک نرم افزار جهت پیاده سازی فرایندهای ITIL هستید با مدل تجزیه و تحلیل SWOT سرویس دسک پلاس شفافیت کاملی برای مدیران سازمان جهت انتخاب محبوب ترین ابزار پیاده سازی ITIL می توانید ارایه کنید.

Strengths- نقاط قوت

1. انتخاب بیش از ۲۰۰٫۰۰۰ سازمان در جهان
2. هزینه کم نسبت به سایر راهکارها
3. پوشش فرایندهای ITIL
4. پیکربندی و استفاده آسان
5. ادغام پذیری با سایر محصولات Managenegine
6. یکپارچگی با سایر نرم افزارهای سازمانی
7. امنیت بالا
8. دارای Roadmap ارایه نسخ جدید

 Weaknesses- نقاط ضعف

1. عدم پوشش زبان فارسی و تقویم شمسی
2. عدم وجود مستندات آموزشی فارسی در سایت مرجع

 Opportunities- فرصت‌ها

1. افزایش بهره وری عملکرد کارشناسان فناوری و ارایه کننده های خدمات
2. کاهش هزینه های ارایه خدمت به کاربر
3. همپوشانی کلیه فرایندهای بخش های مرتبط در سازمان

 Threats- تهدید‌ها

1. تنوع نرم افزارهای HelpDesk که بجای سرویس دسک اشتباه در سازمان بکار گرفته می شود!
2. عدم حمایت مدیریت ارشد و مدیران انفورماتیک از استقرار کامل سرویس که منجر به شکست خواهد شد.

  شرکت مدانت با تولید بسته فارسی سرویس دسک پلاس عملا نقاط ضعف استفاده از این سرویس را در ایران بطور کامل از بین برده و با ایجاد مرجع آموزشی آنلاین، آموزه های حضوری، ویدیویی و موشن گرافیک این فقدان را نیز پوشش داده است و همچنان سازمان شما علاوه بر بهرمندی از فرصت ها، نقاط قوت و نقاط ضعف (پوشش داده شده توسط مدانت) قادر خواهید بود تا بهترین گزینه را برای انتخاب ابزار پیاده سازی ITIL داشته باشید!

#MedaNet #ServiceDesk #ITIL #ITSM #ITAM #ITOM #Manageengine #Zoho #Webtick #Agile