اجزای کلیدی سبد خدمات چیست و چگونه آنها را مستند می‌کنید؟

اجزای کلیدی سبد خدمات چیست و چگونه آنها را مستند می‌کنید؟

سبد خدمات یک سند استراتژیک یا به بقولی راهبردی است که خدمات ارائه شده توسط ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات به مشتریان خود را توصیف می‌کند. این کمک می‌کند تا خدمات فناوری اطلاعات را با نیازهای کاروکسب، اهداف و گزاره‌های ارزش هماهنگ کنید. سبد خدمات شامل سه جزء کلیدی است: خط لوله خدمات، کاتالوگ خدمات و خدمات بازنشسته. در این مقاله، شما خواهید آموخت که هر جزء شامل چه چیزی است و چگونه آنها را به طور مؤثر مستند کنید؟

۱- خط لوله خدمات

خط لوله خدمات نشان دهنده خدمات آینده‌ای است که توسط ارائه‌دهنده خدمات فناوری اطلاعات درحال توسعه یا برنامه‌ریزی شده است. این چشم انداز، اهداف و نتایج مورد انتظار خدمات جدید یا بهبود یافته را نشان می‌دهد. خط لوله خدمات به برقراری ارتباط گزاره ارزش و مزایای خدمات آینده به مشتریان و ذینفعان کمک می‌کند. برای مستند سازی خط لوله خدمات، باید اطلاعاتی مانند نام سرویس، توضیحات، وضعیت، اولویت، بازار هدف، هزینه‌های تخمینی، خطرات و وابستگی‌ها را درنظر بگیرید.

منظور از ارزش:

1. صرفه جویی در هزینه‌ها
2. سود بهره وری
3. و خطرات کاهش یافته است

۲-کاتالوگ خدمات

کاتالوگ خدمات بخشی از سبد خدمات است که شامل خدمات فعلی است که زنده یا آماده‌ی استقرار هستند. این ویژگی‌ها، توابع و سطح کیفیت هر سرویس و همچنین هزینه‌ها، شرایط و ضوابط استفاده از آنها را توصیف می‌کند. کاتالوگ خدمات به اطلاع‌رسانی و راهنمایی مشتریان و کاربران در مورد نحوه‌ی دسترسی و درخواست خدمات کمک می‌کند. برای مستندسازی کاتالوگ خدمات، باید اطلاعاتی مانند نام سرویس، توضیحات، دسته بندی، مالک، در دسترس بودن، SLA، قیمت و فرایند درخواست را درنظر داشته باشید.

۳-خدمات بازنشسته

خدمات بازنشسته خدماتی هستند که از رده خارج شده‌اند بعبارتی آنها دیگر توسط ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات ارائه یا پشتیبانی نمی‌شوند. آنها از کاتالوگ خدمات حذف می‌شوند و در سبد خدمات بایگانی می‌شوند. خدمات بازنشسته به پیگیری تاریخ و عملکرد خدمات گذشته و همچنین آزاد کردن منابع و ظرفیت برای خدمات جدید یا موجود کمک می‌کند. برای مستندسازی خدمات بازنشسته، باید اطلاعاتی مانند نام خدمات، توضیحات، دلیل بازنشستگی، تاریخ بازنشستگی، ارزیابی تأثیر و درس‌های آموخته شده را تهیه نمایید.

مدیریت سبد خدمات

مدیریت سبد خدمات فرایند مدیریت سبد خدمات در سراسر چرخه عمر خدمات است. این شامل تعریف، تجزیه و تحلیل، تأیید و بررسی خدمات در رابطه با نیازهای کاروکسب، تقاضا و ارزش است. مدیریت سبد خدمات کمک می‌کند تا اطمینان حاصل شود که ارائه دهنده خدمات فناوری اطلاعات خدمات مناسب را در زمان و هزینه مناسب ارائه می‌دهد. برای مستند سازی مدیریت سبد خدمات، باید اطلاعاتی مانند نقش‌ها و مسئولیت‌ها، سیاست‌ها و روش‌ها، ابزارها و تکنیک‌ها و شاخص‌ها و گزارش‌های عملکرد را شامل شود.

مستندات سبد خدمات

مستندات سبد خدمات مجموعه‌ای از اسناد است که اطلاعات مربوط به سبد خدمات و اجزای ان را ضبط و ارتباط برقرار می‌کند. این شفافیت، پاسخگویی و حاکمیت را برای خدمات فناوری اطلاعات فراهم می‌کند و می‌تواند در فرمت‌های مختلف مانند صفحات اکسل، پایگاه داده‌ها، صفحات وب یا داشبورد ارائه شود. با این وجود، صرفنظر از فرمت، مستندات سبد خدمات باید به برخی از بهترین تمرینات پایبند باشد. این شامل استفاده از یک ساختار و طرح سازگار برای هر جزء، به روز رسانی اطلاعات به طور منظم و دقیق، حفظ کنترل نسخه و تغییر ورود به سیستم، تأمین امنیت و پشتیبان گیری از داده‌ها، و همچنین به اشتراک گذاری و همکاری با ذینفعان مربوطه است.

فراموش نکنید طراحی سبد خدمات مهمترین بخش از ارزیابی وضعیت موجود است!